Qué es y cómo se acredita la firma digital en mi negocio

El auge de la firma digital es hoy una realidad en Latinoamérica. Luego de la pandemia, millones de negocios alrededor del mundo están implementando este sistema para firmar documentos digitales.

Pero aún son muchas las personas y líderes empresariales que desconfían de este sistema. En este artículo describiremos qué es y cómo se acredita la firma digital, para terminar con las dudas de este proceso que, incluso, puede ser aún más seguro que la firma en papel.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un mecanismo criptográfico tecnológico, que permite autenticar documentos digitales, para darles un carácter legal, dentro de la legislación de un estado o región. Su potencial reside en que está basado en operaciones matemáticas y algoritmos que la hacen segura y confiable.

La firma digital debe cumplir con ciertas características para ser considerada como tal:

• Accesibilidad: Se refiere a que el documento debe estar disponible para cualquier consulta posterior de autoridades, auditores, emisor etc.
• Integridad: mediante la firma digital, el documento certifica que ha permanecido inalterado, y no pudo ser modificado desde su firma.
• Atribución: esta característica significa que, una vez firmado el documento en las condiciones correctas, el firmante no puede decir que él no lo firmó. No podrá negar o repudiar esa firma.

Si bien en cada estado la legislación de la firma digital puede variar en ciertos aspectos, su estructura fundamental está basada en las 3 características anteriores. Existe una gran diversidad de herramientas digitales, desarrolladas para cumplir con estas funciones.

Estas herramientas, denominadas Software de firma digital, ofrecen la posibilidad de integrar fácilmente firma digital en cualquier solución de nube mediante interfaces de programación de aplicaciones, conocida también por la sigla API, en inglés, application programming interface.

Qué herramientas necesito para aplicar la firma digital

Uno de los roles principales de un software de firma digital es asegurar que las firmas digitales cumplan con los requisitos necesarios, para poder ser accesibles, innegables e íntegras.

Dentro de estas herramientas, actualmente en Latinoamérica se destaca el Software de firma digital de CINCEL, el cual ha obtenido reseñas positivas en el sitio de búsqueda y comparación de ComparaSoftware. CINCEL, además de otras funciones, permite:

• Agilizar la contratación remota de productos y servicios.
• Brindar seguridad y trazabilidad al proceso de firma.
• Almacenar y organizar tus documentos.
• Conocer el estatus de tus solicitudes de firma.
• Eliminar los costos y tiempos que implica la firma en papel.
• Contribuir al proceso de digitalización total de tu organización.
• Notarizar con blockchain como un blindaje adicional.

Ahora bien, aún son muchas las empresas en Latinoamérica que por desconfianza e inseguridad, no han adoptado la firma digital. Esto sucede, generalmente, por desconocimiento del sistema que le da seguridad a la firma.

Por este motivo, conoceremos cómo se integra la firma digital, para poder darle confianza a aquellos emprendedores y líderes empresariales que aún dudan de su efectividad.

Una vez implementado el sistema, y como indicó una encuesta internacional a más de 450 empresas de América, Europa y Asia, “Permitió aumentar la satisfacción del cliente, y de los empleados. Ahorrando tiempo, recursos y dinero”.

¿Cómo atribuir la firma digital al firmante?

Generalmente las firmas de documentos en papel son trámites complejos y burocráticos, lo que conlleva a altos costos de gestión y riesgo de ser alterado o modificado. Diferentes empresas vinculadas a la legislación, como firmas de abogados, inmobiliarias, financieras, y entidades públicas, están comenzando a implementar la firma digital para agilizar sus procesos, ahorrar tiempo y dinero, además de satisfacer mejor a sus clientes.

Ahora bien, para muchas compañías primero es necesario responder a una pregunta fundamental, antes de implementar la firma digital: ¿Cómo me aseguro que el firmante es quien dice ser en la firma de un contrato digital?

Un software de firma digital debe contar con elementos de seguridad que permitan que la firma sea confiable. Entre ellos encontramos el registro de la velocidad y profundidad de cada trazo. Así como la geolocalización del dispositivo desde el cual se realiza la firma. Estos son elementos que se adhieren a la metadata del contrato digital y que serán características para ser consideradas en caso de haber un peritaje en algún juicio. 

Adicionalmente, un software de firma digital puede brindarte la opción de agregar un elemento extra de seguridad como la verificación de identidad del firmante, mediante prueba de vida y biometría facial.

El “hash”, dentro de la firma digital

Cada documento digital cuenta con un resumen único que lo identifica, como una especie de huella digital. Este resumen o hash, se obtiene al aplicar una fórmula matemática llamada “función unidireccional de resumen”, y resulta en una combinación de números y letras minúsculas de la “a” a la “f”. Un ejemplo de hash podría ser:

165d5f1615a80bf0e106df3954c5a73439f659cf02d6c2eb760c21076fb17043.

Ese hash será siempre el mismo, al aplicar la función matemática sobre el documento. Por lo tanto, si la fórmula arroja un hash diferente al original, significa que el documento ha sido alterado.

El proceso de firma digital

De esta forma, cuando a través de un software de firma digital como CINCEL, se acredita la firma, el sistema sigue los siguientes pasos.

Proceso de firma digital

• Crea: El usuario creador del documento sube y configura el documento a firmar.
• Comparte: Agrega a los firmantes y envía la solicitud de firma. 
• Firma: Los firmantes reciben la solicitud vía correo electrónico y cada uno realiza su firma con firma autógrafa o bien, con firma avanzada, en caso de que lo haya pedido el creador del documento.

Conclusiones

Ya conoces cómo funciona la firma digital, el proceso es estadísticamente imposible de vulnerar, siempre y cuando sea un proveedor confiable y se hayan tenido las propiedades necesarias que tiene que cumplir un esquema de firma. 

Para comenzar a aplicarlo en tu negocio, solo debes acudir a un proveedor certificado y de confianza, que permita cumplir con las reglamentaciones dispuestas por el marco legal de tu país o región.

Uno de los software de firma digital que realiza este proceso de forma sencilla, segura, y rápida es el software CINCEL. Se trata de una herramienta que cumple con los estándares de seguridad, y el cual ha sido elegido por más de 75 mil usuarios. Mediante este link, puedes probar sus principales funciones con un plan gratuito, y comenzar a firmar documentos al instante.