¿Cómo optimizar tus tiempos de producción con el VSM (Value Stream Mapping) o mapa de flujo de valor? Ejemplo

Los picos de demanda pueden ser el sueño del área comercial. Pero no tanto del área de producción. Ya que tienen que resolver cómo acomodar los procesos para responder eficientemente a estas fluctuaciones. Aquí es donde el VSM (Value Stream Mapping) o mapa de flujo de valor se convierte en una herramienta imprescindible. Este método no solo te ayuda a visualizar tus procesos de producción, sino que también revela oportunidades clave para mejorar la eficiencia y la productividad.

¿Quieres saber cómo el VSM (Mapa de flujo de valor) puede transformar tu capacidad de respuesta y eficiencia en medio de la creciente demanda? Te lo explicamos en este artículo, donde desglosamos paso a paso cómo esta poderosa herramienta puede desentrañar los complejos procesos de tu cadena de suministro y ayudarte a identificar y actuar sobre los cuellos de botella críticos.

Pero antes, ¿Qué significan las siglas VSM? El significado de VSM corresponde a Value Stream Mapping, que en español se traduce como Mapa de Flujo de Valor.

Imagínalo como un mapa detallado que no solo muestra cada paso del proceso de producción, sino también cómo estos pasos se conectan y fluyen entre sí.

El propósito del VSM es identificar y eliminar desperdicios en el proceso, es decir, aquellas actividades que no añaden valor al producto final. Al hacerlo, no solo mejoras la eficiencia y reduces costos, sino que también incrementas la satisfacción del cliente.

Cada paso del proceso se representa gráficamente, utilizando símbolos estandarizados, lo que facilita la identificación de cuellos de botella, retrasos, o cualquier ineficiencia.

Al emplear el VSM, realizarás cuatro etapas clave:

• Generarás un mapa del estado actual del proceso, identificando áreas problemáticas y de desperdicio.
• Desarrollarás estrategias para eliminar estos desperdicios.
• Crearás un mapa del proceso futuro, ideal o mejorado.
• Finalmente, implementarás este proceso mejorado.

El VSM no es solo una herramienta de diagnóstico, sino también un plan de acción. Te permite no solo ver dónde están los problemas, sino también cómo y dónde puedes mejorar.

Al final, el objetivo es lograr un flujo de proceso más suave y eficiente, lo que se traduce en un mayor valor para el cliente y una operación más rentable y sostenible para la empresa.

¿Cuándo aplicar un VMS? ¿Para qué sirve?

Es crucial reconocer cuándo aplicar el Value Stream Mapping (VSM) para optimizar tu proceso productivo.

Veamos cuáles son los casos de aplicación:

• Mejora de Procesos de Extremo a Extremo: Utiliza el VSM cuando busques mejorar un proceso completo en tu organización, desde la recepción de materias primas hasta la entrega de productos terminados.
• Identificación de Inventarios Acumulados: El VSM es ideal para detectar acumulaciones innecesarias de inventario en diferentes etapas del proceso productivo, permitiéndote tomar medidas para optimizar los niveles de inventario.
• Optimización de Procesos: Cuando tu objetivo es encontrar y aprovechar oportunidades para hacer más eficientes los procesos existentes, el VSM puede revelar áreas de mejora significativas.
• Análisis de Complejidades de Procesos: Si necesitas comprender mejor las complejidades inherentes a un proceso, el VSM proporciona una visión detallada y estructurada.
• Evaluación de Sistemas de TI: Para analizar cómo los sistemas de tecnología de la información apoyan o limitan tus procesos, el VSM puede ser un recurso revelador.
• Evaluación de Canales de Atención al Cliente: Utiliza el VSM para examinar la efectividad de tus canales de servicio y atención al cliente.
• Visualización del Estado de Procesos: Cuando necesitas una representación gráfica del estado actual de tus procesos, el VSM es la herramienta perfecta.
• Revisión Estratégica de Procesos: Para análisis y revisiones estratégicas de tus procesos, el VSM te ofrece un marco integral para identificar áreas de mejora.

¿Cómo interpretar los símbolos de VSM?

En el Value Stream Mapping (VSM), los símbolos juegan un papel crucial en la representación visual del flujo de producción y las actividades dentro de tu proceso. Estos símbolos te ayudan a identificar y comprender cómo fluyen los materiales e información a través de tus operaciones.

