¿Qué es una plataforma LMS? Definición, tipos, ventajas y desventajas

Los sistemas LMS (Learning Management System) están cambiando las dinámicas tradicionales de aprendizaje. Cada vez son más las instituciones educativas que eligen un sistema de gestión virtual para crear cursos, charlas y seminarios. Grandes empresas y universidades están migrando a plataformas LMS digitales, ya que ofrecen una experiencia de aprendizaje enriquecedora.

Pero, ¿qué funciones nos permite hacer un LMS? Más allá de solo permitir un aprendizaje en línea, un LMS te permitirá organizar y entregar materiales de forma eficiente. En este artículo, comprenderás que incluso un curso presencial puede ser potenciado y dictado íntegramente de forma virtual.

¿Qué son las plataformas LMS?

Las plataformas LMS son un tipo de plataforma educativa, diseñada para facilitar la administración, entrega y supervisión de experiencias de aprendizaje y formación. Funciona como una herramienta integral en entornos educativos y corporativos, permitiendo a los educadores y formadores cargar contenido educativo, asignar tareas, realizar seguimientos del progreso de los estudiantes y evaluar su rendimiento.

Para los estudiantes, un LMS ofrece un acceso centralizado a los materiales de estudio, recursos interactivos y espacios para la colaboración y discusión, mejorando así la experiencia y eficiencia del aprendizaje.

¿Qué significa LMS?

Las siglas LMS hacen referencia a un tipo de programa enfocado en la gestión de aprendizaje. Proviene del inglés «Learning Management System», o sistema de gestión del aprendizaje.

¿Es lo mismo una plataforma LMS que un E-learning? Diferencias

Es importante no confundir las herramientas LMS con los Software E-Learning, ya que esta categoría es más específica y se centra en el aprendizaje en línea. Mientras, los LMS ofrecen una plataforma más amplia que puede vender cursos, y hacer más dinámica la educación presencial o semipresencial.

¿Para qué sirve un LMS?

Cuando pensamos en plataformas LMS, es común asociarlo con la educación escolar y universitaria. Sin embargo, estas plataformas tienen un alcance mucho más amplio. No solo se utilizan en instituciones educativas tradicionales sino también en capacitaciones corporativas y mucho más.

Uso de LMS en empresas y agencias gubernamentales

La capacitación e incorporación de empleados es un uso común del LMS en entornos corporativos. Estos sistemas de gestión proporcionan contenidos formativos de fácil acceso. Además, al integrarse con redes sociales, permiten una discusión más rica y en tiempo real.

En el ámbito corporativo, los LMS ofrecen capacitaciones al cliente, especialmente en áreas de informática. Por ejemplo, enseñar a los usuarios cómo opera un sistema o software.

Por último, las plataformas LMS en empresas también apoyan el desarrollo y retención de empleados, ofreciendo formación continua en cualquier lugar y momento.

Qué es un LMS en educación

En instituciones educativas, el LMS es una herramienta clave para crear cursos y entregar contenido digital. Facilita la creación de contenido, organización y acceso a recursos educativos, potenciando así la experiencia de aprendizaje.

Un Software LMS puede ser un programa lms que descargues o puede estar alojado en la nube, es decir, en Internet. Gracias a sus funciones, si eres educador podrás crear contenidos digitales para dictar clases de forma virtual o acceder, desde la misma plataforma, a calendarios, programación de eventos, resultados de evaluaciones, entre otras funciones normalmente usadas en el E-Learning.

Una vez más, los contenidos podrán ser accesibles para los alumnos desde cualquier sitio y a toda hora, aunque los educadores pueden establecer límites como parte de una evaluación.

Funciones de las plataformas LMS

Es importante decir que existen diferentes soluciones LMS en el mercado y, según el área de enfoque, las funciones serán algo distintas.

Si estás buscando saber qué Software LMS es el correcto para ti, en ComparaSoftware hallarás asesoría gratuita para saber qué herramienta se adapta mejor a tu organización.

