Diagrama de flujo: ejemplos y tipos para diseñarlo en pocos pasos

Contar con un diagrama de flujo es un acierto al momento de tener que visualizar todos los procesos de una organización. Es una forma muy popular de visualizar procesos e identificar tanto errores como aspectos a mejorar en las prácticas diarias. 

En este artículo te explicamos de qué se trata un diagrama de flujo, ejemplos para que puedas aprovecharlos en el día a día de tu organización y los tipos que existen según los autores. 

Qué es un diagrama de flujo

Los diagramas de flujo, o también llamados flujogramas, han existido desde principios del siglo XX, aunque tuvieron su momento más popular durante las décadas de 1970 y 1980 con el auge de las computadoras personales.

Por lo tanto, un diagrama de flujo de proceso es una representación gráfica que muestra las relaciones entre procesos, acciones o pasos con un objetivo en común.

Visualmente, los procesos están representados con la ayuda de descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas y prismas circulares, entre otros símbolos. Por su parte, las líneas que conectan estas figuras muestran como un paso, acción o relación influye en el otro.

A diferencia del diagrama de red que suele aplicarse a proyectos, en el diagrama de flujo tenemos múltiples funcionalidades, desde lo más sencillo como adquirir nueva mercadería hasta un complejo proceso de contratación. Por eso se utilizan en áreas como el marketing, pasando por el modelado de datos hasta el desarrollo de software. 

Existen diferentes tipos de diagrama de flujo según los autores que han teorizado sobre esta metodología, entre ellos, Alan B. Sterneckert, Andrew Veronis, Marilyn Bohl y Mark A. Fryman. Para hacer un diagrama de flujo se puede tomar en cuenta una serie de pasos que te permitirán organizar correctamente las relaciones y asignar adecuadamente los roles correspondientes.

Tipos de diagrama de flujo

Como decíamos anteriormente, los diagramas de flujo son herramientas que se pueden usar en muchos campos y sectores del mercado. Puedes verlos en educación, ventas y marketing, negocios, ingeniería o fabricación. 

Dependiendo del tipo de proceso que pretendes visualizar, tal vez sea conveniente elegir un tipo de diagrama de flujo en particular. Mark A. Fryman, en su libro Quality and Process Improvement (Mejora de los procesos y la calidad, 2002), afirma que hay cinco tipos de diagramas de flujo desde la perspectiva de los negocios:

• Diagrama de flujo de decisiones: ayuda a explicar las medidas que se toman para justificar una decisión. Este tipo de diagramas de flujo es muy útil para anticipar las consecuencias de diferentes decisiones.
• Diagrama de flujo lógico: se aplica para identificar deficiencias, cuellos de botella o limitaciones del proceso que podrían causar interrupciones o problemas. 
• Diagrama de flujo de sistemas: este modelo representa el modo en que los datos fluyen en un sistema. Por lo general, se usan en el mundo de las finanzas.
• Diagrama de flujo de productos: aquí se visualiza el proceso de creación del producto y su orden secuencial. Este tipo de gráficos puede ser muy útil en el lanzamiento de un producto nuevo o al realizar el proceso de producción.
• Diagrama de flujo de procesos: se muestra cómo se obtendrá cierto resultado con un proceso. Probablemente, crees un diagrama de flujo de este tipo para mejorar algún proceso que ya uses o para implementar uno nuevo.

En el caso de estos tipos de diagramas de flujo, y también a diferencia del diagrama de PERT, estas representaciones tiene un mismo objetivo que no necesariamente se refieren a un proyecto o una línea de tiempo. Más bien, siguen una serie de acciones que se van desencadenando a medida que el proceso avanza. 

Ejemplos de diagrama de flujo

1. Diagrama de flujo de proceso de compra a proveedores

En este ejemplo de diagrama de flujo vemos cada una de las etapas que influyen en el proceso de compra a proveedores. La secuencia se inicia cuando se notifica la necesidad de adquirir nuevas materias primas; allí se aclara si es la primera vez que se realizará la compra de dichos artículos. 

Si la compra es nueva, se procede a consultar precios y pedir cotizaciones para ver si el precio se ajusta al presupuesto; dependiendo de ello se confirma o no el pedido con el proveedor.

Si es una compra ya hecha con anterioridad, se debe decidir si el proveedor que se está considerando se adecua a las necesidades de la empresa o no. En caso de una respuesta negativa se conecta con los pasos de una nueva compra. Mientras que si la respuesta es afirmativa, el camino es más sencillo y se hacen directamente el pedido y el pago. 

2. Diagrama de flujo proceso de contratación

Este ejemplo de flujograma se inicia con la publicación de una oferta de trabajo. Al recibir los curriculums, se procede a evaluarlos y allí tenemos dos opciones. Por un lado, los curriculums calificados se dirigen a una entrevista con el director de Recursos Humanos. Mientras que los no calificados para el empleo son rechazados.