A continuación, te presento algunos de los símbolos más comunes en el VSM:

1. Ícono de Proveedor/Cliente: Representa el inicio o el fin de tu cadena de suministro, ilustrando la interacción con proveedores y clientes.
2. Flechas: Usadas para mostrar la dirección del flujo de material e información. Estas flechas son esenciales para entender cómo se mueve el producto o servicio a través de las distintas fases.
3. Cuadrados de Proceso: Indican cada paso en tu proceso de producción o servicio. Cada cuadrado debe estar detallado con información relevante como el tiempo de ciclo y el personal requerido.
4. Íconos de Inventario: Utilizados para señalar donde se almacenan los materiales o productos en espera, destacando los niveles de inventario en diferentes puntos del proceso.
5. Kaizen Burst: Representa oportunidades de mejora. Estos símbolos son útiles para identificar áreas donde se pueden implementar cambios para optimizar el flujo y reducir desperdicios.
6. Supermercado Kanban: Indica un punto de almacenamiento controlado por el sistema Kanban, que regula el flujo de materiales basado en la demanda.
7. Líneas de Tiempo: Representan el tiempo que toma completar cada proceso, así como el tiempo total del ciclo, brindando una perspectiva clara sobre la eficiencia temporal.

¿Cómo funciona un VSM? Lectura del mapa de flujo de valor

Ahora te guiaré a través de los componentes clave del VSM y cómo interpretarlos, para que puedas identificar oportunidades en este mapa de proceso.

1. Flujo de información

El flujo de información en un VSM es fundamental para entender cómo se comunican las instrucciones y la información a lo largo de la cadena de suministro.

Se representa con líneas punteadas y diversos símbolos, como correos electrónicos o documentos. Estos ilustran la forma en que los datos viajan desde el pedido del cliente hasta la entrega del producto o servicio.

Esta parte del mapa te ayuda a identificar posibles demoras o ineficiencias en la comunicación.

2. Flujo de Material

El flujo de material es otra parte crucial del VSM. Representado con líneas sólidas, muestra cómo los materiales se desplazan a través de cada etapa del proceso productivo, desde la recepción de materias primas hasta los productos terminados.

Observar este flujo te permite ver dónde se acumulan los inventarios, dónde hay demoras en el movimiento de materiales y cómo se podría mejorar la eficiencia del flujo.

¿Qué significan los valores de la hoja de datos?

En un VSM, ciertas métricas te ayudan a entender la eficiencia y la efectividad de tu proceso. Estas incluyen:

• C/T (Cycle Time): Indica el tiempo que tarda en completarse un proceso específico. Un tiempo de ciclo bajo generalmente significa mayor eficiencia.
• C/O (Changeover Time): Es el tiempo necesario para cambiar de la producción de un producto a otro. Reducir este tiempo puede aumentar significativamente tu capacidad de respuesta y eficiencia.
• Uptime: Representa la cantidad de tiempo que una máquina o estación de trabajo está operativa. Un uptime alto es un indicador de buena eficiencia y confiabilidad.
• Shifts: Indica la distribución de la fuerza laboral. Comprender cómo los turnos afectan tu capacidad de producción es vital para la planificación.
• Disponibilidad de Segundos: Es crucial para calcular el Takt Time y asegurarte de que tu capacidad de producción esté alineada con la demanda del cliente.

3. Escaleras (VA y NVA)

Las «escaleras» en un VSM representan los pasos individuales en tu proceso de producción. Cada paso se clasifica como VA (Valor Añadido) o NVA (No Valor Añadido).

Los pasos VA son aquellos que directamente transforman el material de una manera que el cliente valora. En cambio, los pasos NVA, como los tiempos de espera o los movimientos innecesarios, no agregan valor y son oportunidades para mejorar la eficiencia.

Entonces, al analizar un VSM, tu objetivo principal es identificar y reducir los tiempos de espera (NVA) para que se acerquen lo más posible al tiempo de producción (VA).

Al hacer esto, puedes acortar el tiempo total de producción, reducir los costos y mejorar la calidad del producto o servicio final.

¿Cómo crear un VSM?

Paso 1: Identificar el Flujo del Proceso Productivo

Primero, debes comprender a fondo tu proceso productivo. Comienza con una recolección meticulosa de información sobre todos los pasos de producción. Este paso suele ser muy sencillo, ya que la empresa suele tener información recopilada.

¿Qué aspectos debes tener en cuenta? Fundamentalmente, todo proceso productivo o transaccional como:

• Proceso de orden y compra.
• Proceso de planeación y producción.
• Proceso de recibos de material.
• Proceso productivo.
• Proceso de embarques.
• Proceso de envíos.

Utiliza diagramas de flujo para visualizar estos procesos. Además, realiza observaciones directas en el lugar de trabajo y consulta a los trabajadores y supervisores para comprender sus perspectivas y experiencias.

Si no cuentas con toda la información, tendrás que ponerte mano a la obra y recopilar información sobre cada proceso. Es importante que no saltes este paso. Ya que solo la información correcta y minuciosa nos permitirá crear un un VSM realmente efectivo y aplicable.

