¿Cómo Recopilar Requisitos en un Proyecto?

Conocer las expectativas de las personas que esperan algo de nosotros es fundamental para guiar nuestro trabajo. En el caso de las empresas, este proceso se llama recopilar requisitos.

A veces los interesados o clientes pueden no estar de acuerdo, no saber lo que quieren o expresar mal lo que esperan del producto o servicio que nos han solicitado. La ambigüedad en las exigencias puede tener consecuencias desastrosas para el proyecto.

En este artículo, conoceremos cómo documentar requisitos de forma correcta y cuáles son las herramientas que mejor se adaptan a cada caso.

¿Qué es «recopilar requisitos» en un proyecto?

Recopilar los requisitos consiste en el proceso de documentar las necesidades, deseos y expectativas de los interesados de un proyecto. 

Se trata de conocer las exigencias de las partes interesadas.

Los requisitos deben redactarse de forma clara, medible y comunicable para todos los encargados de llevar a la práctica los objetivos.

Todas las condiciones y capacidades que debe tener un producto o servicio deben considerarse como requisitos. El proceso para definirlos correctamente nos llevará a formalizarlos posteriormente en un documento que refleja su comprensión.

Finalmente, los requisitos ya definidos (salidas) nos servirán para gestionar el proyecto con un horizonte definido.

Si tenemos claras las exigencias, los procesos y las condiciones que el proyecto debe cumplir, las condiciones quedarán delimitadas y podrás seguir con la planificación.

¿Cómo recopilar requisitos?

El proceso para recopilar requisitos tiene 3 fases:

• Entradas
• Herramientas
• Salidas

1.Entradas

Las entradas son fichas preliminares donde se colocan los datos principales de los interesados, ya sean clientes, stakeholders, inversionistas, etc.

Este primer paso sirve para elegir las herramientas que se utilizarán en la segunda fase.

La etapa consiste en formular:

• El grado de compromiso de los interesados. Esto sirve para clasificar a los actores e ir filtrando posibles herramientas.
• El nivel de participación y capacidad de cada actor para influir en el desarrollo del proyecto.
• Los canales que se utilizarán para comunicarse con ellos.

2. Herramientas para recopilar y analizar los requisitos de un proyecto

Una vez que tengamos el perfil definido de los actores, podemos evaluar qué herramientas usaremos para recopilar los requisitos.

Existen formas y estrategias que serán adecuadas para uno u otro perfil de actor, sin embargo, un Software de Gestión de Proyectos te permitirá almacenar y gestionar esta fase del proceso de forma efectiva.

Veamos las técnicas más elegidas:

• Entrevistas

Sin duda que una de las técnicas más populares y efectiva es la entrevista. Es una forma directa de conocer lo que buscan los interesados, aunque puede llevar tiempo hacerlo bien y probablemente deban realizarse varios encuentros.

Las entrevistas se pueden hacer de forma individual o en grupo. Si nuestros actores tienen diferentes ideas y perspectivas, lo mejor será citarlos por separado.

Para las entrevistas, será interesante que tengas un formato estructurado de preguntas clave. Además, debes considerar cómo vas a utilizar esa información.

• Grupos focales 

Esta herramienta sirve, sobre todo, para conocer las necesidades del público. Consiste en citar a un determinado grupo de personas que cumplan con ciertas características.

Luego, se busca generar interacción entre ellas para conocer opiniones

Es una dinámica en la que los participantes se sienten cómodos y libres para hablar y comentar.

• Talleres facilitados 

Se trata de reuniones de trabajo donde se junta a los interesados para definir los requisitos del producto. Esta técnica se caracteriza porque es posible detectar rápidamente los requisitos del proyecto y conciliar diferencias entre los interesados.

En la industria del desarrollo de software suelen realizarse estos talleres. También se utiliza la técnica con clientes que solicitan la producción de una manufactura. Allí, se busca conocer los requisitos para transformarlos en planes específicos cuantitativos y poder desarrollar un producto que supla las necesidades.

