Qué es un sistema WMS y para qué sirve: entiéndelo fácil con esta guía

¿Tienes dificultades en la gestión de tu almacén? Tal vez el sistema WMS pueda ayudarte. 

Pero, ¿qué implica esto y de qué manera puede beneficiarte? Esta guía proporciona una visión detallada sobre el WMS, su operativa y las ventajas que puede ofrecer a tu logística.

¿Qué es un sistema WMS y para qué sirve?

WMS, o Sistema de Gestión de Almacenes (Warehouse Management System), es un tipo de software diseñado para optimizar y gestionar todas las operaciones dentro de un almacén.

Su objetivo principal es coordinar, controlar y automatizar los procesos relacionados con el almacenamiento, el inventario y la distribución de productos. Estos sistemas son generalmente usados por empresas que manejan grandes volúmenes de mercancía, ya que permiten mantener un control preciso de los artículos, mejorar la eficiencia operativa y reducir errores.

¿Qué hace concretamente un sistema WMS? Ventajas y desventajas 

Ahora que ya sabes que es un sistema WMS, tienes que saber qué hace concretamente y cuales son las ventajas y desventajas del producto. Veamos: 

Ventajas del WMS

Cuando comiences a utilizar un sistema WMS, verás que puedes: 

• Tener un control detallado de las existencias, monitoreando cada artículo en tiempo real. Esto ayuda a minimizar el exceso o falta de stock y facilita la planificación de reabastecimiento.
• Ayudar a optimizar el uso del espacio en el almacén mediante la asignación eficiente de ubicaciones para cada producto. Así, se mejora el acceso y la organización.
• Facilitar el seguimiento de la mercancía que ingresa y sale del almacén, automatizando el proceso de recepción, empaque, etiquetado y envío.
• Tener un seguimiento detallado de cada producto a lo largo de su ciclo en el almacén, desde que se recibe hasta que se envía. Esto es clave para la gestión de lotes, fechas de caducidad y para cumplir con regulaciones en sectores específicos.
• Minimizar los errores en el manejo de productos, especialmente en el picking (selección de productos), y garantizar una mayor precisión en los pedidos.
• Proporcionar datos en tiempo real sobre el rendimiento del almacén, el estado del inventario y los tiempos de procesamiento, lo cual ayuda a los gerentes a tomar decisiones informadas.

Desventajas del WMS

Ya viste como un sistema WMS puede transformar a tu empresa. Pero, tambien tienes que saber que presenta serios desafíos. 

• Los sistemas WMS avanzados suelen ser caros, especialmente aquellos diseñados para empresas grandes o para la gestión de almacenes complejos. 
• La mayoría de los WMS requieren que el personal reciba una capacitación específica para poder usarlos de forma eficiente. Esto representa un costo adicional y, además, un tiempo de adaptación que puede afectar la productividad inicial.
• Con un sistema WMS, el almacén depende en gran medida de la tecnología. Si el sistema presenta fallas o hay problemas técnicos (como fallas en los servidores o en la conexión a internet para sistemas en la nube), las operaciones del almacén podrían detenerse temporalmente.

La realidad es que contratar un sistema WMS siempre tiene más beneficios que desventajas. 

Para más información, tal vez pueda interesarte visitar nuestro articulo: Ventajas y desventajas del WMS: ¿Conviene adoptarlo en mi almacén?

¿Cómo funciona el sistema WMS? Veamoslo paso a paso 

A continuación, te explico cómo funciona un sistema WMS en cada una de las etapas principales del ciclo de gestión de almacenes:

1. Recepción de mercancía

Cuando llegan productos al almacén, el sistema WMS registra la información relevante de la mercancía, como cantidad, tipo y ubicación de procedencia. Generalmente, los productos son escaneados (con códigos de barras o RFID) para asegurar que coincidan con las órdenes de compra.

El sistema WMS asigna un espacio de almacenamiento específico para cada artículo en función de su tamaño, frecuencia de rotación y características, optimizando así el uso del espacio disponible.

2. Almacenamiento y ubicación

Una vez que el producto está en el sistema, el software WMS sugiere o asigna una ubicación dentro del almacén que maximice la eficiencia. Esto puede incluir áreas especiales para productos de alta rotación o áreas de almacenamiento temporal.

