Formularios de proyectos, definición y ventajas para tu empresa

Los formularios de proyectos son documentos que te permitirán comprender de forma rápida y sencilla los principales lineamientos de un proyecto.

En este artículo conocerás en detalle qué es un formulario de proyectos, y un ejemplo de cómo diseñarlo, según los objetivos buscados.

Qué es un formulario de proyectos

Los formularios de proyectos son modelos estandarizados para poder presentar un proyecto. Algunas entidades y empresas, tiene sus propios formularios para quienes deseen presentar un proyecto.

Son plantillas que condensan los aspectos principales del proyecto. Este modelo resumido del proyecto, le permite a la junta directiva evaluar todos, ya que están presentados de la misma forma.

También son útiles para el equipo de trabajo, una vez que se ha dado inicio, ya que se convierten en una ayuda práctica y sencilla a la que se puede recurrir en cualquier fase del proyecto.

Si bien existen diferentes modelos y plantillas de estos cuadros, todos son válidos para organizar y realizar mejor las tareas. En su contenido se suele aportar información sobre:

• El marco elegido para la gestión de proyectos.
• Los roles y responsabilidades dentro del proyecto.
• Los objetivos generales y específicos.
• Las fases del proyecto y las tareas principales.
• Los indicadores de éxito (KPIs).
• Las herramientas, instrumentos y métodos de planificación del proyecto.
• Cronograma.
• Resultados esperados.

Ejemplo de diseño de un formulario de proyecto

Ya conoces qué es este útil documento, ahora veamos un ejemplo práctico.

A la hora de diseñar formularios de proyectos, es imprescindible considerar el objetivo que se tendrá con ese formulario. Los encargados de evaluar cada formulario, son quienes detallarán la información necesaria que esa plantilla necesitará.

Por ejemplo, si se trata de una entidad gubernamental que ha lanzado una iniciativa de recepción de proyectos para mejorar las plazas y parques de un municipio, los formularios del proyecto deberán exigir:

1. Título de la Idea Proyecto.
2. Organización, entidad o persona física que lo presenta (sus datos personales).
3. Síntesis de la propuesta (Incluir el objetivo general y los objetivos específicos de la propuesta).
4. Beneficiarios y destinatarios de la propuesta. (¿A quién beneficiará?)
5. Fundamentación de la Idea Proyecto:

• Identificar los principales problemas o necesidades que impulsaron la presentación de la Idea.
• Contar las experiencias previas de abordaje de la temática.
• Adjuntar al presente formulario estudios o diagnósticos relevantes previamente realizados.

6. Presentar al equipo de trabajo.
7. Desglose los recursos materiales y financieros de los que dispone.
8. Recursos necesarios de los que no se dispone actualmente y serán necesarios para el proyecto.
9. Impacto. Resultados esperados de la Idea Proyecto.

Cuáles son las ventajas de usar formularios de proyectos

No existe una ventaja preestablecida, ya que las ventajas de usar formularios de proyectos, dependerán de los objetivos de la empresa o entidad. Pero en general, si están bien diseñados, su utilización sirve para:

• Contar con un resumen del proyecto.
• Evaluar diferentes propuestas, dentro del mismo estándar.
• Unificar los criterios del proyecto, para comunicarlo a los diferentes miembros.

Un formulario de proyecto, según los objetivos propuestos, puede ser útil en diferentes etapas, ya sea en la planificación, ejecución, monitoreo y evaluación. Condensar en un solo documento, los principales aspectos de la ejecución y los resultados esperados, será también una base sólida para elegir los instrumentos de gestión del proyecto.

Hoy es imprescindible, tanto para ayudar al director del proyecto, como para el equipo, contar con un Software de Gestión de Proyectos.

Algunas de estas herramientas profesionales, no solo te aportarán funciones de diseños predeterminados de formularios, sino que te ayudarán a conseguir los objetivos propuestos.

Un software profesional como lo es Monday, Wrike o Trello, ayudará a mantener un flujo de comunicación y gestión eficiente, actualizado y que garantice el normal desarrollo del día a día del proyecto, tanto con la ayuda de herramientas de comunicación y notificaciones, como con gráficas de desarrollo, cronogramas interactivos y asignaciones claras.

REFERENCIAS:

Gestión de proyectos – plantillas, listas de control y recomendaciones | IT Process Wiki. (2021). Retrieved 30 June 2021, from https://wiki.es.it-processmaps.com/index.php/Gesti%C3%B3n_de_proyectos_-_plantillas%2C_listas_de_control_y_recomendaciones