Alcance de un Proyecto: Definición y Ejemplos

¡No lo hagas! No empieces nunca un proyecto sin tener 100% claro cuál será el alcance.

Créeme, he tenido horribles experiencias por no haber definido claramente el alcance de mis proyectos antes de comenzar. Por eso, hoy vamos a:

• Revisar qué es el alcance en la gestión de proyectos.
• Ver algunos ejemplos de alcances bien hechos.

Ahora, antes de entrar más en detalle, no olvides que el alcance es solo una parte de la gestión del proyecto. Si quieres entender mejor el todo, te recomiendo echar un vistazo a las 5 fases de un proyecto.

¿Qué es alcance de un proyecto?

Definición simple: El alcance es todo lo que debe hacerse en un proyecto. Ni más ni menos.

Sí, así de simple. El alcance se refiere a todo el trabajo requerido para poder finalizar un proyecto con éxito.

Primeramente, es preciso ahondar en lo que es alcance de un proyecto. ¿De qué se trata exactamente? Pues se puede explicar enfocándose en su propósito. En pocas palabras, es la determinación concreta y simple de los objetivos que se quieren lograr durante el proceso de desarrollo del proyecto que se tiene entre manos.

El acatamiento del alcance del proyecto es lo que permite la materialización de ese gran objetivo que se plantea lograr. Ese mismo al que se pretende llegar en los términos aspirados. Esto quiere decir, de manera exitosa.

A fin de exponer mejor lo que es alcance de un proyecto pueden citarse sus características:

• Específico.
• Sin contradicciones.
• Medible.
• Realista
• Factible.
• Determinado en el tiempo.

También están aquellos que prefieren describirlo como la totalidad del trabajo necesario para darlo por terminado.

Importancia del alcance del proyecto

Quizás, hasta este punto todavía se pueda pensar que el alcance de un proyecto es un formalismo que se puede evadir. No obstante, lo cierto es que no definir este aspecto cuando se ha planificado un gran objetivo, que implica manejo de recursos, puede traer consigo consecuencias negativas.

Puntualmente, no establecer lo que es el alcance de un proyecto puede significar un arrastre de requisitos. Esto a su vez genera lo que se ha definido como síndrome del lavadero.

El denominado «síndrome del lavadero»(en inglés) se produce cuando un pequeño gasto, tarea o requerimiento, que resultaba a simple vista y manejable, termina siendo una serie de complicaciones que parecen caer en cascada una tras otra. Esto se debe a que no se hizo previamente una especificación al respecto ni mucho menos la planificación correcta.

Cuando el alcance del proyecto está bien definido, eso permite que toda gestión se mantenga dentro del carril. Con esto se evita perder tiempo y dinero. Ahora sí parece más clara la importancia de todo esto. ¿Verdad?

¿Cómo hacer el alcance de un proyecto?

Ahora bien, ya más orientados en lo que es el alcance de un proyecto y su importancia para la materialización cabal del gran objetivo que se ha trazado, surgen nuevas interrogantes.

Una de las preguntas que vienen al caso es: ¿cómo hacer el alcance de un proyecto adecuadamente? La respuesta es que se precisa de considerar una serie de elementos de forma organizada.

Específicamente, realizar el alcance de un proyecto pasa por reunir datos como los  siguientes:

1. Breve descripción del proyecto: en líneas muy generales y de ser necesario con justificación incluida.
2. Entregables: se refiere a los objetivos específicos del proyecto con respecto a los productos o servicios a realizar.
3. Características de los entregables: corresponde a los resultados esperados del proyecto, tanto si se trata de productos como si son servicios.
4. Criterios de aceptación: condiciones que indican que los productos o servicios están listos para ser entregados, así como que el proyecto se ha finalizado.
5. Restricciones: aquello que limita el alcance. Pueden ser factores económicos, organizacionales, sociales o temporales.
6. Supuestos: posibles escenarios y sus respectivas respuestas sobre el desarrollo de la planificación y la ejecución.
7. Exclusiones: expone los resultados que el plan no va a lograr o lo que no se va a producir.

