¿Ya has optimizado tu evaluación de proveedores? Descubrelo con esta encuesta | + Formato descargable

La evaluación de proveedores es un proceso crítico que, si se descuida, puede exponer a las empresas a una variedad de riesgos, desde la disminución de la calidad del producto hasta interrupciones significativas en la cadena de suministro.

Elegir a los proveedores incorrectos puede llevar a resultados devastadores, como el incumplimiento de normativas, problemas legales, y daños a la reputación de la marca que, a largo plazo, afectan negativamente la rentabilidad y la sostenibilidad del negocio. En un mercado cada vez más competitivo y globalizado, asegurarse de que cada proveedor cumple con los estándares y expectativas es fundamental para el éxito empresarial.

Continúa leyendo este artículo para descubrir cómo una efectiva evaluación de proveedores puede proteger a tu empresa de estos riesgos, asegurando así una operación eficiente y alineada con tus objetivos comerciales.

¿Qué es la evaluación de proveedores?

La evaluación de proveedores es el proceso mediante el cual una organización analiza y valora el desempeño y la capacidad de sus proveedores actuales y potenciales, utilizando herramientas cuantitativas y cualitativas.

Este proceso tiene como objetivo asegurar que los proveedores cumplen con los requisitos específicos de:

• Calidad
• Entrega
• Costo
• Y otros criterios de evaluación relevantes.

El objetivo final de este proceso es minimizar riesgos, controlar costes y promover mejoras continuas en la cadena de suministro.

Por otro lado, no podemos obviar que la evaluación de proveedores es un requisito de la ISO 9001. Esta norma internacional demanda que las empresas evalúen periódicamente a sus proveedores. Esto garantiza que los productos y servicios comprados cumplan con los estándares de calidad necesarios.

¿Por qué deberías hacer una evaluación de proveedores?

Realizar una evaluación de proveedores es esencial para cualquier empresa que desee asegurar la eficiencia, calidad y sostenibilidad de su cadena de suministro. Este proceso no solo ayuda a recolectar información crucial sobre los proveedores antes de entablar una relación comercial con ellos sino que también brinda una serie de beneficios tangibles que pueden impactar positivamente en la operación y reputación de una organización.

Aquí destacamos algunos de estos beneficios:

Mitigación de riesgos

La evaluación permite identificar y medir cualquier riesgo potencial asociado con un proveedor potencial, incluyendo factores relacionados con su capacidad técnica, competencia y compromiso con la gestión de la calidad. Esto es crucial para evitar sorpresas desagradables que podrían afectar la operatividad o la imagen de la empresa.

Protección de la reputación de la marca

Utilizando un formato de evaluación de proveedores, las empresas pueden seleccionar aquellos proveedores que cuenten con una reputación sólida y prácticas empresariales alineadas con los estándares de calidad y la responsabilidad social, preservando así su imagen corporativa.

Optimización de costos

La evaluación de proveedores ayuda a entender la capacidad del proveedor para cumplir con los requerimientos específicos al costo más efectivo. Esto se traduce en una optimización de los gastos asociados a la contratación de proveedores, lo cual puede tener un impacto directo en la rentabilidad de la empresa.

Alineación de prácticas empresariales

Este proceso asegura que las prácticas de los proveedores estén en consonancia con las de la empresa, fomentando una colaboración más fluida y eficaz. La compatibilidad en términos de ética empresarial y compromiso con la calidad es fundamental para establecer relaciones comerciales duraderas y productivas.

Incremento del compromiso del proveedor

Saber que serán evaluados periódicamente motiva a los proveedores a mantener altos niveles de calidad en sus productos y servicios. Esto se traduce en una mejora continua en las operaciones de entrega y en el servicio que ofrece, beneficiando directamente a la empresa contratante.

¿Cuándo debo hacer una evaluación de proveedores?

Como dijimos, realizar una evaluación de proveedores es un paso crucial para asegurar la eficiencia y la calidad dentro de la cadena de suministro de una empresa. Pero ¿cuándo aplicarla?

Este proceso debe llevarse a cabo en distintos momentos para garantizar la selección adecuada y el mantenimiento de relaciones comerciales beneficiosas a largo plazo.

Estos son:

1 | Al hacer una selección inicial de proveedores

Antes de formalizar cualquier acuerdo comercial, es fundamental evaluar exhaustivamente a los proveedores potenciales. Esta fase inicial implica investigar y comparar diferentes opciones para identificar cuál cumple mejor con las necesidades específicas de la empresa, considerando:

• Calidad del producto
• Plazos de entrega
• Estabilidad financiera
• Cumplimiento de normativas legales y éticas.

Esta evaluación inicial es decisiva para establecer una base sólida para la futura relación comercial.

2 | Para hacer una evaluación periódica de proveedores

Una vez establecida la relación, es esencial realizar evaluaciones periódicas. Esto permite verificar que los proveedores continúen cumpliendo con los estándares de calidad y otros requisitos acordados.

Estas revisiones regulares son clave para mantener una cadena de suministro eficaz y para identificar oportunidades de mejora o corrección de desviaciones antes de que se conviertan en problemas serios.

3 | Al haber cambios significativos en la empresa o en la cadena de suministro

Cualquier cambio importante dentro de la empresa, como la expansión a nuevos mercados o el lanzamiento de nuevos productos, puede requerir capacidades adicionales o distintas de los proveedores actuales.

Además, cambios en la legislación, estándares de calidad o en la demanda del mercado pueden hacer necesaria una nueva evaluación de los proveedores para asegurar que sigan siendo los más adecuados para las necesidades cambiantes de la empresa.