Los operarios utilizan escáneres o dispositivos móviles para confirmar la ubicación de los productos, lo cual garantiza que los artículos se almacenen en el lugar correcto y estén disponibles para su localización rápida.

3. Gestión de inventario

El WMS actualiza el inventario en tiempo real cada vez que se registra una entrada o salida de mercancía. Esto permite un control preciso del stock y reduce los errores, ya que el sistema realiza un seguimiento detallado de cada artículo en el almacén.

Además, el sistema WMS puede configurar alertas de stock bajo, facilitando la planificación de reabastecimiento y evitando la escasez o el exceso de inventario.

4. Procesamiento de pedidos (Picking)

Cuando se realiza un pedido, el sistema WMS genera listas de picking optimizadas para los operarios, indicando la ubicación de cada producto que debe recogerse. Las rutas se optimizan para reducir el tiempo de desplazamiento y aumentar la eficiencia.

Existen diferentes métodos de picking, como el picking por ola, en el que los operarios recogen productos para varios pedidos a la vez, o el picking por zona, en el que cada operario se encarga de una zona específica del almacén.

5. Empaque y etiquetado

Tras el picking, los productos pasan al área de empaque, donde el WMS puede proporcionar instrucciones de empaquetado específicas para cada tipo de pedido, asegurando que los productos estén protegidos y listos para el transporte.

El sistema WMS genera etiquetas y documentos de envío automáticamente, optimizando el proceso y asegurando que cada paquete esté correctamente identificado con los datos necesarios para su seguimiento.

6. Despacho y envío

El sistema coordina la salida de la mercancía, generando rutas de envío optimizadas y proporcionando al personal instrucciones precisas sobre cómo cargar los vehículos.

El sistema WMS puede integrarse con sistemas de transporte (TMS) para mejorar la logística de transporte y la trazabilidad, asegurando que cada envío esté registrado y sea rastreable hasta su destino final.

7. Trazabilidad y control de calidad

El sistema WMS registra toda la información del ciclo de vida de los productos, lo cual facilita el seguimiento de cada artículo en el almacén, desde su entrada hasta su salida. Esto es clave en industrias reguladas que requieren trazabilidad, como alimentación o farmacéutica.

El sistema también puede incluir controles de calidad en diferentes etapas, como la recepción y el picking, garantizando que solo los productos en buen estado sean despachados.

8. Análisis y reportes

Un sistema WMS genera informes y análisis de todas las operaciones del almacén, proporcionando datos sobre el rendimiento, la precisión en el inventario, el tiempo de procesamiento y más. Estos informes ayudan a los gerentes a identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.

El análisis permite visualizar patrones y ajustar la planificación de inventario, el almacenamiento y la logística en función de la demanda y las tendencias.

Tecnologías comunes en un sistema WMS

• Códigos de barras y RFID para la identificación rápida y precisa de productos en cada etapa del proceso.
• Dispositivos móviles para escáneres portátiles o tabletas que los operarios usan para recibir instrucciones del WMS y confirmar cada operación.
• Automatización y robótica, algunos sistemas WMS avanzados se integran con robots de almacén y transportadores automáticos, reduciendo la intervención humana en procesos de picking y transporte.

En esencia, un WMS funciona como el “cerebro” del almacén, centralizando el control de cada operación y automatizando procesos para reducir errores, optimizar el tiempo y mejorar la precisión en la gestión de inventarios.

Módulos y características del sistema WMS 

Los módulos del WMS, cuando funcionan juntos, permiten una gestión integral del almacén, asegurando que cada etapa del proceso se realice de forma óptima, con precisión y en el menor tiempo posible. 

La elección de los módulos puede variar según el tamaño del almacén y las necesidades específicas de la empresa.

1. Módulo de recepción

• Función: Facilita y controla el proceso de entrada de mercancía al almacén.
• Características: Permite el registro de la mercancía que llega, verifica la cantidad y calidad de los productos, y asegura que coincidan con los pedidos de compra. Incluye el etiquetado y la asignación de ubicaciones temporales para la recepción.

2. Módulo de almacenamiento y ubicación

• Función: Optimiza el almacenamiento de los productos en el almacén.
• Características: Asigna ubicaciones específicas a cada artículo para maximizar el espacio y facilitar el acceso. Puede implementar técnicas como “ubicación fija” o “ubicación dinámica” según las necesidades y la frecuencia de rotación de los productos.