Por lo general, todas las opciones incorporan dos elementos en su estructura:

• Un servidor que realiza la funcionalidad básica, y donde se almacenan los contenidos en la nube. La cantidad de datos que puedes almacenar dependerá de cada software y del plan que hayas contratado.
• Una interfaz de usuario, que es operada ya sea por los instructores y administradores o por los estudiantes. Claro que cada uno tendrá acceso a funciones diferentes.

En cuanto a las principales funciones de una plataforma LMS, tenemos:

Funciones de las plataformas LMS Para el administrador

• Crear y entregar contenido digital, con herramientas y plantillas predefinidas.
• Monitorear el progreso y el desempeño del usuario.
• Personalizar la experiencia de formación y aprendizaje en línea.
• Gaminificación: un LMS puede servir para crear estrategias de aprendizaje basadas en una narrativa lúdica. Es decir, podemos crear contenidos que parezcan videojuegos.

Funciones LMS para el alumno

• Acceder a contenidos educativos desde cualquier dispositivo.
• Gestionar el tiempo de aprendizaje a conveniencia.
• Hacer uso de funciones interactivas como discusiones en cadena, videoconferencias y foros.

Beneficios de las plataformas LMS

Las necesidades educativas han cambiado. El uso masivo de medios de transporte, el tiempo perdido en trasladarse de un lugar a otro y las nuevas costumbres tecnológicas han llevado a modificar las rutinas de trabajo y aprendizaje.

Un Software Educativo es una herramienta cada vez más requerida en este contexto, ya que brinda respuesta a necesidades crecientes y ofrece muchas ventajas. Entre ellas:

• Permite mejorar los métodos educativos tradicionales.
• Ahorrar tiempo y dinero a las organizaciones, porque no hace falta contar con instalaciones físicas. Ahorrar en servicios, mantenimiento, impuestos y seguros.
• Es amigable con el medio ambiente, pues disminuye el uso de papel y la contaminación ocasionada por el uso de medios de transporte motorizados.
• Permite a los instructores y administradores gestionar de manera eficiente elementos como: el registro de usuarios, contenido, calendarios, permisos de acceso, comunicación, certificaciones y notificaciones.
• Es muy fácil actualizar módulos y actividades de E-Learning.
• Garantiza que los materiales de formación y aprendizaje en línea se distribuyan eficazmente.
• Ofrece mayor accesibilidad, sin limitaciones geográficas para los usuarios que residen en zonas rurales o de difícil acceso.
• Permite olvidarse de las tareas tediosas y repetitivas, como la inscripción de usuarios y la distribución de certificaciones, y concentrarse en actividades más importantes.

¿Qué tipos de LMS existen?

Antes de entrar de lleno en cada categoría, debes saber que existen dos grandes grupos, según:

• El tipo de instalación de la plataforma LMS: en una PC o en la nube.
• El tipo de licencia del software: gratuito, Open Source o comercial.

1 | Tipos de LMS según su licencia comercial

LMS gratuitos

Las herramientas LMS gratuitas suelen ser soluciones que ofrecen funciones básicas o que requieren de tener a alguien en el equipo con conocimientos técnicos para su configuración.

En cuanto a la ayuda o soporte técnico que ofrece un LMS gratuito, no debes esperar mucho. Generalmente, los usuarios de LMS gratis reciben ayuda de otros usuarios a través de foros o blogs especializados, ya que el soporte oficial no suele estar disponible.

Las soluciones gratuitas no son muy recomendables para organizaciones con objetivos educativos complejos, como universidades, escuelas o empresas que capacitan a sus empleados por Internet. Más bien, se trata de herramientas que puedes utilizar si estás dando tus primeros pasos en el mundo E-Learning y quieres aprender en un entorno controlado.

