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Gestión de Proyectos

Estrategias de gestión de proyectos

Cada proyecto tiene sus propios retos, unos más complicados que otros y en cada uno de ellos podemos aplicar estrategias destinadas a la de gestión y facilitación de las actividades más importantes que darán por culminados con buen los objetivos.

Se deben respetar unas cuantas normas básicas, las cuales, son aplicadas tanto por nuevos gerentes como por profesionales. Mediante las estrategias de gestión de proyectos se pueden evitar pérdidas de recursos, retrasos y controlar un sinfín de variantes que pueden llevar a nuestros proyectos a fracasar.

Para minimizar estas variables negativas, miles de empresas de diferentes tamaños deciden usar una herremaienta para la gestión de proyectos, las hay muy variadas para adaptarse a ca tipo de empresa.

Importancia y objetivos en la gerencia de proyectos

 

Hoy en día, las personas tienen más conocimientos sobre lo que realmente quieren o necesitan, por lo que los proyectos deben tomar en cuenta más detalles y por lo tanto, ser más elaborados. Es aquí donde radica la importancia de gerencia proyectos, no se trata solo de terminarlos, sino hacerlo de forma eficiente para poder cumplir con las nuevas necesidades que tengan los consumidores y con las previamente planificadas estrategias de gestión de proyectos.

En líneas generales, los objetivos a los que debe apuntar una buena gerencia para proyectos son los siguientes:

  • Establecer objetivos realistas en cuanto a lo que se quiere lograr con el proyecto.
  • Medir la factibilidad y los riesgos del proyecto.
  • Crear una planificación detallada para cumplir los objetivos.
  • Llevar a cabo los objetivos propuestos mediante la supervisión de los planes de acción, cumpliendo con las restricciones de tiempo y otros recursos establecidos.
  • Mejora significativa en el éxito del proyecto en base al seguimiento de una metodología flexible.

 

Estrategias en gerencia para proyectos

Revisemos algunos recursos generales de los que dispones para optimizar los trabajos de gestión y control de actividades. Estas estrategias son flexibles y potentes, por lo que se adaptan a casi cualquier proyecto siendo útiles y efectivas:

Comprende tu proyecto

Una estrategia subestimada pero muy útil es comprender muy bien la delimitación y especificar los objetivos a alcanzar antes de iniciar la planificación del proyecto. Esto te simplificará la vida a la hora de tomar decisiones cuando sea necesario replantear cualquier aspecto en el futuro.

Aprovecha los recursos

Muchas veces asignamos recursos a diversas actividades y no nos fijamos si con el tiempo, parte de la necesidad de estos recursos disminuye. Si se da el caso, puedes quitar recursos a una actividad (como personal) y aprovecharlo en otras.

Vigila los plazos y crea holguras

Muchas veces al planificar tenemos una visión idílica. Un buen planificador de éxito, deja algo de holgura en los plazos de las actividades más riesgosas o que se puedan atrasar por cualquier motivo y lo considera en la planificación.

Esté presente en el proyecto

Los proyectos con lideres presentes y con capacidad de decisión son más exitosos. Trate de estar cerca de su proyecto, que los ejecutantes se sientan motivados y supervisados, esto asegurará un progreso óptimo.

Asegure canales de comunicación efectivos

Es raro que un proyecto sea llevado a cabo por una sola persona o un solo departamento. Mantener canales de comunicación efectivos entre los participantes, con expectativas clara es la clave de todos los procesos organizacionales. Puede recurrir a herramientas tecnologías para conseguirlo.

Tenga en consideración estas estrategias en todas las fases de desarrollo, sin dudas lo acercaran mucho más a sus objetivos.

Ciclo de gestión de proyectos

Uno de los errores más comunes y que constantemente llevan al fracaso a muchos planes que parecen estar bien diseñados y estudiados, es mirar a la gerencia como un camino de una sola vía y no como un proceso que debe repetirse y recrearse a sí mismo hasta asegurar el éxito final de los objetivos propuestos.

Es importante que tomemos en cuenta los elementos en lo que se denomina el ciclo de gestión de proyectos, que, aunque pueda llegar a sonar complicado, no es más que un esquema que se suele ver en la mayoría de los casos empresariales de éxito.

El esquema tiene 5 fases:

Fase 1: Inicio del proyecto

Comprende actividades de factibilidad, delimitación de objetivos y viabilidad.

Fase 2: Planificación

Se detalla concretamente y de forma muy especifica las actividades, los recursos, los responsables, el tiempo de inicio y fin.

Fase 3: Ejecución

En esta fase se suelen asignar formalmente las actividades, junto con los recursos necesarios para llevar a término cada una en el tiempo propuesto. Además, se ponen en marcha cualquier tipo de cambio que surja a nivel de planificación.

Fase 4: Control

Aquí se busca medir o comparar el avance de cada actividad con respecto a la planificación. Si se detecta alguna inconsistencia, esta se detalla y se debe regresar a la fase 2.

Fase 5: Cierre

El cierre es una gran oportunidad para aprender sobre el proyecto que se llevó a cabo y así aplicar planes de mejora continua.

Sobre las metodologías de administración y control de proyectos

Un punto fundamental que tenemos que tener en cuenta a la hora de administrar y gerenciar un proyecto de la índole que sea, es su naturaleza particular y única.

Incluso cuando dos proyectos persigan los mismos objetivos muy posiblemente tendrán sus diferencias ya sea en: Tiempo, recursos disponibles, gerentes, encargados, personal, cliente…

Es por eso que existe una metodología para cada caso particular. Escoger una metodología que vaya con tu tipo de proyecto es sin duda un factor clave que se debe llevar a cabo sin falta desde la fase 1, previo a cualquier planificación.

Te invito a visitar este post donde descubrirás la Importancia del desarrollo de Proyectos

¿Qué estrategias y herramientas aplicas tu a la hora de abordar tus proyectos? Comenta cuales te han dado los mejores resultados y discute con nosotros tus apreciaciones.

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