Una vez que los calificados pasan la entrevista, se dirigen a una segunda entrevista con el CEO de la compañía. Si no pasan esta etapa, también proceden a la instancia de rechazo. En cambio, si logran pasar dicha entrevista, se procede a enviar una oferta laboral donde finaliza el proceso de contratación.

3. Diagrama de lujo consenso

Por último, el ejemplo de diagrama de consenso comienza con un consenso previo.

De contar con ese consenso previo, se indica que debes hacer una edición. Si detectas que ya se había editado el artículo, y estás de acuerdo con el cambio, puedes formalizar el nuevo consenso. 

Sí, en cambio, no estás de acuerdo, vuelves a la instancia de buscar un acuerdo y editarlo nuevamente. Al revisar si el artículo fue editado más veces no encuentras ninguna adición, también puedes proceder al nuevo acuerdo. 

Cómo hacer un diagrama de flujo

Ahora que has visto algunos ejemplos de diagrama de flujo y cómo se aplican a diferentes procesos, tal vez te resulte un poco confuso por dónde empezar. Por eso, te facilitamos el trabajo con algunas instrucciones sencillas que te ayudarán a diseñar fácilmente cualquier tipo de flujograma.

1. Define el proceso a representar

Primero debes detectar el proceso que quieres analizar y fijar claramente donde empieza y termina cada uno. Esto puede ocurrir porque se dan situaciones en las que un proceso está muy relacionado con otro y se pueden confundir los límites entre uno y otro.

2. Localiza las etapas más destacadas

En este paso debes determinar el número de las etapas que van a considerarse para crear el diagrama de flujo de proceso. Si es muy detallado, puede estar cargado de información y, por lo tanto, ser confuso. 

Por el contrario, si es muy breve, es posible que se salte algunos pasos esenciales para lograr el objetivo del proceso.

3. Realiza un borrador

Una vez consideradas las etapas del proceso que has decidido representar, lo ideal es comenzar un borrador. Allí podrás empezar a usar los símbolos que te mostramos en los ejemplos de diagrama de flujo anteriormente.

Para refrescarte la memoria, te explicamos los más comunes: 

• Óvalo: se usa para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.
• Rectángulo: indica una etapa del proceso a través de acciones claras.
• Rombo: sirve para marcar una división o decisión positiva (sí) o negativa (no) de una etapa, la cual cambiará la dirección de las siguientes etapas.
• Flechas: son las encargadas de marcar la dirección de todos los elementos del flujograma.
• Triángulo invertido: indica cuándo se ha archivado un documento o hecho un expediente.

4. Solicita retroalimentación

Si bien debes elevar el diagrama a los directivos, también es esencial pedir la opinión de los colaboradores que participan directamente de este proceso. 

Después de todo, son ellos quienes pueden brindarte la información más valiosa con base en su experiencia. Sin duda, es mejor elaborar un diagrama de flujo de proceso en equipo que de manera individual.

5. Traza el diagrama

Ya corregido el diagrama de flujo de proceso, es momento de darle formato para concluirlo y presentarlo a socios, directivos y colaboradores de la empresa. Como viste en los ejemplos de diagrama de flujo, la comunicación visual es fundamental para entender claramente el proceso. Colores, orden y sencillez son aspectos claves.

Así mismo, es importante presentarlo al área que se hace cargo de este proceso, para que sepa qué acciones tomar en cada una de las etapas representadas de manera visual.

6. Asignar roles en cada etapa

Por último, con ayuda del flujograma puedes dividir las tareas que cada colaborador va a desempeñar en determinadas etapas del proceso. Con ello podrás obtener resultados de mayor rendimiento.

Herramientas para diseñar un diagrama de flujo

Al momento de trazar el diagrama, es posible que te encuentres frente al dilema de qué herramientas usar para diseñarlo. El éxito de cualquier proyecto contiene un fuerte componente en finas tareas de análisis de lo realizado hasta el momento. A su vez, una buena estrategia comunicativa que ayude a comprender rápidamente el proyecto o proceso trabajado es fundamental. Y esa es justamente la labor del Software de Diagrama de Flujo.

El software para diagramas de flujos es un programa que se utiliza para crear un flujo que describa un proceso, sistema o algoritmo informático. Como veníamos describiendo, es muy beneficioso documentar y estudiar las posibilidades de mejora de un proceso. 

Opciones como Miro, Draw, Lucidchart y Visio son sencillos de utilizar y no requieren de un conocimiento técnico específico e incluyen diversas bibliotecas de formas con funciones de arrastrar y soltar que colaboran directamente con el diseño de estos flujos. Desde rectángulos, óvalos, hasta flechas que indiquen el flujo y la secuencia. 

Conclusión

Ahora que te hemos mostrado ejemplos de diagrama de flujo, los tipos más populares y cómo diseñarlos fácilmente, puedes aplicarlos en tu organización tanto para visualizar procesos como para tomar decisiones. 

No olvides que el tipo de diafragma de flujo que elijas tendrá que ver con tus necesidades y qué proceso estás buscando visualizar, como también la importancia de la participación de tus colaboradores para poder definir el camino de acciones a seguir.