Ahora, las instituciones educativas sin ánimos de lucro también pueden aprovechar los LMS gratuitos, ya que a menudo no puedan pagar por herramientas más completas.

Plataformas LMS gratuitas: ventajas y desventajas

Ventajas de LMS gratuitos	Desventajas de LMS gratuitos
Es gratis: Es casi innecesario aclararlo, el beneficio principal es que no debes abonar nada por la solución. Pero no todo se paga con dinero, debes considerar el tiempo que debas invertir en lograr que el LMS bajo licencia gratuita, quede funcionando plenamente.	Curva de aprendizaje: suelen necesitar un tiempo para poder diseñar y cargar contenidos digitales. El aprendizaje digital en este tipo de LMS necesita de un experto, ya que no traen estructuras previamente armadas y diseñadas con interfaz amigable.
Ideal para conocer este tipo de programas: instalar y probar una plataforma LMS gratuita, puede servirte como prueba e investigación, para conocer las diferentes características que este tipo de soluciones puede ofrecer. Además podrás poner a prueba tu conocimiento y decidir si quizás prefieres hacer runa inversión para conseguir un software más intuitivo y completo.	Limitado: si se trata de un software gratuito que además es un LMS de código cerrado, lo más probable es que tenga limitaciones en cuanto a cantidad de usuarios y cursos que puedas diseñar. La mayoría de los software de pago, ofrecen planes gratuitos con limitaciones de este tipo.
	Escalabilidad: si surgen necesidades más complejas, es muy probable que no puedas solucionarlas con este tipo de software.

LMS comerciales

Los plataformas LMS comerciales son herramientas que ofrecen funciones avanzadas a cambio del pago de un monto que puede ser anual, mensual o de por vida.

Ventajas de LMS comerciales	Desventajas de LMS comerciales
Listo para usar: cuando compras un LMS comercial, todo debe estar incluido (a menos que compres una plataforma basada en módulos).	No son gratis. El precio puede ser alto porque los proveedores cobran por asiento. Muchos también cobran una tarifa de instalación única.
Personalización: suelen traer plantillas predeterminadas donde puedes disponer los contenidos de formas diferentes, y modificar los colores. Aunque no puedes profundizar demasiado, es decir, si necesitas colocar el logo y modificar de forma estructural el sistema, tendrás problemas, ya que suelen ser de código cerrado.	A veces suman otras tarifas: según el proveedor, puedes recibir contenido de forma gratuita o pueden cobrar una tarifa adicional por el «contenido», algunas plantillas, soporte prémium, instalación u otras funciones.
Soporte y capacitación: una de las grandes ventajas de pagar por un LMS es que es fácil aprender a usarlo, y tienes las herramientas accesibles e incluídas. El soporte técnico usualmente se da a través de técnicos con acceso remoto, chat, correo y teléfono. Sin embargo, algunos proveedores cobran por el soporte prémium.	Personalización menor: si bien traen ciertas posibilidades de personalizar la plataforma, los proveedores agregarán su logotipo y colores y algunas modificaciones al sistema que estás comprando (la mayoría lo hace).
Capacidades más recientes: los sistemas LMS comerciales generalmente se mantienen al día con las tecnologías educativas más modernas. Son más fuertes en las capacidades más recientes, especialmente con dispositivos móviles.
Listo para dispositivos móviles: estos software están listos y adaptados a diferentes dispositivos móviles.
Precio que se ajusta a su presupuesto: la flexibilidad en estas herramientas suele ser muy amplia. Te ofrecerán más funciones si lo necesitas, y el precio podrá variar según la cantidad de alumnos que tengas y la complejidad de los cursos.

Evaluar los pros y contras de un LMS comercial es una tarea que puede llevarte mucho tiempo. Afortunadamente, existen plataformas de búsqueda y comparación de Software E-learning, como ComparaSoftware. Allí encontrarás un listado de soluciones variadas y recibirás asesoramiento gratis.

