Correo con atención al cliente: cómo escribirlo

La atención al cliente es un ámbito realmente complejo y con permanente variación. Hay herramientas que se dejan de usar, y otras que emergen. Las herramientas de comunicación y contacto con los clientes son variadas, pero una que sigue siendo igual de efectiva: el correo con atención al cliente. En este artículo, veremos como gestionar este canal y algunos consejos sobre cómo escribir un correo de estas características.

Si bien la atención al cliente mediante vía telefónica sigue siendo uno de los canales más utilizados, recientes encuestas arrojan que cada vez más gente prefiere canales digitales.

Uno de los principales argumentos es que la comunicación telefónica genera frustración por los tiempos de espera que tiene, ya que es una herramienta sincrónica.  El correo con atención al cliente, el cual se gestiona con tiempos asincrónicos, facilita la espera, durante la cual se puede seguir con las actividades diarias sin más problemas.

¿Cómo enviar un correo con atención al cliente?

Debemos decir que no hay una receta perfecta para escribir un correo electrónico con atención al cliente, debido a que no todas las empresas son iguales, y mucho menos todos los clientes. 

Habiendo dicho esto, esbozaremos algunos consejos para poder redactar un correo electrónico con atención al cliente de la manera más eficaz y eficiente posible, para luego hablar de que forma los software de mesa de ayuda nos pueden facilitar la gestión de esta actividad.

Hacer una introducción

Este tipo de correo electrónico tiene que ser pensado como una conversación. La persona se debe presentar con su nombre completo y se debe dirigir al cliente con su nombre también. En el primer párrafo, el cliente debe saber con quién está hablando y qué cargo tiene esta persona en la empresa. Así como también desde la empresa, es importante explicar la forma en la cual lo podemos ayudar.

Mantener un lenguaje amable sin dejar de lado la profesionalidad

Así como si fuese una conversación en persona, desde la compañía es necesario mantener un tono amable, amigable, sin dejar de usar un lenguaje profesional. Poder conseguir el equilibrio entre tono y lenguaje es realmente una pieza clave en cualquier tipo de atención al cliente, especialmente en el caso de los correos electrónicos.

Evitar un lenguaje demasiado técnico

Hay que saber entender la diferencia entre una buena y detallada explicación, versus utilizar lenguaje realmente técnico. Cualquier tipo de explicación que requiera tecnicismos debe ser explicada en detalle y buscando un lenguaje coloquial. Tener en cuenta ejemplos y analogías con otras actividades puede ser de gran utilidad.

Ser atento con el tiempo

El tiempo en el correo con atención al cliente es uno de los elementos más importantes de todos. Es decir, debe ser un tiempo estimado considerablemente rápido. 24 horas de demora es aceptable, pero lo ideal es que sean menos de 12. Si la respuesta no es sencilla, se puede hacer saber eso al cliente.

Si se tiene una respuesta rápida, esto se puede convertir en uno de los caballos de batalla de la empresa, en uno de los fuertes.

Prestar atención cuando se usan plantillas de respuesta

Utilizar plantillas para hacer una respuesta más rápida puede ser una gran herramienta en cuanto al tiempo y efectividad en general, pero puede ser peligroso. Muchas veces, si no se las edita lo suficiente, suelen verse demasiado impersonales. Esto hará que el cliente pierda la confianza en el canal de atención, buscando una atención por teléfono o en persona.

Facilita información de contacto adicional

En el mismo correo con atención al cliente se debe proporcionar información adicional en cuanto a otros contactos. Por ejemplo, incluir una extensión telefónica, o botones directos a redes sociales, desde Facebook hasta WhatsApp.

¿Cómo gestionar el correo de atención al cliente?

Gestionar la atención al cliente de una empresa puede ser realmente complejo. Tanto por la cantidad de mensajes que se reciben, como también por la variedad de los mismos. Debido a esto, se debe contar con todas las herramientas posibles que hagan de la experiencia del cliente un buen momento, desde personal capacitado hasta un buen sistema digital.

Una de las mejores herramientas son los software de Mesa de ayuda. Con los mismos, tanto el correo con atención al cliente cómo los demás canales de atención, se verán realmente liberados y organizados. 

Estos software de Atención al cliente brindan facilidades tales como alertas, chats en tiempo real, creación de marca personalizable, integración de correo electrónico y portal de autoservicio. Algunos de los Software de Mesa de Ayuda más recomendados son: Zendesk Suite, Intercom y NABD System.

A modo de conclusión

Tener un buen sistema de correo con atención al cliente es de suma importancia en los momentos en los que vivimos. Poder generar una respuesta que sea veloz, personalizada, y también concreta, será la diferencia entre un cliente conforme y uno de mal humor.

De esta manera, contar con software de mesa de ayuda que facilite gestionar, es una gran vía de solución a estos problemas. Esperamos que en este artículo se hayan aclarado las dudas sobre cómo redactar y gestionar un correo con atención al cliente y, de esta manera, puedas transformar con eficacia la atención de tu propia organización.