3. Módulo de gestión de inventario

• Función: Controla el stock en tiempo real y facilita la precisión en el manejo de inventarios.
• Características: Permite el monitoreo en tiempo real del inventario, configurando alertas para evitar desabastecimientos o excesos. Incluye funciones de ajuste de inventario, conteo cíclico y análisis de rotación de productos.

4. Módulo de procesamiento de pedidos (Picking)

• Función: Optimiza la selección y recogida de productos para el despacho de pedidos.
• Características: Genera rutas de picking eficientes, asignando tareas a los operarios según el tipo de pedido. Puede incluir métodos como picking por zonas, por lotes o picking por ola, adaptándose a los volúmenes y necesidades del almacén.

5. Módulo de empaque y etiquetado

• Función: Este módulo del sistema WMS Facilita el empaque adecuado y la preparación de productos para su envío.
• Características: Proporciona instrucciones específicas para el empaquetado de productos, generando etiquetas con información clave para su identificación y envío. Asegura que los productos estén debidamente empaquetados y listos para el despacho.

6. Módulo de despacho y envío

• Función: Coordina la salida de productos y los prepara para su transporte.
• Características: Gestiona la preparación de órdenes para su envío, optimizando las rutas de transporte y facilitando la carga en vehículos de distribución. Puede integrarse con sistemas de gestión de transporte (TMS) para mejorar la logística de envío.

7. Módulo de trazabilidad y Control de calidad

• Función: Proporciona visibilidad del ciclo de vida de cada producto en el almacén y asegura el control de calidad.
• Características: Permite rastrear cada producto desde su ingreso hasta su salida del almacén. Incluye funciones de control de calidad, especialmente importante en industrias reguladas, para asegurar que solo los productos en buen estado sean despachados.

8. Módulo de gestión de devoluciones

• Función: Facilita el manejo de productos devueltos por clientes o proveedores.
• Características: Proporciona un proceso organizado para el ingreso de productos devueltos al almacén, asegurando que se realicen las verificaciones de calidad necesarias y se determine si el producto se reintegra al inventario, se repara o se desecha.

9. Módulo de reportes y análisis

• Función: Este módulo del sistema WMS ofrece herramientas de análisis y generación de informes sobre el rendimiento del almacén.
• Características: Genera reportes sobre el nivel de inventario, tiempos de procesamiento, precisión en el picking, costos de operación, entre otros. Permite a los gerentes identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.

10. Módulo de gestión de personal

• Función: Administra las tareas y el rendimiento de los operarios dentro del almacén.
• Características: Permite asignar y monitorear tareas en tiempo real, gestionar horarios y evaluar el rendimiento del personal. Esto ayuda a optimizar la asignación de recursos y mejorar la eficiencia en las operaciones.

11. Módulo de Integración

• Función: Facilita la conexión del sistema WMS con otros sistemas de la empresa.
• Características: Permite la integración con otros software, como ERP (Enterprise Resource Planning), sistemas de gestión de transporte (TMS), CRM y plataformas de comercio electrónico. Esto asegura que el WMS funcione en sinergia con otras áreas de la empresa.

12. Módulo de automatización y robótica (en almacenes avanzados)

• Función: Coordina el uso de equipos automatizados, como robots de picking y cintas transportadoras.
• Características: Permite la interacción con dispositivos automáticos para realizar tareas de picking y almacenamiento sin intervención humana. Incluye la gestión de robots autónomos, transportadores automáticos y sistemas de clasificación.

Tipos de WMS

Los tipos de sistema WMS pueden clasificarse según su alcance, funcionalidad, nivel de complejidad y forma de implementación. Veamos los principales y más comunes. 

1. WMS Básico

Un sistema WMS básico gestiona las funciones elementales de un almacén, como el control de inventarios y la recepción y despacho de productos. Es ideal para pequeñas empresas o almacenes con operaciones simples que no requieren funcionalidades avanzadas.

No incluye módulos complejos como la optimización de rutas de picking ni automatización avanzada.

2. WMS Intermedio

Además de las funciones básicas, un sistema WMS intermedio incluye características adicionales como el control de ubicación de productos, la asignación de espacios óptimos y algunas opciones de personalización.