• Técnicas grupales de creatividad

Una herramienta para proyectos cuyos requisitos aún no están totalmente definidos. Una de las técnicas más conocidas en este grupo es la lluvia de ideas.

• Prototipos 

Si se trata de un producto nuevo o remodelado, presentar un prototipo a los actores y clientes interesados servirá para recibir las opiniones preliminares con tiempo para poder corregir.

Los comentarios negativos sobre el modelo se documentan para identificar otros requisitos.

• Cuestionarios y encuestas 

Cuando el público es numeroso o necesitamos datos generales de un sector específico, lo mejor es confeccionar encuestas generales con preguntas clave.

Para este tipo de encuestas, es importante definir con claridad las preguntas, considerando todas las posibles respuestas y cómo nos servirán para el proyecto.

• Juicio de Expertos

Convocar a expertos del sector y usuarios asiduos puede ser una excelente forma de definir los requisitos de nuestro producto.

Puede ocurrir que un nuevo trabajo nos desafía a investigar sobre cosas que no conocemos. En estos casos, acceder a un experto en el tema facilitará el proceso.

• Análisis de datos

Puedes acceder a bases de datos de productos parecidos, historial de fabricación y casos de éxito o fracasos.

La revisión y evaluación de cualquier información que esté documentada y sea pertinente nos servirá para obtener los requisitos del proyecto.

3.Salidas

Como su nombre lo indica, las salidas son los requisitos ya definidos, que ahora deberán ser documentados.

Los requisitos deben cumplir con ciertos estándares para poder ser medibles, claros y comprobables. Puedes optar por seguir una estructura para formular la documentación.

Un documento bien esquematizado deberá contener:

•  Justificación del Proyecto.
• Objetivos.
•  Requisitos de funcionalidad del producto o servicio, que describen en detalle las características que se espera obtener.
• Requisitos no funcionales, que son aquellos que complementan a los anteriores. Se trata de las condiciones necesarias para poder cumplir con los requisitos funcionales, como nivel de servicio, desempeño, seguridad, etc.
• Criterios de aceptación, calidad y evaluación.

Consejos útiles para recopilar los requisitos del proyecto

• Llega a un acuerdo claro con el cliente. Muchas veces, el cliente no tiene claro lo que necesita. Es un problema habitual que debe resolverse antes de seguir adelante, la ambigüedad puede ser un riesgo a la hora de comenzar un proyecto.
• No olvides contemplar todas las voces de los interesados. Dejar atrás la opinión de un actor, aunque no sea el más importante, puede ser una piedra en el zapato cuando el proyecto avance.
• No definas de una sola vez todos los requisitos. Sobre todo si el proyecto se encuentra en fase inicial, recuerda que los requisitos pueden ir modificándose, por lo que debes tolerar cierta flexibilidad en ellos.
• Identifica adecuadamente a los interesados. Puede suceder que, cuando el proyecto avance, descubras que los interesados respondían, a su vez, a otras voces. Aclara desde el principio a quiénes debes escuchar para evitar problemas a futuro.
• Utiliza software de gestión profesionales. Existen herramientas que te ayudarán a catalogar y gestionar los requisitos, como Asana o Basecamp.

Conclusiones

A la hora de definir los requisitos, no olvides los pasos que hemos citado.

Recuerda que siempre será mejor volver a preguntar antes que iniciar el proyecto con exigencias poco claras.

Para concluir de forma exitosa el trabajo, es fundamental empezar bien, por eso será importante que apliques las técnicas y herramientas mencionados para obtener requisitos concretos, alcanzables y realistas.

Para facilitarte el proceso, debes contar con herramientas para medir, comunicarte y actualizar los requisitos. Si no tienes claridad respecto a cuál utilizar, en plataformas como ComparaSoftware hay listados gratuitos de soluciones populares y efectivas.