LMS de código abierto

Por otro lado, la plataforma LMS de código abierto ofrece, de forma libre y gratuita, el acceso a su código para uso o modificación.

Esto quiere decir que los LMS open source son personalizables. Las modificaciones suelen ser hechas por programadores que luego comparten actualizaciones con la comunidad de usuarios.

Uno de los LMS más usados a nivel mundial es de código abierto. Se llama Moodle, y lo analizaremos más adelante.

Ventajas de LMS open source	Desventajas de LMS open source
Gratis: las plataformas open source ofrecen acceso libre a su estructura. Si llegado el caso debes pagar por algo, sería por contratar a un experto que te ayude a personalizar el software según tus necesidades.	La administración es difícil: no cualquiera que haya utilizado alguna vez un LMS tiene la capacidad para usar un LMS de código abierto. Requiere de cierta experiencia y no es fácil de usar.
Usuarios ilimitados: no hay límite para la cantidad de alumnos y cursos.	La gestión de usuarios puede ser un desafío: por la misma razón ya mencionada, administrar el ingreso de cada alumno y la carga de contenidos lleva su tiempo.
Escalabilidad: al tener un código abierto, dependerá de cómo quieras configurarlo, los límites no existen. Dependerá de los programadores que adapten el código, por lo tanto, podrás agregar las funciones que necesites, siempre que tus expertos sepan cómo hacerlo.	Los informes son limitados: este tipo de herramientas no suelen tener indicadores para generar informes sobre el progreso del curso y del alumnado.
Plugins: incluyen complementos que te permiten expandir el LMS para ofrecer más capacidades a los alumnos y administradores.	Confianza en la comunidad: las mejoras a los sistemas de código abierto se basan en los programadores que construyeron el sistema, o en una comunidad. Si la comunidad tarda en responder o se extingue, la solución de código abierto ya no puede sostenerse de igual forma.
Tutoriales, guías de recursos y otros materiales: alrededor de este tipo de LMS, se han formado verdaderas comunidades activas de usuarios que comparten avances y experiencias. Esto te ayudará a implementar más fácilmente el software. Hay una constante adición de complementos, información, base de usuarios y nuevos códigos. Es importante aclarar que no todos los LMS de código abierto tiene una comunidad de este tipo, pero los más usados sí.	Fuertes habilidades técnicas para construir y mantener el LMS: como hemos mencionado, cuando se usa un LMS open source se depende por completo de los programadores que vayan a implementar o administran el programa. La persona que supervise el sistema deberá mantenerse al día con los últimos estándares de cursos y tecnologías del aprendizaje.
	Soporte inexistente: cuando surge un problema técnico (independientemente de la hora), debe haber alguien de tu equipo que pueda solucionarlo. Los alumnos esperan que alguien los ayude. Si el administrador tiene problemas, debe poder comunicarse y obtener asistencia.
	Debes pagar un Hosting o servidor: el alojamiento en la web no es gratuito. Aunque algunas plataformas LMS ofrecen un pequeño espacio de alojamiento, lo más probable es que debas pagar tarde o temprano por espacio adicional.

Entonces, ¿qué me conviene más? ¿Una LMS comercial o gratuito? Revisa nuestro artículo donde repasamos los principales software.

2 | Tipos de LMS según la instalación

La segunda categoría para dividir los distintos tipos de plataformas LMS es según su forma de instalación. En este punto, tenemos los LMS en la nube (o basado en la web) y los LMS para escritorio o LMS instalados.

LMS en la nube

Basado en la nube significa que este sistema de gestión del aprendizaje no está alojado en un servidor local (es decir, el disco duro de una computadora física), sino en un servidor de Internet.

Las soluciones en la nube están disponibles en varios modelos de servicio, pero el más común es SaaS, que significa software como servicio.

En este caso, el navegador web es la puerta de entrada al LMS. Solo debes ingresar la URL en la barra de direcciones y completar tus datos para iniciar sesión. No es necesario que instales un software específico.

