Tablero Kanban: Elementos y Cómo Crear Uno

A la hora de comenzar un proyecto, investigar y estudiar las herramientas que pueden ayudarnos es vital para lograr las metas propuestas.

El tablero Kanban es una de ellas. Un gestor de proyectos que quiera alcanzar resultados exitosos, no puede pasar por alto esta herramienta.

Hoy conocerás todos los elementos que hacen del Kanban Board un elemento fundamental para la gestión de proyectos.

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban, o Kanban Board, es una herramienta para visualizar y organizar el flujo de trabajo en un proyecto.

Es un sistema creado en la década de 1940 en Japón. En ese entonces, se buscaba hacer más eficiente el proceso de producción de automóviles en Toyota.

A Japón le urgía reconstruir el país luego de la Segunda Guerra Mundial, y los recursos no le sobraban. En la fábrica japonesa, llegaron a la conclusión de que se generaban costos innecesarios por sobreproducción.

La no utilización de materiales y productos generaba gastos en almacenamiento, transporte y tiempo.

Decidieron trabajar con un tablero de Kanban para señalar lo justo y necesario, asegurar una línea de producción limpia y hacer rendir la materia prima.

Inicialmente, el método surgió como una secuencia de tarjetas, cada una puesta en una columna distinta dependiendo del sector o área encargada de ejecutar las actividades.

Inicialmente, el tablero de Kanban se aplicaba en Toyota durante procesos industriales y de producción, sin embargo, el sistema fue un éxito y pronto se pudo verificar que contribuía a un mejor manejo de recursos.

Más adelante, el uso del Kanban Board se exportó a otras actividades, como la informática, el desarrollo de software, el marketing, las finanzas, etc.

Hoy día, existen Software de Gestión de Proyectos basados en formato Kanban, pero que ofrecen muchas posibilidades extra (sin perder la esencia del Kanban Board original).

Los software basados en Kanban facilitan mucho la asignación de tareas y el seguimiento del flujo de trabajo.

Elementos de un tablero Kanban

Un Kanban Board (kanban tablero), posee una estructura sencilla. Todos los Software de Kanban se basan en la misma arquitectura.

Los elementos básicos son:

1. Tarjetas Kanban. Cada tarjeta representa una tarea o trabajo a realizar. Las tarjetas contienen información significativa sobre la tarea y su estado, y van desplazándose una a una a través de las columnas que conforman el tablero Kanban. Los detalles que se colocan en las tarjetas dependerán del tipo de proyecto a realizar y de las posibilidades que ofrezca tu herramienta de administración de proyectos. Generalmente, las tarjetas elaboradas con un software se componen de:
   
   – La parte frontal, donde se indica información básica como: descripción, título, a quién se ha asignado la tarea, tiempo de ciclo y prioridad.
   – La parte trasera, donde se detalla información durante el desplazamiento de la tarjeta a través del flujo de trabajo. El equipo puede, por ejemplo, añadir comentarios, adjuntar archivos, enlaces externos y verificar los datos históricos de la tarjeta.
   
   Un ejemplo muy básico podría ser el circuito de producción en una pizzería. Al ingresar la tarjeta al proceso, su parte frontal indica quién debe prepararla, en cuánto tiempo debe estar lista y su tamaño.
   
   Luego, en la parte trasera, se detallan ingredientes específicos y los datos del cliente al que debemos entregarla.
   
2.  Columnas. Un tablero Kanban se divide en columnas verticales, y cada una representa una fase del proyecto. Según el tipo de proyecto y su alcance, habrá más o menos columnas; ahora bien, el formato básico de columnas para un tablero Kanban clásico consta de:
   
   – Pendientes, por hacer o To-do.
   – En desarrollo, haciendo o Doing.
   – Terminados o Done.

La columna Doing puede subdividirse, a su vez, en los episodios que componen el proceso, por ejemplo:

• Diseño
• Armado
• Pruebas
• Revisión
• Aprobación
• Publicación

Pero claro, esto dependerá de cada flujo de trabajo, ya que algunos proyectos son más complejos que otros.

Por otra parte, si notamos que hay una columna donde las tareas entran más rápido de lo que salen, el trabajo comenzará a acumularse y el problema se hará visible para todo el equipo.

Es lo que se conoce como “embudo” o “cuello de botella”, y será necesario revisar el problema lo antes posible.

Una forma de evitar embudos es colocar un límite WIP, que significa “Work In Progress” o “trabajo en proceso”, en español.

Los límites WIP establecen la cantidad de tareas en las que un equipo está trabajando en el presente. Limitarlas puede ser una solución cuando se producen sobrecargas en el tablero.

Cómo crear un tablero Kanban

Como vimos al comienzo, un Kanban Board puede hacerse de forma física, con un tablero dividido en columnas y post-it (notas adhesivas)con los detalles de cada tarea.

Esta es una excelente opción para proyectos personales, pero no para trabajos que requieren de una gestión profesional.

En este segundo caso, la mejor opción es elegir un Software de Gestión de Proyectos con tablero Kanban.

Existen herramientas muy intuitivas y que ofrecen planes gratuitos. Asana, Trello y Basecamp son de las más usadas, y en todas puedes crear Kanban Boards muy fácilmente.

Acceder a los planes de pago te permitirá añadir funciones como calendario, chats, gráficas, informes, alertas y controles.

Cada herramienta tiene protocolos distintos para crear tableros. La mayoría de las veces, se parte de un proyecto al que puedes ir añadiendo columnas y tarjetas.

Un diseño preciso le dará a cada tarjeta un color identificatorio por sector o equipo de trabajo.

Veamos un resumen de los pasos recomendados para crear un tablero Kanban:

• Elige una herramienta basada en Kanban. Puedes visitar una plataforma de comparación como ComparaSoftware para conocer los Software de Kanban que mejor se adaptan a tus necesidades.
• Pasa en limpio el flujo de trabajo de tu proyecto, para así dividir el tablero en columnas. Este paso te dará una idea del mejor diseño Kanban a implementar, ya que el formato clásico To do, Doing y Done no se adapta a todos los proyectos.
• Decide qué fases del proyecto trabajarán con tarjetas. Puede ser, por ejemplo, que decidas incluir los pedidos de clientes y solicitudes de soporte en tu Kanban Board, pero no las tareas de mantenimiento.
• Define la información de cada tarjeta y asigna un color particular a cada una de ellas. El color, además del tipo de trabajo o el equipo encargado, puede indicar el nivel de prioridad de cada tarea.
• Comienza a trabajar con tu tablero Kanban. A medida que se desarrolle el trabajo, irás corrigiendo los “embudos” y agilizando el flujo.

Conclusiones

Muchos emprendedores pasan rápido por la etapa de investigación antes de iniciar un proyecto.

La ansiedad por comenzar puede jugarles una mala pasada.

Por eso, es necesario invertir tiempo en conocer los métodos y herramientas existentes para visualizar y gestionar un proyecto. Todo lo que puedas aprender antes de lanzarte a producir te servirá para ir sorteando los obstáculos.

El tablero Kanban es una herramienta que debes contemplar, y saber usarlo te será útil en el momento menos esperado.