Software de gestión de capital humano: todos los tipos existentes

La era digital en las empresas llegó para quedarse, y los software de gestión de capital humano son una prueba de ello. Con la pandemia, este tipo de herramientas logró encontrar un gran impulso, ya que pueden utilizarse para el trabajo remoto.

En este artículo conoceremos cuáles son los tipos de programas para recursos humanos, y algunos ejemplos exitosos en el mercado.

¿Qué es un software de gestión de capital humano?

Un software de gestión de capital humano es un programa informático diseñado para gestionar el talento humano de una empresa. Entre sus diferentes funciones es posible encontrar:

• Gestión del personal: control de asistencia y organización, e informes y datos sobre el rendimiento.
• Gestión de los salarios: emisión de pagos, nóminas, detalles de facturación, impuestos, etc.
• Administración de reclutamiento: con información sobre entrevistas, datos y candidatos para cubrir un nuevo puesto.

Pero estas herramientas destinadas a facilitar la administración del capital humano, pueden traer funciones diferentes, y presentarse en distintos formatos.

¿Para qué sirve un software de gestión de capital humano?

El software de gestión de capital humano sirve para llevar un control de todas las actividades relacionadas con el personal de una organización. Su desarrollo es integral, por lo que sirve para diferentes necesidades relacionadas con el capital humano.

Toda empresa debe considerar a su personal y colaboradores como el recurso más importante, y al que debe proteger y gestionar. Pero en un mundo digital, donde todo es muy rápido, dinámico, la única forma de responder a las necesidades de gestión, es con una herramienta digital.

Este es el verdadero objetivo de un software de gestión de capital humano, atender y automatizar los recursos humanos internos, para que ellos puedan atender mejor a los recursos externos. Este tipo de software, te permitirá administrar diversas tareas que suelen involucrar muchas horas de trabajo.

Características de un software para gestión de capital humano

Algunas de las principales características de un programa de gestión de capital humano son:

• Ayuda a calcular la nómina.
• Permite controlar la asistencia del personal
• Cuenta con módulos para medir la productividad de la plantilla.
• Tiene herramientas de contabilidad, pago de nómina, e impuestos.
• Permite crear informes, a partir de procesar grandes volúmenes de datos.
• Puede calcular automáticamente la nómina de cada empleado.

Tipos de software de gestión de recursos humanos

Si has decidido llevar un más eficiente y mejor control de los recursos humanos, debes saber que el mercado digital ofrece una amplia variedad de herramientas.

1- Software de recursos humanos según el formato

Los software de gestión de recursos humanos pueden ser “integrados” o “independientes”, según su formato.

• Software integrado

Existen empresas dedicadas a desarrollar herramientas para toda la gestión empresarial. Son verdaderos líderes del mercado, ya que ofrecen herramientas amplias como ERP, CRM, y, además, RRHH.

Oracle, con su suite Fusion HCM,  SAP con SuccessFactors, o a nivel regional, Softland con su módulo HCM, son algunos ejemplos de software de recursos humanos.

Estas opciones son conocidas como “Modulares”, es decir, son software de gestión de capital humano que están incluidos en plataformas más amplias, y solo una parte de lo que se ofrece está destinado a RRHH.

Son, por ejemplo, herramientas del tipo ERP que ofrecen ampliar sus funciones integrando el módulo de recursos humanos.

La ventaja de este tipo de soluciones, es que puedes integrar al sector de Recursos Humanos, con el resto de tareas digitalizadas, como ventas, marketing, cadena de producción, etc.

La desventaja es que puede significar una inversión mayor, con funciones extra que quizás no necesitabas cubrir en ese momento.

• Software independientes

Por otro lado, los software “independientes”, son sistemas digitales pensados exclusivamente para gestionar el capital humano. Algunos ejemplos de este tipo de herramientas son Rex+, Bizneo HR Suite o Factorial HR.

La ventaja de este tipo de sistemas, es que sus funciones son exclusivas de Recursos Humanos, por lo que cabe esperar un mayor nivel de especialización en sus funciones.

La desventaja es que no podría integrarse con otros departamentos de la compañía, en el caso de requerirlo. 

2- Software de recursos humanos según la instalación

Los sistemas digitales de RRHH, y la gran mayoría de las herramientas para empresas, pueden instalarse en la nube, ser on-premise o hosted.