Bajo este modelo, el LMS es un proveedor que se encarga de alojar y actualizar el producto por su cuenta. Estos suelen ser, además, LMS comerciales.

Ventajas de una plataforma LMS en la nube

Costo más bajo

Los gastos iniciales son bajos. La mayoría de las plataformas LMS SaaS ofrecen una suscripción de prueba para que descubras si has dado con la solución para tu caso. Si es así, puedes adquirir una suscripción mensual o anual.

Gracias a esto, los LSM en la nube son una buena opción para las pequeñas y medianas empresas. Además, los costos de implementación son bajos si se comparan, por ejemplo, con un LMS instalado.

• No es necesario comprar un software para ejecutar la aplicación en el servidor.
• Puedes recurrir a servidores que ofrecen un producto terminado, listo para usar.
• Te olvidas de la necesidad de dedicar tiempo o recursos humanos a instalar programas o solucionar problemas técnicos.
• No necesitarás experiencia técnica para administrar un LMS en la nube, ya que suelen incluir dos tipos de vista: la de usuario y la de programación. La vista de usuario siempre será más fácil de usar.

Fácil implementación y mantenimiento

La implementación y mantenimiento de un software son los momentos más engorrosos y complejos, en especial si no tienes experiencia en ello.

Un tipo de LMS instalado hace que el departamento de desarrollo se vea obligado a atender regularmente errores y actualizaciones del sistema. Pero con una solución en la nube, no tienes que preocuparte por ningún tipo de problema operativo, mientras pagues.

Acceso ilimitado

Un LMS en la nube significa que los administradores y alumnos pueden acceder a él en cualquier momento y lugar. Su única limitación es que debe estar disponible una conexión a Internet.

Personalizable y escalable

Las plataformas LMS basados ​​en la nube ofrecen múltiples opciones para combinar con la identidad corporativa de una escuela o empresa.

A veces, es suficiente tener opciones de estilo básicas como cambiar colores, fuentes y logotipos. Sin embargo, un LMS en la nube también suele ofrecer CSS personalizado y etiquetado completo.

Seguridad

Un LMS suele incluir información confidencial: datos de los estudiantes, contenidos exclusivos, etc.

Es posible que tu institución prefiera almacenar todos estos datos en servidores propios, pero puede que haya riesgos que los LMS basados ​​en la nube neutralizan por completo.

Esto se debe a que los LMS SaaS incluyen varios métodos para garantizar la seguridad y privacidad de sus bases de datos (biometría, verificación de dos factores, etc.).

Más espacio de almacenamiento

Cuando trabajas en la nube, ya no necesitas almacenar contenidos digitales en una computadora. Esto te permite ahorrar una gran cantidad de espacio de almacenamiento.

Otra ventaja es que no tienes que preocuparte por la pérdida de información debido a discos duros dañados o archivos eliminados permanentemente.

Desventajas de una plataforma LMS en la nube

Dificultad para realizar integraciones

Si tienes la necesidad de integrar tu LMS en la nube con otro software, las posibilidades son limitadas.

Puedes usar herramientas de creación de cursos y gestión de estudiantes, pero a la hora de expandir las funciones (por ejemplo, para el marketing por correo electrónico, ventas o comercio electrónico) no será fácil y, a veces, ni siquiera será posible.

Poco control de la plataforma

Otro aspecto negativo de un LMS en la nube es que ofrece un control limitado sobre la Plataforma del curso. A diferencia del control sobre los cursos que pueden ofrecer otros tipos de Plataformas Educativas, que ofrecen total control sobre los programas de cursos con lecciones gamificadas. Estas plataformas educativas le permiten a jóvenes y niños aprender y formarse con contenido oficial aprobado por los distintos organismos gubernamentales de cada país.

Tampoco puedes evita las actualizaciones, ya que generalmente son obligatorias para poder seguir haciendo uso del software.

