¿Cómo elegir una solución para firma digital?

La firma en papel clásica se encuentra en franco retroceso, frente al avance de la firma digital. La tendencia a la digitalización ha llegado también a los contratos, presupuestos, pedidos y otros documentos comerciales. Pero para hacerlo de forma rápida, y segura, debes saber cómo elegir una solución para firma digital.

Hoy es posible agilizar los procesos, y aumentar las ganancias y la efectividad de cualquier organización. Las empresas que aún utilizan el papel para su administración, no solo pierden tiempo y dinero en recursos, sino que dejan una imagen anticuada, y obsoleta, frente al avance del mundo digital.

Aumenta la productividad con una suite para firma digital

Una solución para firma digital permite configurar y enviar los documentos que requieren ser firmados, para que el usuario designado pueda acceder a ellos y firmarlos, con los debidos parámetros de seguridad. La experiencia puede ser tan rápida y sencilla, que nunca más volverás a pensar en documentos en papel.

Sin embargo, aún hay empresas que no quieren incorporar un programa que permita firmar digitalmente. Esto se debe a uno de los miedos más comunes, «¿La firma digital es segura?«.

Quienes dudan, deben saber que la firma digital, realizada a través de una solución profesional, cuenta con operaciones criptográficas que la convierten en la forma más segura de certificar documentos electrónicamente.

Los mecanismos de certificación, y los criptográficos, además, están regulados por normas y entidades internacionales.

Ahora bien, ¿todos los software para firma digital son seguros?, esto dependerá de cada herramienta. Por esta razón, daremos algunos consejos sobre cómo elegir una suite para firma digital. Ten en cuanta que cada industria puede usar esta tecnología de manera diferente, un agente inmobiliario puede usarla para agilizar sus ventas, mientras que las fintechs pueden utilizarla también para aplazar deudas o ejecutar una cobranza estratégica.

6 consejos para elegir una suite de firma digital

1 | Que pueda firmar documentos directamente

Cada solución de firma digital ofrece diferentes mecanismos para concretar la firma de un documento. La rapidez y la comodidad que ofrecen, debe ser un aspecto clave a la hora de elegir la mejor herramienta.

Considera cómo es el camino para obtener la firma del documento. ¿El programa permite firmar dese cualquier lugar y momento?, ¿es posible enviar por correo electrónico, para solicitar la firma?

Analiza qué tipo de documentos puedes crear desde la herramienta, y si puedes agregar a firmantes y observadores según lo requiera el documento. 

También, analiza si la herramienta permite notificar cuando el documento ya fue firmado, y si es posible monitorizar el proceso.

2 | Considera el tipo y forma del documento

Si, por ejemplo, en tu empresa firman contratos de compra venta, considera qué tipo de firma necesitarás para sellarlo. No todos los sistemas de firma digital, ofrecen el tipo de firma avanzada, para poder certificar esos documentos.

Por esta razón, antes de elegir una opción, asegúrate de que se ofrece esta solución. Las soluciones gratuitas no tienen certificados de seguridad avanzada, por lo que están limitadas a firmas simples.

También es importante conocer su integración con archivos de diferentes formatos. Si puede firmar documentos PDF de forma sencilla, es un punto a favor.

3 | Asegúrate de que puedes certificar y autenticar los documentos firmados

Muchas empresas se vuelcan por opciones sencillas, que no ofrecen un proceso avanzado de autenticación digital. Sin embargo, es fundamental contar con herramientas que tengan certificación avanzada y acorde a la legislación de cada país.

Investiga si la suite para firmar documentos cuenta con un protocolo de cifrado SSL y si cumple con los estándares internacionales (ISO/IEC + ETSI/TS).

4 | Analiza si la solución para firma digital ofrece integraciones

Una característica importante, y que muchas empresas valoran, es que el programa de firma digital pueda integrarse con otros sistemas. Las herramientas destacadas del mercado, como lo es la suite de firma digital de CINCEL, permiten integrar la firma digital con sistemas internos de la empresa, como un sistema CRM o ERP.

La herramienta mencionada, por ejemplo, también puede integrarse con Gmail y Google Drive, y permite subir documentos en diferentes formatos, para luego convertirlos en PDF y poder firmarlos.

5 | Conoce si la solución permite organizar los documentos

Las mejores suites de firma electrónica y digital, ofrecen módulos que permiten organizar los datos y firmas recabadas. 

Con esta opción, podrás organizar carpetas por empresas o personas, dentro de la misma compañía, para vincular todos los documentos de los firmantes. A la vez podrás recabar la información de cada firmante de forma personalizada.

Una herramienta muy útil dentro de un programa de firma digital, es la capacidad de administrar diferentes tipos de documentos, para poder firmarlos desde el mismo sistema. 

Muchos de estos datos pueden almacenarse en la nube, si es que el software lo ofrece. Esto resulta muy útil para gestionar los documentos y organizar mejor los datos.

Conclusiones

Si te preguntas, ¿cómo elegir una solución para firma digital?, estos son los elementos que debes considerar:

• Que pueda firmar documentos directa y rápidamente.
• Si acepta diferentes tipos y formas de documento.
• Que pueda certificar y autenticar con marcos y normas legales vigentes.  
• Que la herramienta para firma digital ofrezca integraciones.
• Si la solución permite organizar los documentos.

La pandemia implicó una aceleración en el proceso de implementación de software de firma digital, y llegó para quedarse.

En promedio, el ciclo de las firmas bajan de días a minutos con este sistema, y no solo las grandes empresas se están adaptando, sino también las pymes. Por estas razones, debes saber cómo elegir la mejor opción, y comenzar a aumentar tu efectividad en la firma de documentos.