Tarjetas Kanban: Definición, Uso y Formato

Todos conocemos el potencial que tienen las tarjetas Kanban para organizar el trabajo y clasificar tareas, pero no está de más aprender un poco más y afinar tus habilidades para la gestión ágil de proyectos.

Comencemos con lo más simple.

¿Qué es una tarjeta Kanban?

Las tarjetas Kanban muestran y describen en detalle los requerimientos, condiciones o características que debe cumplir una tarea en el Kanban Board o pizarra de trabajo.

Sirven como una especie de “help center” para los miembros del equipo e incluso ayudan a mantener en orden y entender con claridad los objetivos de cada tarea.

Las tarjetas Kanban nacieron en los años 40 en Japón, de la mano del ingeniero de Toyota Taiichi Ohno.

Si revisamos la traducción japonesa de Kanban, encontraremos que su significado es “tarjeta visual”. Por ende, el simple hecho de que este modelo de trabajo se llame así habla mucho de la importancia de las tarjetas.

¿Para qué sirven las tarjetas Kanban?

Una tarjeta Kanban permite:

• Apreciar el flujo de trabajo, su inventario, estatus y avance.
• Conocer detalles importantes de cada elemento necesario para el proyecto en instantes.
• Llevar un control de los plazos y los responsables de cada tarea.
• Adecuarse a las especificaciones.
• Reducir desperdicios, reprocesos o re-trabajos.

Formato de tarjetas Kanban

Rellenar o completar una tarjeta Kanban es sencillo, pero toma en cuenta que existen elementos básicos e indispensables en el formato de una tarjeta que no puedes omitir:

1. Identificador o título único
2. Descripción
3. Estimación del trabajo con fecha de inicio y culminación
4. Número de Kanban (o código de identificación)
5. Responsable o personas encargadas

Un ejemplo de formato Kanban puede encontrarse fácilmente en una oficina de desarrollo web, donde los equipos de trabajo usan un Software Kanban para crear un itinerario.

Para ser más específico, imagina que una de las tareas es desarrollar un directorio a fin de crear una base de datos. El título o identificador de nuestra tarjeta sería “Directorio web”.

En la descripción colocarías: “Desarrollar un sistema eficiente que almacene datos alfanuméricos”.

Supongamos que la fecha de inicio es el 15/08 y la fecha de culminación es el 29/09.

Como esta es solo una tarea de muchas dentro del proyecto, colocaremos que se trata del Kanban Nº 1 de 5 pendientes, y la persona encargada eres tú.

Así, podrás colocar la tarjeta en el tablero y comenzar el recorrido de “Pendiente” – “En proceso” – “Terminado”.

Conclusiones

El formato de las tarjetas Kanban lo puedes modificar según la necesidad de tu proyecto. No es una camisa de fuerza.

Es en parte por esto que las metodologías ágiles son tan populares: ofrecen flexibilidad y eficacia al mismo tiempo.

No puedes olvidar que un buen Software de Kanban puede beneficiarte aún más ofreciéndote herramientas integrales para mantener al equipo bien encaminado.