Es adecuado para medianas empresas que buscan mejorar la eficiencia y optimización del almacén sin implementar sistemas demasiado complejos. Puede tener limitaciones en la automatización y en las capacidades avanzadas de integración.

3. WMS Avanzado

Ofrece una amplia gama de funcionalidades, como la optimización de rutas de picking, trazabilidad detallada, gestión de devoluciones, control de calidad y la capacidad de integrar sistemas automatizados de almacenamiento.

Es ideal para grandes almacenes y empresas que manejan un alto volumen de inventario y requieren una gestión precisa y automatizada.

4. WMS en la Nube (Cloud-Based)

Este tipo de sistema WMS se aloja en la nube y se accede a él mediante internet, lo que permite una mayor flexibilidad y escalabilidad.

Las ventajas es que tiene menor costo inicial de infraestructura, actualizaciones automáticas y accesibilidad desde cualquier ubicación.  Es ideal para empresas en crecimiento o con operaciones en múltiples ubicaciones.

Las limitaciones es que este tipo de sistema WMS requiere una conexión a internet confiable y presenta desafíos en cuanto a la privacidad y seguridad de los datos, aunque los proveedores suelen aplicar medidas avanzadas de seguridad.

5. WMS On-Premise (Instalado localmente)

Este sistema WMS se instala en los servidores y equipos de la empresa, lo cual permite un control total sobre el sistema.

La ventaja es que tienes mayor control sobre los datos y la infraestructura; es ideal para empresas que prefieren almacenar y gestionar datos localmente, especialmente en sectores con altos estándares de seguridad.

La realidad es que tiene costos elevados de infraestructura y mantenimiento, además de que se necesita personal especializado para gestionar las actualizaciones y el soporte.

6. WMS de Código Abierto (Open Source)

Un WMS de código abierto permite a las empresas personalizar y adaptar el software según sus necesidades específicas.

Estos sistemas tienen flexibilidad en la personalización y, en muchos casos, menores costos de licencia. Ideal para empresas que tienen un equipo de desarrollo interno y buscan personalizar el sistema.

7. WMS ERP-Integrado

Este sistema WMS se integra directamente con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), permitiendo una sincronización fluida de datos entre el almacén y otras áreas de la empresa, como contabilidad, ventas y producción.

La ventaja de este sistema WMS es que ofrece una viisión integral de las operaciones y facilita la planificación general de recursos. Ideal para empresas que buscan una solución completa que integre todos los aspectos de la cadena de suministro.

Suelen ser sistemas robustos que pueden ser costosos y complejos de implementar, y la personalización puede ser limitada.

8. WMS para Almacenes Automatizados

Este sistema WMS es diseñado específicamente para almacenes que utilizan equipos automatizados, como robots de picking, transportadores automáticos y sistemas de clasificación.

Permite un alto nivel de automatización, lo cual incrementa la velocidad y precisión de las operaciones. Ideal para centros de distribución con altos volúmenes de movimiento de mercancías.

9. WMS Especializado (Industria-Specific)

Algunos sistema WMS están diseñados para industrias específicas, como farmacéutica, alimentos y bebidas, o comercio electrónico, con características que se adaptan a los requisitos regulatorios o de operación de cada sector.

La ventaja de este tipo de sistema WMS es que cumple con los requerimientos específicos de la industria, como trazabilidad completa, control de temperatura, fechas de caducidad, etc.

Guía completa: Los 10 primeros pasos para elegir el sistema WMS para vos

Solo resta que sigas estos pasos y empieces a elegir el mejor sistema para tu empresa. ¡Empecemos!

Paso 1: Identifica tus necesidades específicas

Este paso es crucial. Haz una lista de los desafíos que enfrentas actualmente:

• ¿Hay errores frecuentes en la gestión de inventario?
• ¿Tienes problemas con la velocidad de los envíos?
• ¿Se pierden productos en el almacén?

Habla con los equipos de almacén y logística. Ellos tienen una perspectiva valiosa sobre los problemas cotidianos. Luego, mi recomendación es que dividas tus necesidades en “indispensables” y “deseables”. Esto te ayudará a priorizar funcionalidades.

Paso 2: Define tu presupuesto

El dinero es un factor importante. Debes tener claro cuánto puedes invertir no solo al principio, sino a lo largo del tiempo.

