Ciclo PDCA: 4 pasos para implementar la mejora continua

En un escenario competitivo con una demanda de calidad cada vez más exigente, una de las formas de mejorar el rendimiento es implementar el ciclo PDCA. Esta poderosa herramienta puede marcar la diferencia mediante una secuencia de pasos donde se apunta al aprendizaje sistemático.

El ciclo PDCA es una metodología ampliamente utilizada en la búsqueda de la mejora continua, siendo dispensable diversos sectores, como manufacturas, gestión de calidad, administración y muchos otros. 

En este artículo, exploraremos en detalle qué es el ciclo PDCA, su origen y cómo implementar cada una de sus etapas, resaltando sus beneficios en los procesos de mejora continua.

PDCA: qué es y cómo funciona

El ciclo PDCA es un modelo que representa un proceso iterativo y cíclico, basado en el aprendizaje y la mejora continua. El método PDCA tiene significado en las palabras Planificar, Hacer, Revisar y Actuar, que describen las etapas clave de este ciclo. Por lo tanto, su objetivo principal es optimizar los procesos, identificar y resolver problemas, y lograr la mejora continua en la organización.

Lo atractivo de este método es que puede aplicarse en diferentes sectores y contextos, incluyendo la gestión de proyectos, la administración de procesos, la gestión de calidad, entre otros. Gracias a su versatilidad, el ciclo PDCA se ha convertido en una metodología universalmente reconocida para alcanzar la excelencia operativa y la mejora continua.

Diferencias entre PDCA y PDSA:

El estadístico y físico estadounidense Walter A. Shewhart es considerado el padre del programa PDCA. Apasionado por el análisis estadístico y la mejora de la calidad, sentó las bases de este ciclo en 1920. Posteriormente, sus escritos fueron registrados en numerosas publicaciones. 

Sin embargo, su popularización llegó en los añós 50´ cuando William Deming desarrolló el modelo llevándolo a un ciclo de aprendizaje y mejora. Es por eso que también se conoce como ciclo Shewhart o ciclo Deming (PDSA). 

No obstante, el ciclo de Deming presenta algunas diferencias con el ciclo de control PDCA, ya que se cambia la etapa Check por el proceso de Estudio. Se comparan en este paso los requisitos especificados inicialmente con las estrategias aplicadas. 

De esta forma, el ciclo de Deming busca más bien generar teorías sobre los procesos de las empresas. 

Podemos decir que tanto en los ciclos de mejora continua de Deming como Shewart, se proponen la repetición y los sucesivos intentos de optimizar los procesos. Por eso la metodología PDCA es recursiva, es decir, a lo largo del proceso hay que planificar, ejecutar, medir los resultados, analizarlos, encontrar mejoras, ponerlas en práctica y, a continuación, iniciar un nuevo ciclo.

Cómo implementar las etapas del ciclo PDCA:

Ahora bien, veamos cómo se pueden implementar los pasos de la metodología PDCA. Considera que 

Plan (Planificar):

El primer paso en el ciclo PDCA de mejora continua es la planificación. Para optimizar un proceso o mejorar un producto, es fundamental establecer objetivos estratégicos y alinear las expectativas del cliente.

En esta etapa, se deben seguir los siguientes pasos:

• Realizar un diagnóstico para identificar los problemas existentes, definir las prioridades de mejora y detectar nuevas oportunidades.
• Desglosar el objetivo en metas tangibles y alcanzables, utilizando datos e información para determinar el alcance del trabajo.
• Documentar el plan de acción con las actividades necesarias para cumplir los objetivos, estableciendo plazos, un calendario de ejecución y asignando responsables.
• Definir indicadores clave de rendimiento (KPI), que serán analizados en etapas posteriores.

Do (Hacer):

En la etapa de «Hacer», el equipo debe ejecutar el plan establecido en la fase anterior. Es importante contar con una formación específica para llevar a cabo las tareas necesarias. 

En la gestión de calidad es fundamental contar con una formación específica y seguir las normas ISO 9001 para asegurar la calidad del proceso o producto. Durante esa ejecución, se deben registrar los datos y acciones realizadas.

También se recomienda recopilar datos que permitan controlar el proceso y medir los resultados, independientemente de si son positivos o negativos.

Check (Verificar):

En la etapa de «Verificar», se analizan los resultados obtenidos. Aquí es fundamental contar con parámetros objetivos y cuantitativos para evaluar la mejora del proceso y la calidad del producto. 

Se comparan los resultados actuales con los ciclos anteriores, identificando problemas o fallas que requieran ajustes posteriores. Por último, y si es adecuado, se evalúa el cumplimiento de la norma ISO 9001:2015 y se implementan acciones correctivas de ser necesario.

Act (Actuar):

La etapa de «Actuar» implica implementar acciones correctivas para resolver los problemas detectados en la fase de verificación. En este momento, se proponen soluciones a los problemas y se ajusta la planificación teniendo en cuenta los nuevos resultados obtenidos. 

El ciclo PDCA fomenta la resolución de problemas de manera sistemática y continua, buscando la mejora continua en el proceso o producto.

Ejemplo de aplicación del ciclo PDCA: 

Tomemos como ejemplo una perfumería que ha recibido comentarios de los clientes sobre la intensidad de las notas de jazmín en un perfume juvenil. La empresa decide aplicar el programa PDCA para mejorar la presentación y el proceso de fabricación del perfume. A continuación, se describen las etapas según esta técnica y su implementación en el caso:

Planificar: diagnosticar el problema del perfume

Se realiza un análisis de las críticas de los clientes y se identifica el problema en las notas de jazmín. Por lo tanto, se establece como objetivo reducir la intensidad de las notas de jazmín y se definen metas específicas y alcanzables.

Para ello, se diseña un plan que incluye la reformulación de la fórmula del perfume, pruebas de aceptación con muestras reducidas y ajustes en el proceso de fabricación.

Además, se establece como indicador clave la satisfacción del cliente con la nueva fórmula del perfume.

Hacer: producción de muestras de perfume

Hemos llegado a la etapa de la producción, donde se ejecuta el plan de acción. En este ejemplo, se reformula la fórmula del perfume y se producen muestras reducidas para las pruebas de aceptación.

Verificar: evaluar mediante encuestas

Una vez que se ha logrado ejecutar el plan, se realiza una evaluación exhaustiva de las muestras reducidas y se solicita la retroalimentación de los clientes mediante encuestas de satisfacción. Siguiendo este paso, se analizan los resultados y se comparan con los ciclos anteriores.

Actuar: ajustar la fórmula y producir

Basándose en los resultados de la verificación, se toman acciones correctivas. En este caso, se ajusta la fórmula del perfume para reducir aún más la intensidad de las notas de jazmín. Se actualiza la planificación y se inicia un nuevo ciclo PDCA para asegurar la mejora continua en el proceso de fabricación del perfume.

Conclusión:

El ciclo PDCA, con su enfoque iterativo y cíclico, se ha convertido en una metodología clave para la mejora continua en la gestión de proyectos. Permite identificar y resolver problemas de manera sistemática, asegurando la calidad y la eficiencia en los procesos. 
La aplicación del ciclo PDCA en calidad ha demostrado su eficacia para lograr resultados óptimos y alcanzar la excelencia operativa. Invitamos a los lectores a seguir aprendiendo sobre los procesos de mejora continua en la sección de «Gestión de Proyectos» del blog Compara