Naturaleza del Proyecto: Definición y Gestión

La naturaleza del proyecto es un concepto que debe conocer al dedillo quien tenga la responsabilidad de liderar y llevar adelante un objetivo para una organización.

Y es que manejar recursos humanos y materiales con eficacia, así como tener claro el alcance de las tareas y saber en qué dirección se debe ir durante todas las etapas de realización del proyecto, comienza con este concepto, esta es una de las claves de la gestión de proyectos.

Primeramente, entonces se debe responder a la interrogante: ¿Qué es la naturaleza de un proyecto?

Para empezar y en términos muy generales, podría decirse que se trata de la partida de nacimiento del proyecto.

Es pertinente acotar que definir la naturaleza del proyecto es un asunto que tiene su ciencia y que no debe, bajo ninguna circunstancia, subestimarse o hacerse por salir del paso. Significa precisar una serie de elementos que deben evaluarse de manera sensata.

Afortunadamente, en este reto, como en otros, el líder de un proyecto puede contar con el apoyo de su equipo humano y de sus aliados. Especialmente, puede valerse de la tecnología, que simplifica, agiliza y suma eficacia, en este y en otros procesos.

Particularmente, en este caso es posible apoyarse en un Software de Gestión de Proyectos, que se adapte a las características y los requerimientos de la organización que lo ejecutará y conseguir así los resultados esperados.

En estos aspectos estaremos ahondando en el siguiente artículo, que ha sido elaborado, pensando en aquellos que, como tú, desean tener las mejores prácticas dentro de sus organizaciones, especialmente cuando se trata de gestionar proyectos.

Sin más adelantos que hacer, ¡te invitamos a seguir leyendo!

¿Qué es la naturaleza de un proyecto?

Primeramente, es importante responder a la pregunta: ¿qué es la naturaleza del proyecto?

Pues, específicamente, se trata del resultado de un proceso de análisis y planificación, asentado en la realidad en la que nace una idea, que puede ser la respuesta o solución a un requerimiento propio de una organización o de alguno de sus clientes.

Podría decirse que la naturaleza de un proyecto es la esencia del mismo. Debe definirse de forma concreta. Contempla los objetivos que la sustentan, la misión y la justificación para materializarla.

Definir qué es la naturaleza de un proyecto significa depurar los conceptos a tal punto de que podría compararse con ajustar el rumbo de una embarcación o precisar el mapa de un viaje, considerando el punto de partida y el destino final.

Especialmente en el caso de los emprendedores, establecer correctamente la naturaleza del proyecto es especificar qué es su negocio y qué alcance se visualiza. Es así de primordial.

La naturaleza del proyecto bien planteada y entendida por todos los involucrados se convierte en la mejor brújula que se pueda tener. Esto no quiere decir que todo estará resuelto en este punto. Pero quien sabe a dónde va y cómo, innegablemente, tiene más posibilidades de llegar a la meta.

Naturaleza del proyecto: conjunto de elementos que la componen

La naturaleza de un proyecto consta de una serie de secciones:

• Descripción del proyecto. Es la idea exacta: tipo, clase, ámbito que abarca, contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organización, etc.
• Justificación. Criterios que dan origen a la realización del proyecto. La prioridad del problema para el que se busca solución. La razón por la que es la propuesta de solución más viable para resolverlo.
• Marco institucional. Consta de definir el mandato, situación jurídica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos, personal, etc.
• Finalidad del proyecto. Es el impacto del proyecto. Verifica cuantitativa o cualitativamente su realización. Además, es clave que se construya un único fin o vaya acompañado de otros fines compatibles.
• Descripción del proyecto. Se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Debe reunir el objetivo principal o propósito central y los objetivos específicos, inmediatos o complementarios.
• Metas. Cuánto, cuándo y dónde se realizarán los objetivos. Así se determina el nivel y composición de los insumos, las actividades que se deben emprender y la modalidad de las operaciones para realizarlas.
• Beneficiarios. Son los favorecidos con el impacto del proyecto. Este “grupo-meta” se delimita indicando sus características y situación en relación con el proyecto.
• Productos. Son resultados materiales o servicios prestados. Debe comprobarse la factibilidad de su realización y ser ordenados en una secuencia temporal lógica. Su ejecución es esencial para alcanzar el objetivo propuesto y son viables con los recursos disponibles.
• Localización física y cobertura espacial. Dónde se ubicará: macro-localización y micro-localización. La cobertura espacial indica el espacio físico que cubrirá el proyecto en cuanto a prestación de servicios o área de influencia.