Ciertamente, cómo hacer el alcance de un plan implica considerar más que el espacio de aplicación. También contempla información sobre objetivos, hitos y resultados, así como también datos sobre los realizadores del proyecto, el tiempo específico para actividades y el requerimiento de recursos. Además, se recomienda agregar análisis, si es posible.

Vale aclarar que el documento que expone el alcance del proyecto no es lo mismo que la carta del proyecto. Esta última corresponde a un documento que describe formalmente el plan.

Para ser exactos, necesitas de un método al momento de establecer el alcance de un proyecto. Por eso, los organismos internacionales recomiendan utilizar un software de gestión que te permita acceder a plantillas, reportes, notificaciones y más.

Ejemplo de alcance de un proyecto

La gestión de obras de construcción es un ámbito en el cual el alcance del proyecto resulta fundamental para el proceso.

Ahora aplicaremos un ejemplo de alcance de un proyecto de construcción y cómo sería su formulación:

1. Breve descripción del proyecto:

Construcción de un edificio de 10 departamentos en Ciudad de México.

2. Entregables:

Los objetivos específicos se incluyen entregar los departamentos a los inversores en un plazo de 2 años, desde el inicio de su construcción.

3. Características de los entregables:

Los departamentos estarán listos para ser entregados cuando cuenten con los servicios habilitados de electricidad, cloacas y agua. Además, deberán contar con calefacción y armarios y cocina.

4. Criterios de aceptación:

El proyecto se considerará finalizado cuando cuente con todas las aprobaciones estatales y los inversores firmen para adquirir las escrituras.

5. Restricciones:

Las restricciones al proyecto están sometidas a cambios económicos en el precio de los materiales, para evitar contratiempos, los inversores comenzarán el proyecto con un 60% del valor abonado, el resto será financiado según el índice de precios de material actualizado.

6. Supuestos:

Los posibles escenarios de limitaciones por cambios en reglamentación, serán debidamente atendidos por el equipo jurídico de la empresa. La construcción no iniciará sin previa presentación a los inversores de todos los permisos aprobados.

7. Exclusiones:

No se iniciará la obra sin el 60% del capital abonado por cada inversor y no se entregará el departamento a los inversores que adeuden cuotas.

Esto es apenas un ejemplo breve del alcance de un proyecto, cada uno de los ítems debe desarrollarse a fondo, para un proceso de estas características.

¿Cómo gestionar el alcance de un proyecto?

El éxito de la gestión del alcance de un proyecto depende de lograr el equilibrio necesario entre las distintas áreas de conocimiento que intervienen en el proceso. Así lo recomienda el Project Management Institute, que  expone que dichas áreas corresponden a las siguientes:

• Integración de proyecto  (administración): enfocada en la coordinación de los elementos que intervienen en el proyecto.
• Alcance de proyecto (administración): asegura que se incluyen en el planning los procesos que se llevarán a cabo durante el proyecto.
• Tiempo de proyecto (administración): dirigida a promover el objetivo de entregar el proyecto en la fecha fijada.
• Costes del proyecto (gestión): garantiza que no se excederá el presupuesto establecido.
• Calidad del proyecto (gestión): su misión es garantizar el cumplimiento de los estándares acordados.
• Recursos humanos del proyecto (administración): responde a conseguir la eficiencia en la gestión del personal.
• Comunicaciones del proyecto (administración): vela por la distribución cabal de la información, la constante actualización y la comunicación eficiente entre  todos los participantes.
• Riesgo de proyecto (administración): su objetivo es prevenir y minimizar el riesgo, planeando soluciones efectivas para los casos en que haya que hacerle frente. En este punto, es recomendable elaborar una matriz de riesgos.
• Aprovisionamiento de proyecto (gestión): trata de buscar la eficiencia en lo que respecta a los costos y plazos, para que esta función apoye al resto y no suponga una carga.

A ese balance entre esas áreas del conocimiento es aconsejable sumar la  consideración de todos los factores que pueden intervenir en el plan. Del mismo modo, deben desecharse aquellos que sean innecesarios. Esto permitirá ajustar todavía más la gestión del alcance de una planificación.