CRM para Universidades: Ejemplos, beneficios y funcionamiento

Como dijimos en nuestro artículo de CRM para Contadores, hace tiempo que está herramienta rompió las barreras que la ataban únicamente al Marketing. Hoy, tiene miles de usos que pueden ayudar a diversas organizaciones, de los rubros más disímiles, a solucionar sus conflictos. Es el caso de los CRM para universidades. 

México es el segundo país de América Latina con más universidades, revela un estudio de Statista . Sin embargo, la OECD nos dice que solo 2 de cada diez mexicanos termina sus estudios superiores. ¿Qué ocurre? Según la Encuesta Nacional de la Juventud en México la deserción universitaria se debe a que las casas de altos estudios no cumplen las expectativas de los jóvenes. 

¿Cómo solucionar esta problemática? La clave está en mirar al alumno como un cliente, para poder desentrañar qué es lo que espera y desea conseguir de los estudios superiores. Para esta tarea, será muy útil los CRM para universidades. 

¿CRM y Universidades? ¿Pueden trabajar juntos?

Los CRM y las Universidades parecen tener naturalezas distintas. Por un lado, la primera tiene una clara tendencia comercial, mientras que la segunda se arraiga profundamente en lo educativo. Nos cuesta imaginarnos a los alumnos en una posición de clientes frente a las autoridades educativas. 

Sin embargo, si lo analizamos detenidamente; tiene sentido. Las universidades ofrecen un servicio, que en el caso de que sea de su interés, el alumno adquirirá. Para ello, la institución educativa tendrá que incursionar en múltiples tareas de campañas de marketing, contabilidad, finanzas, y administración. Con el objetivo de crear y dar a conocer un producto interesante para el estudiante. 

Al igual que cualquier otra empresa, estas tienen un público objetivo. Al que se debe conocer en profundidad para adecuar el servicio a ellos, y para adaptar las formas de llegar a este. Quizás esta sea la gran confusión que ha ocasionado la gran deserción escolar y el CRM para universidades es la gran solución a ellos. 

¿Cómo pueden ayudar los CRM para Universidades a los administrativos?

Solo en la UNAM, 130 mil estudiantes son aceptados para alguna de las más de 100 ofertas educativas. Estamos ante una poderosa base de datos que requiere un análisis y un manejo sumamente especial. 

Principalmente, un Software CRM para Universidades puede ayudarte a evitar problemas como:

• Pérdida de potenciales estudiantes en tu institución: Sabemos que los estudiantes potenciales pueden ser demasiados. Lo que revela que tu estrategia realmente está funcionando. Sin embargo, atender a todos y cada uno de ellos de la forma correcta a veces puede ser difícil. Un error de comunicación y la competencia puede tomar partido de tu público objetivo. 
• Desconexión de los distintos departamentos: Nada exaspera más a un estudiante que rebotar entre distintos departamentos en busca de información. Es que, muchas veces, cada área de la universidad es sumamente independiente de la otra y la comunicación no existe entre ellas. Lo que hará perder valioso tiempo a tus alumnos. 
• Falta de organización en el servicio al cliente, o al estudiante: No estar al tanto del momento de compra, o inscripción, en el que se encuentra nuestro aspirante, puede llevarnos a darle la información incorrecta. Inevitablemente, el resultado será que no tendremos la capacidad de responder a sus inquietudes y necesidades. 
• Poca fidelización de los estudiantes: Si tus esfuerzos publicitarios generan enormes cifras, pero tus números de venta parecen estar siempre al borde del desastre, quizás este sea tu problema. Atraes estudiantes pero no puedes retenerlos.

Retener y fidelizar a tus estudiantes: Es posible con un CRM para universidades

El público de una universidad no se encuentra solo en los estudiantes potenciales. Olvidarse de los alumnos que ya son parte de una institución es un mal paso terrible. Debemos ajustar nuestra estrategia para atraer, retener y fidelizar por partes iguales. 

Un CRM para universidades puede ayudarte a fidelizar a tus estudiantes a través de propuestas de valor agregado. Como por ejemplo una oferta para aquellos que abonen sus cuotas al día, o cursos especiales. 

A la hora de plantear estas, podemos estar un poco a ciegas. Cometer el error de continuar con una propuesta que no sea atractiva para el alumnado puede costarnos muchos recursos. El CRM para universidades puede solucionar esto en segundos al ofrecerte un mapa de los detalles y necesidades más importantes de tu público objetivo.

Ejemplos de CRM para Universidades

Existen múltiples Sistemas CRM para universidades. Un vistazo a los listados de ComparaSoftware te lo confirmará en un segundo. Pero, revisemos los productos más recomendados y mejor valorados de nuestra web:

1 | Kapta: CRM para Universidades

Si de CRM para Universidades se trata no podemos dejar pasar este producto. Kapta CRM está diseñado específicamente para el sector educativo. 

Se enfoca en la captación de nuevos estudiantes. Ofreciendo una comunicación eficiente en el canal de comunicación que tus alumnos potenciales necesitan. 

La gran ventaja es que este producto está alojado en la nube. Por lo que puedes olvidarte oficialmente de instalaciones y engorrosos procesos de implementación. En segundos podrás empezar a conocer a tus estudiantes objetivo, y a medir la efectividad de tu equipo. 

2 | Pipedrive

Pipedrive también se especializa en el sector de los CRM para universidades. ¡Y lo hace muy bien! Ya que permite personalizar la comunicación acerca de los cursos disponibles en tu institución educativa, ya sean estudiantes potenciales o actuales. 

Al mismo tiempo, gestionará las relaciones existentes entre los distintos miembros de la universidad para aumentar la tasa de retención. Otra ventaja es la capacidad que posee esta herramienta para generar una flexibilidad remota del ecosistema que favorece el aprendizaje desde cualquier parte del mundo. 

3 | Elucian Advice

Este CRM para universidades acompaña y guía a los estudiantes a lo largo de todo el proceso estudiantil. Desde los primeros cursados hasta su graduación. Este software se basa exclusivamente en la asesoría académica a partir del seguimiento de su desempeño.

Elucian Advice permite una conexión dinámica entre departamentos, para emitir señales de advertencia ante un estudiante en riesgo. Esto le otorga a la institución una metodología proactiva a la hora de brindar asesoramiento y asesorías.

4 | Creatix Campus

En comparación a las opciones anteriores, este CRM para Universidades utiliza una lógica retail. Lo que le permite optimizar la toma de decisiones con una fuerte influencia del marketing.

Con el rastreo del ciclo de vida del estudiante, o del postulante, de Creatix Campus, se puede trabajar correctamente en el posicionamiento de la institución.

Conclusión

En este artículo abordamos los beneficios de incluir a tu estrategia educativa un CRM para universidades. Este no solo puede ayudarte a mejorar sustancialmente tu comunicación y los procesos de inscripción con alumnos potenciales. Si no que también colabora a mejorar el diálogo y conocimiento interno de los estudiantes actuales para potenciar las tasas de retención.