Limitaciones para personalizar la interfaz

Con algunos planes de pago de LMS en la nube, es posible que ni siquiera puedas poner tu logotipo o crear una página de inicio personalizada. Por eso, es importante que pidas asesoría antes de elegir un Software Educativo para no equivocarte.

Un ejemplo de plataforma LMS en la nube que puedes evaluar es Evolcampus, un programa basado la nube y diseñado para brindar soluciones completas. Esta herramienta es de pago, y trae un plan único donde se incluyen todas las características de un LMS profesional. Como ofrece almacenamiento de hasta 500 GB, no deberás preocuparte por el espacio disponible para tus cursos.

Plataforma LMS instalado

Un sistema de gestión de aprendizaje alojado significa que se almacena en los servidores de tu organización. Si bien son cada vez menos las organizaciones que eligen este tipo de programas, hay algunos usos específicos que puedes darle.

Por ejemplo, si tu empresa quisiera capacitar empleados en un lugar sin internet, ya que realizan trabajos en zonas rurales, no podrás contar con un LMS basado en la nube, del tipo Saas.

Ventajas del LMS instalado o local

Personalización

Las plataformas LMS autohospedadas suelen ofrecer más funciones de personalización. Al no depender de actualizaciones o modificaciones automáticas, puedes estar seguro de configurar los aspectos del panel de usuario e integrar completamente tu imagen de marca en el material de capacitación en línea.

Muchos LMS basados ​​en la nube le permiten personalizar la plataforma LMS hasta cierto punto, pero las soluciones autohospedadas tienden a ofrecer muchas más opciones.

Seguridad

Un LMS permite aplicar medidas de seguridad adicionales y, por supuesto, genera la tranquilidad de saber que los datos no pueden ser robados.

Por ejemplo, puedes limitar el acceso de los usuarios a secciones específicas de la plataforma o establecer un sistema de cifrado más avanzado.

Pagos continuos más bajos

Si bien los costos iniciales son más altos, los LMS instalados se adquieren, generalmente, con una compra única. Es decir que pagas por una licencia y obtienes acceso ilimitado al sistema.

Por supuesto, hay costos adicionales sobre la marcha, pero, las soluciones LMS instaladas generalmente tienen costos continuos más bajos. En cambio, un LMS basado en la nube implica tarifas de suscripción mensuales o anuales.

Tú decides la capacidad de almacenamiento

Si bien esta característica puede ser considerada negativa, ya que necesitas contar con almacenamiento propio, lo cierto es que hoy las capacidades de una PC moderna superan lo necesario para almacenar los contenidos de un curso.

Un LMS instalado permite elegir cuántos datos almacenar y dónde almacenarlos. De todas formas, debes hacer una copia de seguridad de la información en un servidor secundario, en caso de emergencia.

Desventajas de la plataforma LMS local

Dependencia de un servidor propio

Si olvidas realizar copias de seguridad, el riesgo de perder contenido importante es grande. Deberás considerar realizar un buen mantenimiento a los servidores que tienes.

Posible desactualización

Si bien las mejoras son promovidas por los desarrolladores, a veces no son gratuitas o puede que no sean tan constantes como podría ocurrir con un software basado en la nube.

Un LMS instalado que puedes evaluar es Ilias, un software para ser utilizado desde un servidor propio. Es, además, una solución gratuita y de código abierto. Proporciona herramientas sencillas, pero potentes.

Conclusiones

• Ya sea que ofrezcas cursos presenciales o no, un Software E-Learning será valioso para gestionar contenidos y mantener a los estudiantes animados durante el proceso de enseñanza.
• Un Software LMS es una solución imprescindible en la actualidad para cualquier organización que necesite capacitar, enseñar y educar. Sea un programa educativo virtual, presencial o semipresencial, un sistema de gestión del aprendizaje enriquecerá el portafolio de opciones de cualquier docente.