• Software on-premise

Se trata de las soluciones que se contratan y permanecen en el servidor de la empresa. El programa deberá instalarse en las computadoras internas de la compañía, y la misma será la responsable de mantenerlo actualizado. 

El beneficio de esto es que ofrece una mejor protección para los datos, ya que no se está expuesto a la red, y los servidores son locales.

La desventaja radica en que los datos solo están disponibles dentro de la compañía, lo que limita mucho el control, si se está haciendo trabajo remoto.

• Software de Recursos Humanos hosted

Este tipo de herramientas, también quedan instaladas en las computadoras de la empresa, sin embargo, los servidores se alquilan. Por lo que la licencia del software le pertenece íntegramente a la compañía, pero no es necesario tener un sistema de servidores para todos los datos.

• Software de gestión de capital humano en la nube

Una de las soluciones más utilizadas para este tipo de software, están alojados en la nube (on the cloud). En este caso, el software se encuentra alojado en servidores de la empresa proveedora de la solución.

En este caso, no es necesario instalar ni configurar infraestructura para comenzar a usar el software. Todo está alojado en los servidores externos.

La ventaja de este tipo de herramienta es que su implementación es rápida y que puede accederse al sistema desde cualquier lugar que tenga internet.

El punto negativo es que los datos están constantemente viajando por la red, y en última instancia, pueden sufrir ciberataques con mayor facilidad.

3- Software de recursos humanos según las funciones

Sin duda, la clasificación más relevante para elegir un programa para gestión de recursos humanos, son sus principales funciones. En el mercado encontrarás opciones con funciones generales como salario, administración de personal, etc., y otros sistemas más específicos.

• Núcleo HRMS

HRMS proviene del inglés Human Resource Management System (Sistemas de Gestión de Recursos Humanos). Se trata del conjunto de funciones que un software de este tipo no puede omitir.

Se trata de las funciones de gestión de personal, sus nóminas,  desempeño, historias personales, habilidades, y otros aspectos que competen directamente al departamento de recursos humanos de una empresa. 

Algunos ejemplos de estos software son Oracle HCM Cloud y Rex+.

• Gestión de nóminas y salarios

Dentro de los módulos que algunos software ofrecen, dentro de los más comunes se encuentran la de la gestión del salario y las nóminas de los empleados. 

Los software que ofrecen esta herramienta se enfocan en herramientas que permiten automatizar la gestión del salario. Aspectos como seguridad social y obligaciones fiscales, se incorporan al flujo automatizado.

De esta forma, con los datos del trabajador relacionados con su trabajo, asistencia y  retrasos, es posible tener un cálculo de deducciones e impuestos, cotización social y generación periódica de la orden de pago.

Algunos ejemplos de estos software de gestión de capital humano son Sage NominaPlus y ADP Pago de Nómina.

• Gestión del talento

Los software de capital humano que se enfocan en la gestión del talento, ofrecen funciones específicas para la selección de personal, además de supervisar el rendimiento y los estándares establecidos por la compañía.

Con este tipo de sistemas, es posible evaluar a los mejores candidatos para cubrir un puesto, así como para gestionar programas de formación y de inducción en la empresa.

Algunos software de recursos humanos que sirven como ejemplos de esta categoría son: Recruit y Hiring Room.

• Gestión de carga de trabajo

Uno de los aspectos fundamentales de la rutina laboral de un empleado, es la organización de la cantidad y calidad del trabajo que puede hacer, en cierto periodo de tiempo.

Este es un aspecto que puede administrarse con un software de gestión de capital humano centrado en la gestión de carga de trabajo. Con este tipo de herramientas, es posible controlar, no solo las entradas y salidas del personal, sino también las tareas realizadas, la asistencia y bajas y el cronograma de actividades.

Programas como Bizneo HR Suite o Factorial HR cuentan con este tipo de herramientas.

Para resumir

Hemos hecho un análisis de los tipos de software de gestión de capital humano que hay en el mercado. Elegir la opción correcta es crucial para sacar el máximo provecho, con el presupuesto disponible.

Es por esta razón que conocer las opciones del mercado y asesorarse correctamente, es un paso fundamental. Existen plataformas como ComparaSoftware, donde se ofrecen comparativas personalizadas y gratuitas, para poder elegir la opción de sistemas de RRHH, más conveniente.