Firma digital en educación: usos y beneficios

La transformación digital no es ajena al campo de la educación, en todos sus niveles. La tecnología es hoy parte fundamental de cualquier institución que quiera mejorar la eficacia de sus métodos. En ese sentido, existe una herramienta que no todos conocen, y que puede mejorar la gestión del establecimiento: la firma digital en educación.

Los sistemas LMS suelen ser lo primero en que pensamos, cuando hablamos de tecnología en educación. Pero no es la única forma de agilizar los procesos con alumnos y profesores. 

La firma digital en educación tiene ventajas que pocos conocen y que, con una pequeña inversión, pueden llevar tu gestión educativa a otro nivel, ¿te imaginas una administración que no gaste tinta, ni papel?

Usos de la firma digital en educación

Actualmente, todas las instituciones educativas, como escuelas, universidades y academias, conocen los beneficios de las plataformas de aprendizaje digital. La posibilidad de tener una educación mixta, entre lo presencial y lo virtual, es una realidad.

Sin embargo, son pocos los directivos que han visto el potencial de la firma digital, para mejorar los procesos de gestión educativa. Los esfuerzos de digitalización están apuntando hacia los alumnos y profesores, pero no hacia los procesos administrativos.

La administración en el campo de la educación supone la gestión de mucha documentación. Todos los miembros de la comunidad educativa tienen un registro con sus datos, y muchos procesos cotidianos de estos establecimientos pueden potenciarse con la firma digital.

La mala gestión de estos documentos puede significar un gran obstáculo para la administración educativa. Entre otros documentos, los más usados en educación son: 

• Fichas.
• Exámenes.
• Datos de registro.
• Nóminas salariales.
• Diplomas.

Debemos aprovechar la tecnología para agilizar procesos en las instituciones educativas. Los retos de la educación digital no son solo los del estudiante y su proceso de aprendizaje, sino también los relativos al personal. La firma digital, podría agilizar todos los procesos administrativos y de gestión.

Entre los principales usos de una firma digital en la escuela o universidad, se encuentran:

1. Certificación de diplomas y documentos

A través de software de firma digital es posible certificar firmas de los directivos, para certificar diplomas de forma rápida y sencilla. De esta forma, se evitan trámites burocráticos que implican la firma presencial. 

2. Trámite de matriculaciones

Herramientas profesionales, permiten vincularse con los software de gestión de clientes, en este caso, de alumnos. Esto permite que las matriculaciones y pagos puedan agilizarse, ya que los alumnos pueden registrar una firma digital y certificar sus inscripciones, desde la comodidad de sus casas.

3. Convenios de prácticas y acuerdos comerciales

Los convenios de prácticas profesionales suelen ser trámites que requieren gran burocracia. Estos son acuerdos para que los estudiantes realicen aprendizajes en organizaciones y empresas externas al establecimiento educativo.

Para este tipo de convenios se requieren las firmas de los diferentes representantes, así como de empresas de seguros y del alumno mismo.

Una suite de firma digital permite agilizar estos trámites de manera segura a través de cualquier dispositivo digital (computadora, teléfono, tablet, etc.), lo cual es una ventaja significativa. Los tiempos y los costos se reducirían exponencialmente.

4. Intercambios de estudiantes

Al igual que los convenios de prácticas, los intercambios suponen una gran cantidad de papeleo administrativo, que debe certificarse con la firma de los encargados. En este aspecto, los software de firma digital, también podrán agilizar el proceso, sobre todo cuando el intercambio es entre dos instituciones de diferentes países.

5. Contrataciones de personal

Toda institución educativa es también una empresa que necesita de personal para funcionar. Para ello, también es posible contar con la ayuda de una firma electrónica certificada, que pueda reducir la carga administrativa.

Un software de firma digital permite firmar cualquier tipo de documentos, incluso PDF, de forma segura y legal. Hoy, la firma electrónica está regulada por organismos competentes que la convierten en un sello legal, con la misma validez que la firma autógrafa.

Beneficios de la firma digital en educación

Los alumnos que inician un proceso educativo son, generalmente, nativos digitales. Están acostumbrados a no perder tiempo en trasladarse para firmar un documento, y lo considerarían una verdadera pérdida de tiempo.

Las experiencias de aprendizaje son cada vez más virtuales, interactivas y personalizadas; y las organizaciones que no logren adaptarse estarán en desventaja. 

La firma digital es un sistema en auge en diferentes campos, como la banca digital, los procesos judiciales, gubernamentales y comerciales. Hoy también significan un gran avance en el campo educativo.

Las ventajas que presenta la firma digital en escuelas, universidades y academias son:

• Reducción en la carga administrativa para el personal.
• Rapidez y reducción en tiempos de espera.
• Disminución en los costes.  
• Agilidad en los trámites que se firman diariamente.
• Mayor efectividad en tiempos ajetreados, como el inicio del año escolar, o los periodos de examen.
• Reducción en costes de papel, y tinta, mantenimiento de impresoras, envíos postales y elementos de oficina para archivar.
• Agilidad en la firma de contratos.
• Digitalización de documentos, que no podrán extraviarse ni retrasarse.
• Evita aglomeraciones en las oficinas, ya que todo puede firmarse de manera online.
• Beneficia la imagen de la organización, puesto que la firma digital es ecológica e innovadora.

Conclusiones

Contar con soluciones de firma digital profesionales, supone adaptarse a un cambio inevitable al cual las instituciones de educación no están exentas.

Una oficina sin papeles que cierra acuerdos y matriculaciones en cuestión de horas, ya no es una utopía. El primer paso es probar estas herramientas para conocer de primera mano sus beneficios. La suite CINCEL, por ejemplo, ofrece prueba gratuita, que da acceso a más de 25 funciones para la firma digital. Se trata de una de las empresas líderes del sector, por lo que evaluarla puede resultar provechoso.