Sí, lo sabemos. Puede tomar mucho tiempo, pero es necesario.

Paso 2: Identificar la Familia de Productos

En este paso, identifica grupos de productos que siguen flujos de procesos similares, lo que te permite simplificar y enfocar tu análisis del flujo de valor. Analiza cómo cada familia de producto contribuye al volumen total y a la mezcla de producción.

Esto es crucial para entender las demandas específicas de cada línea de productos.

Paso 3: Calcular el Takt Time

No hay dos clientes con un mismo flujo de pedidos. Mientras uno puede realizar un promedio de pedidos estable en un mes, otro suele hacerlo en la semana. Pero, ¿qué ocurre cuando hay explosiones de demanda por motivos circunstanciales?

En esos momentos de caos organizativo, el value stream mapping VSM se presenta como el salvador de la jornada. Ya que te permitirá desglosar cuál es la demanda actual y cuál es la demanda a futuro y en qué áreas se puede optimizar los tiempos.

En este aspecto, llegó el momento de calcular tu Takt Time, ya que es esencial para alinear tu producción con la demanda del cliente. Se calcula dividiendo el tiempo de trabajo disponible por la demanda del cliente.

Este cálculo te ayudará a entender el ritmo al que debes producir para satisfacer la demanda sin generar excesos o déficits.

Paso 4: Dibujar el VSM Actual

Ahora, utiliza los datos recopilados para mapear cada paso del proceso actual, incluyendo flujos de material e información. Identifica los desperdicios, como sobreproducción, inventario excesivo y defectos.

Utiliza los símbolos VSM estandarizados para representar visualmente los procesos, flujos y tiempos.

Paso 5: Dibujar el VSM Futuro

Basándote en tu análisis del VSM actual, identifica oportunidades de mejora para eliminar o reducir los desperdicios. Diseña un VSM que represente cómo debería funcionar el proceso tras implementar estas mejoras.

Desarrolla un plan de acción detallado para la transición del estado actual al futuro.

¿Qué herramientas puedes utilizar para hacer un VSM?

Aquí te presento una variedad de herramientas que puedes utilizar para hacer un VSM, cada una con sus propias fortalezas.

Recuerda, que puedes encontrar cualquiera de estos software en la categoría de Gestión de Proyectos de ComparaSoftware:

• Papel y Lápiz: La herramienta más básica y accesible. Ideal para las etapas iniciales de mapeo y para fomentar la colaboración y la rapidez durante discusiones grupales.
• Pizarras o Whiteboards: Perfectas para sesiones de trabajo en equipo. Permiten modificaciones fáciles y colaboración en tiempo real, lo cual es invaluable durante sesiones de brainstorming o revisión de procesos.
• Microsoft Excel: Aunque no específicamente diseñado para VSM, Excel es versátil y puede ser utilizado para crear mapas de flujo de valor, usando celdas para representar diferentes procesos y flechas para los flujos de material e información.
• Microsoft Visio: Una herramienta avanzada para crear diagramas, que ofrece una variedad de plantillas y símbolos VSM, ideal para mapear procesos de manera más formal y detallada.
• Lucidchart: Esta herramienta basada en la nube es excelente para la colaboración en equipo, ofreciendo funcionalidades específicas para crear VSM con una variedad de símbolos, y la capacidad de compartir y editar mapas en tiempo real.
• LeanKit: Específicamente diseñada para la práctica Lean y el mapeo de flujos de valor, esta herramienta es ideal para organizaciones que siguen de cerca los principios Lean.
• iGrafx: Ofrece capacidades avanzadas para mapeo de procesos y análisis de flujo de valor, adecuado para empresas que buscan integrar VSM con otras herramientas de gestión de procesos empresariales.
• SmartDraw: Conocido por su interfaz intuitiva, ofrece una gama de plantillas y símbolos para crear VSM, similar a Visio pero posiblemente más accesible para nuevos usuarios.
• Minitab Workspace: Especialmente útil para equipos que realizan análisis estadísticos en sus procesos.
• Value Stream Mapping Software de Toyota: Desarrollado por la empresa pionera en VSM, este software está específicamente diseñado para el mapeo de flujos de valor y sigue los principios Lean de Toyota.

Conclusión

el Value Stream Mapping (VSM), o mapa de flujo de valor, emerge como una herramienta fundamental en el arsenal de cualquier líder o equipo enfocado en la mejora continua y la eficiencia operativa. Al aplicar VSM en tu organización, no solo obtienes una visión clara y detallada de tus procesos actuales, sino que también identificas de manera efectiva dónde y cómo puedes implementar mejoras significativas.