Asana: qué es y para qué sirve en la gestión de proyectos

La comunicación y organización son dos aspectos fundamentales al momento de llevar a cabo un proyecto, y Asana es una alternativa que permite integrar ambos. Los software de comunicación interna son claves para cualquier organización que busque la eficiencia y un buen flujo de trabajo. 

En este artículo te explicamos qué es Asana y para qué sirve, como también las características principales que lo hacen un software útil e integral en la comunicación de equipos. 

Qué es Asana 

Asana es un software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a administrar tareas y flujos de trabajo. Como herramienta te permite planificar, organizar y gestionar el trabajo de tu equipo, de principio a fin. 

La comunicación interna de una empresa exige herramientas colaborativas, y los software que cuenten con esta función son los más elegidos. Con Asana puedes coordinar las tareas del equipo para que todos sepan quién hace qué. Comparte comentarios, archivos y actualizaciones de estado. 

Además, visualmente también es muy práctica: puedes tener una vista completa del trabajo para que los equipos realicen las tareas correctas en el momento correcto.

Si bien se puede usar de forma personal, su máximo potencial está en los equipos, dado que como decíamos, permite gestionar proyectos, procesos y tareas de equipo. De esta manera, se evitan confusiones y numerosos mails innecesarios. 

Cómo funciona Asana

En términos de funcionamiento, Asana se basa principalmente en la web, lo que significa que se utiliza en un navegador. Actualmente, cuenta con aplicaciones de escritorio (para 32 y 64 bits), como también para móviles (Android e iOS). La versión de escritorio nativa de Asana elimina las distracciones para que puedas concentrarte mejor. 

Ahora bien, una persona crea el proyecto e invita a los miembros del equipo. Cada uno de ellos debe tener una cuenta de Asana para unirse a los Proyectos y Equipos. De esta manera, cada proyecto tiene una hoja de ruta con tareas.

Aquí, cada tarea puede tener subtareas, así como un asignatario, fecha de vencimiento, archivos adjuntos, comentarios, etiquetas y seguidores. Estos aspectos son claves para el seguimiento del desarrollo del proyecto y el cumplimiento de plazos. 

A su vez, los comentarios y otros datos te ayudan a entender lo que está sucediendo con la tarea, lo que evita los mails directos e integra la comunicación en un mismo lugar. Cuando se van cumpliendo las tareas y subtareas, todo el proceso se vincula entre sí. 

Características de Asana

Ahora que conoces de qué se trata el programa y cómo funciona, pasamos a las características de Asana. Nos orientaremos por los aspectos básicos y luego explicaremos cómo se asignan las tareas y qué opciones pueden intervenir en esta función. 

Aspectos básicos:

• Acceso desde diferentes dispositivos: móvil, computadora, tablet, navegador, etc.
• Seguimiento del progreso: creación de informes y estadísticas, hojas de ruta, asignar tareas a correos, actualización de procesos, 
• CRM: gestión de clientes, gestión de clientes potenciales, contactos, contenidos, carteras y correos, 
• Manejo de proyectos: calendario de marketing, acciones activadas por evento, autorizaciones basadas en roles, planificación de campañas, presupuestos y previsiones, metodologías ágiles, 
• Canales de comunicación: chat en vivo, comentarios y notas, encuestas y comentarios, 
• Gestión de recursos: puedes acceder a un resumen general en tiempo real de la carga laboral de los miembros del equipo en todos los proyectos, para equilibrar el trabajo (en caso de ser necesario) y así mantener los proyectos al día.

Cómo es la asignación de tareas

Al crear una tarea, puedes asignarla a un miembro del equipo y programar una fecha de vencimiento. En ese mismo espacio, podrás cargar o enlazar a documentos asociados, escribir comentarios, añadir etiquetas e incluso suscribirte o darte de baja de las notificaciones cuando se produzcan cambios en la tarea. 

La función de las etiquetas es que ayudan a que las tareas sean más fáciles de buscar.  Al realizar una búsqueda avanzada, Asana puede incluir tanto proyectos terminados como activos, lo que hace más completo el panorama. 

Las casillas de verificación interactivas te permiten marcar las tareas a medida que las completas. De la misma forma, pueden desmarcarse si tú u otro miembro de Asana eliminan algo por error. La ventana de deshacer siempre aparecerá en caso de que marques una casilla por error, si bien solo funciona para la última acción. 

Por último, Asana también te permite crear campos personalizados. Puedes añadir un campo que indique la prioridad de una tarea (baja, media, alta), o puedes utilizar campos personalizados para indicar el estado de una tarea (pendiente, en progreso, pendiente de aprobación final).

Integración de dependencias

El sistema de dependencias de tareas es sólo para miembros Premium y permite establecer un camino de acción claro y preciso. 

Si tienes tres tareas consecutivas registradas en el programa, la última de ellas no se puede hacer hasta que las dos primeras estén completas. Puedes añadir las dependencias de la forma que más convenga para que cada tarea se realice en el momento indicado, recibiendo una notificación cuando la misma esté disponible para ejecutar. 

Precios de Asana

Como cualquier herramienta de estas características, Asana ofrece un abanico de opciones en lo que a planes respecta. Incluye una versión de prueba gratis por si no estás muy convencido y quieres experimentar por cuenta propia de qué se trata. 

Plan Basic

El Plan Basic es gratuito y se orienta a usuarios individuales o equipos (de hasta 15 personas) que están empezando a gestionar proyectos.

Es bastante sencillo y permite hacer integraciones con otras aplicaciones, con un almacenamiento disponible de 100 MB por archivo.

Precio: plan gratuito

Plan Premium

El Plan Premium es para los equipos que necesitan crear planes de proyectos con confianza. Aquí se amplía un poco más el abanico de funciones, con campos personalizados, formularios, panel de administrador, entre otras. 

Permite dar seguimiento a los proyectos de equipo con funciones y recursos ilimitados. 

Precio: $10,99 por mes / $13,49 pago anual

Plan Business:

El Plan Business es un paso más para los equipos y empresas que necesitan gestionar el trabajo de distintas iniciativas. 

Integra todas las funciones de Premium, más las siguientes: 

• Portafolios
• Objetivos
• Gestión de recursos
• Herramienta para crear reglas personalizadas
• Personalización y series de opciones en los Formularios
• Aprobaciones
• Verificación
• Bloqueo de campos personalizados
• Informes avanzados
• Seguimiento del tiempo
• Integraciones avanzadas con Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau y Power BI

Precio: $24,99 por mes / $30,49 pago anual

Alternativas a Asana

Si bien Asana es uno de los software más utilizados en la gestión de proyectos, también hay otras herramientas de comunicación interna que pueden cumplir la misma función. A continuación te describimos algunas. 

Algunas opciones son Zoho Cliq, Monday, clickUp, Workvivo y Connecteam. Entre sus muchas funciones tenemos chat en tiempo real, mensajería interna, comentarios, gestión de reuniones, uso compartido de archivos, base de datos de los empleados, entre otras. 

Tienen disponibilidad en distintos idiomas y cuentan con modelos de precios que puedes elegir de acuerdo a tu presupuesto. 

Conclusión

Los software de comunicación interna son cada vez más necesarios en los equipos de trabajo, y opciones como Asana resuelven la organización y la gestión de proyectos en un mismo lugar.

Los planes se adecúan a cada necesidad según el volumen de uso y el tamaño de la empresa, por lo que no tendrás problema en seleccionar el más conveniente.