4 | Cuando existan quejas o problemas recurrentes

Los problemas o quejas consistentes relacionados con la calidad, la entrega o cualquier otro aspecto crítico son señales de alarma que no deben ignorarse. Una evaluación de proveedores en estas circunstancias puede ayudar a identificar las raíces de estos problemas.

Determinar la causa subyacente es el primer paso para resolver estas cuestiones de manera efectiva, lo cual puede implicar desde trabajar conjuntamente con el proveedor para mejorar el rendimiento hasta, en casos extremos, reemplazarlo.

Métodos para hacer una evaluación y selección de proveedores

Existen varios métodos de evaluación de proveedores, cada uno con sus particularidades, aplicaciones y ventajas. Aquí te presentamos seis métodos comunes y cómo se aplican en diferentes contextos.

Método categórico

Este enfoque permite una evaluación rápida y es particularmente útil cuando los criterios son cualitativos por naturaleza. Aunque es menos preciso que otros métodos, su simplicidad lo hace ideal para filtrar proveedores en una etapa temprana del proceso de selección de proveedores.

La subjetividad en la asignación de categorías puede ser un desafío, pero involucrar a múltiples departamentos en la evaluación puede ayudar a equilibrar las opiniones.

Método de puntos ponderados

Este método proporciona una evaluación de proveedores cuantitativa, permitiendo a las organizaciones asignar una importancia relativa a cada criterio de evaluación. Esto asegura que los aspectos más críticos para el negocio, como la calidad del producto o la capacidad técnica, tengan un mayor impacto en la decisión final.

La principal ventaja es su adaptabilidad a diferentes situaciones y la posibilidad de ajustar los pesos conforme cambian las prioridades de la empresa.

Método de la relación de costos

Al centrarse en el costo total, este método ayuda a las empresas a identificar no solo el proveedor más barato sino el más costo-efectivo. Es crucial cuando los costos ocultos o indirectos, como los asociados con retrasos en la entrega o baja calidad, pueden tener un impacto significativo en el costo total.

La dificultad radica en identificar y cuantificar todos los costos relacionados, lo cual requiere un análisis exhaustivo.

Método de análisis dimensional

Este método es altamente efectivo para evaluar proveedores desde múltiples perspectivas, integrando factores como la responsabilidad social y la sostenibilidad ambiental, además de los tradicionales como costo y calidad. Permite a las empresas adaptar el modelo a sus valores y objetivos específicos, pero requiere un conocimiento detallado de los criterios y cómo medirlos.

Proceso de jerarquía analítica (AHP)

AHP es particularmente útil para decisiones complejas donde diferentes criterios tienen distintos niveles de interdependencia. Facilita la comparación directa entre opciones complicadas y ayuda a racionalizar decisiones subjetivas.

Sin embargo, requiere una inversión significativa en tiempo y recursos para realizar las comparaciones y análisis necesarios.

Modelo Carter 10’Cs

Este enfoque proporciona un marco exhaustivo para la evaluación de proveedores, considerando aspectos que van más allá del desempeño técnico o económico.

Las 10 C’s son:

• Capacidad: Evalúa si el proveedor puede cumplir con los volúmenes requeridos.
• Competencia: Se refiere a la habilidad técnica y el conocimiento en el área específica.
• Consistencia: Mide la regularidad en la calidad y el servicio.
• Control del proceso: Evalúa la eficacia en la gestión y control de los procesos productivos.
• Compromiso con la calidad: Determina si el proveedor tiene sistemas como ISO 9001 para asegurar la calidad.
• Cash (efectivo): Analiza la estabilidad financiera del proveedor.
• Costo: Considera no solo el precio, sino el valor total que el proveedor aporta.
• Cultura: Examina la compatibilidad cultural y de valores entre el proveedor y la empresa.
• Clean (limpio): Valora el cumplimiento legal y los estándares éticos.
• Communication efficiency (eficiencia en la comunicación): Mide la eficacia y claridad en la comunicación y la gestión de la información.

Encuesta para evaluar a tus proveedores

Para asegurar una cadena de suministro eficiente y de alta calidad, realizar una evaluación de proveedores es un paso fundamental. Esta evaluación implica revisar meticulosamente el desempeño y la capacidad de tus proveedores, utilizando un conjunto específico de criterios de selección.

Estos criterios de selección son:

• Calidad del producto.
• Plazos de entrega.
• Capacidad técnica.
• Responsabilidad social.

Por eso presentamos una encuesta diseñada para evaluar la calidad de tus proveedores, enfocándonos en estas áreas clave. Este instrumento te permitirá recopilar información valiosa sobre tus proveedores actuales y potenciales, ayudándote a tomar decisiones informadas sobre con quién trabajar.

Descarga este formato de evaluación de proveedores para aplicar en tu empresa

Si estás interesado en implementar esta práctica en tu empresa y deseas tener tu propio formato de evaluación de proveedores, puedes descargar nuestro modelo que puedes personalizar según tus necesidades.

Puedes descargarla aquí.

Conclusión

La evaluación de proveedores es más que un simple chequeo; es una estrategia esencial para el crecimiento y la estabilidad empresarial. Al implementar prácticas rigurosas de evaluación, las empresas no solo aseguran la calidad de sus productos y servicios, sino que también fomentan la innovación y la responsabilidad dentro de su cadena de suministro.

En última instancia, este proceso contribuye a construir un ecosistema empresarial más resiliente y adaptable, capaz de enfrentar los desafíos del mercado actual y futuro. Adoptar y perfeccionar la evaluación de proveedores es, sin duda, un paso hacia la excelencia operativa y la satisfacción del cliente.