Cosas a considerar:

• Costo de implementación.
• Tarifas de licencias (mensuales o anuales).
• Gastos de mantenimiento.
• Costos de capacitación.

Tip para principiantes: No solo pienses en el costo más bajo. Un sistema WMS que cuesta un poco más, pero que reduce errores y optimiza el inventario, puede ahorrarte mucho dinero a largo plazo.

Paso 3: Investiga las opciones disponibles

El mercado de sistema WMS está lleno de soluciones, desde sistemas básicos hasta plataformas avanzadas. Investiga en:

• Sitios web especializados en tecnología para logística.
• Foros y comunidades de profesionales de la cadena de suministro.
• Comparadores de software, como ComparaSoftware.

Busca sistemas que ya se estén usando en tu industria. Esto garantiza que otras empresas con necesidades similares han encontrado valor en ellos.

Paso 4: Evalúa la escalabilidad del sistema

Piensa en el futuro. ¿Planeas crecer en número de almacenes? ¿Tus ventas podrían aumentar significativamente? Un WMS debe poder escalar contigo. 

Aunque ahora tu operación sea pequeña, elige un sistema WMS que no te limite. Cambiar de sistema en pocos años puede ser costoso y disruptivo.

Paso 5: Prioriza la facilidad de uso

Un sistema WMS sofisticado no servirá de mucho si tu equipo tiene problemas para usarlo.

Busca interfaces limpias e intuitivas. Algunos proveedores incluso ofrecen interfaces adaptadas para dispositivos móviles, lo que puede ser un plus si tu equipo usa tablets o smartphones en el almacén.

Durante las demos, presta atención a la curva de aprendizaje. Si parece complicado, probablemente lo sea.

Paso 6: Considera las integraciones

La mayoría de las empresas usan varios sistemas de software. Tu sistema WMS debe integrarse bien con:

• Sistema ERP (gestión de recursos empresariales).
• TMS (gestión de transporte).
• Sistema CRM (gestión de relaciones con clientes).
• Plataformas de e-commerce.

Puedes preguntarle a tu proveedor si su sistema se integra automaticamente con las plataformas que ya usas.

Paso 7: Verifica la capacidad de personalización

Cada negocio tiene procesos únicos. Asegúrate de que el sistema WMS pueda adaptarse a tus flujos de trabajo.

Si tu almacén tiene reglas especiales para la ubicación de productos frágiles, un buen sistema WMS debe poder configurarse para reflejar esto.

¿Mi consejo? Pregunta sobre personalización durante las demostraciones. Algunos sistemas parecen flexibles, pero tienen limitaciones.

Paso 8: Consulta con tu equipo

Involucra a todos los departamentos que interactuarán con el sistema, como almacén, logística, contabilidad y ventas. Ellos pueden tener insights que no habías considerado.

Si tienes un equipo pequeño, organiza una reunión rápida y recoge su feedback sobre las opciones de sistema WMS.

Paso 9: Revisa el soporte técnico

Un buen soporte técnico es como un seguro: lo agradecerás cuando algo salga mal.

Preguntas que puedes hacerle al proveedor: 

• ¿El soporte está disponible 24/7?
• ¿Hay un costo adicional por el soporte técnico?
• ¿Qué tan rápido resuelven incidencias?

Investiga las reseñas sobre el soporte al cliente de cada proveedor. Un software excelente con mal soporte puede volverse una pesadilla.

Para más información, puedes chequear nuestro TOP 10 de sistema WMS.

Paso 10: Prueba antes de comprar

Nunca compres un sistema WMS sin probarlo primero. Muchos proveedores ofrecen periodos de prueba o demos interactivas: Pide a tu equipo que use el sistema WMS durante la prueba en tareas reales. Esto te dará una idea clara de su efectividad y facilidad de uso.

Y por ultimo: No tengas miedo de hacer preguntas durante las demos. Los proveedores están ahí para ayudarte a entender su software.

Elegir un sistema WMS no tiene por qué ser un proceso intimidante. Siguiendo estos pasos y consejos, podrás tomar una decisión informada y encontrar un sistema que mejore la eficiencia de tu operación. 

¡Recuerda que la clave está en entender tus necesidades y probar antes de decidir! Si aun tienes dudas, un consultor de ComparaSoftware puede ayudarte. ¡Contacta con nosotros gratis!