Errores comunes al definir la naturaleza del proyecto

Especificar la naturaleza del proyecto es un proceso que debe efectuarse paulatinamente y cuidando cada detalle. De lo contrario, se termina por cometer errores como los siguientes:

1. Sustentar las ideas sobre información poco sólida

No evaluar el contexto en el que se pretende desarrollar el proyecto, por no investigar lo suficiente, es armar un castillo de naipes que se vendrá abajo al primer soplido. Básicamente, se trata de contrastar la información. En esto entra la realización de estudios de mercado, consultar la experiencia de otros, etc.

2. Confundir audacia con improvisación

La naturaleza del proyecto debe asentarse sobre realidades. En ocasiones, la falta de experiencia hace que las personas decidan ignorar o subestimar ciertos elementos. Si ese es el caso, es preciso investigar mucho más y escuchar a expertos, así como a otros que hayan buscado concretar proyectos similares.

3. Divagar con respecto a los objetivos

Si no está claro el problema y la solución que se le pretende dar, los objetivos no podrán definirse. Cuando la naturaleza del proyecto no tiene bien determinado el norte no se llegará a ninguna parte.

4. Planificar en solitario

Si se es emprendedor, es importante contar con el criterio de otra persona. Si se trata de un proyecto para un cliente o para la misma empresa, lo ideal es que el equipo humano también sea parte de esta gestión.

5. Ignorar los cambios y otros factores externos

La naturaleza de un proyecto debe ser tan concreta y al mismo tiempo tan flexible, que pueda ser capaz de superar cualquier obstáculo sin perder su esencia.

6. Definiciones y secciones incompletas

Las partes que integran el documento de la naturaleza del proyecto deben estar bien precisadas y descritas correctamente.

Herramienta indispensable  para todo emprendimiento: Software de Gestión de Proyectos

Los software de gestión de proyectos fueron diseñados para que no sea necesario consumir tiempo en papeleos, sino que más bien el esfuerzo del equipo humano se invierta en la toma de decisiones oportunas y se enfoque a hacer que los procesos sean más productivos. Sin duda, cuando se trata de establecer la naturaleza de un proyecto, estos programas informáticos son de gran utilidad.

Estas herramientas tecnológicas han sido diseñadas para brindar sus ventajas a todo tipo de organización, más allá del sector al que dedique su actividad principal, así como a contribuir a realizar cualquier proyecto, desde su inicio, sin importar su naturaleza.

Gracias a los software de gestión de proyectos las organizaciones pueden ser más eficientes. Las universidades pueden centrarse en formar estudiantes brillantes. Las empresas de servicios profesionales pueden proporcionar más valor agregado a los clientes, sin costo adicional. Aquellas de servicios públicos pueden pasar más tiempo cuidando a sus ciudadanos. Las catalogadas como sin fines de lucro pueden convertir los fondos en un impacto aún más positivo para sus beneficiarios.

Asimismo, el desarrollo de la tecnología de los software de gestión de proyectos se enfoca en el negocio. Por lo que hacen que sea más eficiente la tarea de controlar mejor los proyectos  y manejar el recurso humano de una forma más adecuada.

Igualmente, un software de gestión de proyectos puede contribuir a que la comunicación sea un proceso más poderoso. Por esta misma razón, planificar, impulsar y realizar los objetivos se hace competentemente.

Respaldar la productividad de una empresa con un software de este tipo es asegurar el éxito y la evolución de las múltiples facetas de cada proyecto.