Potencia tus compras: Descubre los beneficios del software de compras especializado

Uno de los procesos clave en cualquier organización es el de compras, que implica la adquisición de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Sin embargo, la gestión de este proceso puede ser compleja y consume tiempo y recursos valiosos si se realiza de manera manual. Es aquí donde entra en juego el software de compras, una herramienta especializada diseñada para automatizar y optimizar el proceso de adquisiciones. 

En este artículo, exploraremos en detalle qué es un software de compras, para qué sirve, quién debe usarlo y cuáles son sus beneficios. Además, brindaremos una guía sobre las características clave que se deben tener en cuenta al elegir un software de compras. 

¡Prepárate para descubrir cómo estas aplicaciones pueden revolucionar la forma en que tu empresa efectúa sus compras!

Mejores software de compras

Contar con un software de compras especializado puede marcar la diferencia en la eficiencia y efectividad del proceso de adquisición. Estas herramientas automatizadas permiten un mayor control y optimización de cada etapa del proceso de compras, desde la solicitud hasta el pago. 

A continuación, te presentaremos algunos de los mejores software de compras disponibles en el mercado.

1 | Precoro

Si perteneces a un equipo pequeño o mediano, Precoro puede ayudarte a simplificar el proceso de compra y eliminar el trabajo manual. 

Este software de compra innovador y ultrarrápido optimiza el sistema de compras de tu organización para mejorar la eficiencia del trabajo. Desde la solicitud y el pedido hasta la facturación, Precoro maneja eficientemente todas las tareas relacionadas con el proceso de compra. 

Además, mejora el flujo de trabajo de aprobación, permitiendo que las etapas se efectúen electrónicamente. Pero estas no son las únicas funciones que ofrece este software de compras. También permite:

• Revisar informes detallados y completos.
• Personalizar los formatos de informe. 
• Exportar datos en tiempo real para análisis contable y financiero.

2 | Tradogram

Si buscas una aplicación basada en la nube que te ayude a administrar tus órdenes de compra y controlar los gastos de tu negocio, Tradogram es una excelente opción. 

Esta plataforma de compras ofrece múltiples soluciones, como abastecimiento, gestión de pedidos, gestión de proveedores, análisis de gastos y gestión de contratos. 

Con Tradogram, puedes: 

• Crear flujos de trabajo personalizados. 
• Acceder a los datos de tu cuenta desde cualquier lugar.
• Implementar lagestión multinivel. 
• Dar seguimiento a tu inventario. 
• Analizar tus gastos mediante informes personalizados. 
• Gestionar contratos y la comunicación con IM.

3 | Kissflow

Si buscas control y flexibilidad en el proceso de compra a pago, Kissflow es una excelente opción. Este software de compra simple y personalizable te permite recopilar, aprobar y realizar un seguimiento de las solicitudes de compra a través de formularios fluidos. 

Kissflow también ofrece:

• Portal eficiente para el onboarding. 
• Gestión y mantenimiento de proveedores.
• Aprobación de facturas sobre la marcha.
• Comparar contratos, órdenes de compra y hojas de entrada de servicios automáticamente.
• Generar informes sobre tendencias de compra, gastos y rendimiento de proveedores.

4 | Team Procure

Si eres una PYME o tienes operaciones de adquisición complejas a nivel internacional, Team Procure puede ser el software de compra adecuado para ti. 

Esta plataforma basada en la nube maneja todas las aprobaciones, órdenes de compra e inventario, y te permite clasificar las solicitudes de compra según el presupuesto, el departamento y la gravedad. 

Sin embargo, Team Procure también ofrece otras funciones interesantes: 

• Matriz de precios para administrar las ofertas realizadas por múltiples proveedores
• Gestión personalizada de aprobaciones. 
• Seguimiento del rendimiento de proveedores. 
• Gestión de almacenes integrada.

5 | ProcurementExpress

Si quieres agilizar los flujos de trabajo, eliminar los procesos manuales y proporcionar visibilidad de los gastos, ProcurementExpress es una excelente opción. 

Su sistema de aprobación innovador te permite establecer gastos máximos y determinar cadenas de aprobación, personalizando y automatizando cada paso para mejorar la eficiencia. 

Pero, además, con este software de compras, puedes: 

• Crear órdenes de compra rápidas y precisas. 
• Asignar costos a diferentes ubicaciones. 
• Analizar los desgloses completos de los gastos.
• Generar presupuestos para proyectos y departamentos específicos.

6 | Procurify

Pero, si buscas un software de compras proactivo de gestión de gastos que ofrezca visibilidad y control completos, Procurify es una notable opción. 

Con esta herramienta, puedes aprobar todas las órdenes de compra desde un solo lugar. Además, facilita el seguimiento en tiempo real de los gastos en comparación con los presupuestos y la utilización de  tarjetas de gastos físicas y virtuales para una mayor comodidad. 

Procurify también te permite:

• Configurar flujos de trabajo automatizados para rastrear cada paso del proceso de compra.
• Ordenar todos los pedidos de un proveedor en un solo lugar. 
• Se integra con aplicaciones comerciales populares como Amazon Business, Oracle, Quickbooks y Slack.

7 | Coupa

Coupa es un software de compras que ofrece visibilidad y control de gastos para administrar eficientemente el proceso de compras. 

Con su enfoque en la facilidad de uso y el ahorro de tiempo, Coupa brinda herramientas para la administración de presupuestos en tiempo real. Como también ayuda a simplificar la solicitud de compra y seguimiento de órdenes de compra en tiempo real. 

Por último, tenemos que mencionar que admite la aprobación a través de correos electrónicos y teléfonos móviles, ofreciendo funciones adicionales para la gestión de inventario y contratos.

8 | Bellwether

Bellwether es una herramienta que hace que el proceso de adquisición sea transparente y rápido. Elimina las aprobaciones verbales y la comunicación prolongada a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas. 

Con este software de compras basado en la nube, puedes configurar solicitudes, órdenes de compra y facturas de manera rápida y sencilla. Además, ofrece flexibilidad y personalización para adaptarse a tus necesidades específicas, permitiendo múltiples idiomas y campos personalizados. 

9 | PairSoft

Y en último lugar de nuestra lista tenemos a PairSoft. Se trata de una herramienta fácil de usar que automatiza el flujo de trabajo en todo el proceso de compra a pago (P2P). Proporciona visibilidad de los gastos y una buena relación con proveedores y vendedores. 

Este software de compras se puede implementar rápidamente en tu sistema o ERP existente y te permite gestionar órdenes de compra, obtener información completa sobre los gastos en todas las categorías y facilitar la comunicación en tiempo real con los proveedores. PairSoft también admite análisis e informes para ayudarte a tomar decisiones informadas.

¿Qué es el software de compras?

El software de compras se refiere a una solución comercial que automatiza las diferentes fases del proceso de compras en una empresa. Desde analizar gastos hasta administrar contratos y realizar pagos, estas herramientas permiten tener un control total sobre cada operación del proceso. Además, se pueden integrar con diversas plataformas ERP para facilitar aún más el proceso.

¿Para qué sirve el software de compras?

El software de compras sirve para simplificar y agilizar el proceso de adquisición de bienes y servicios en una empresa. Estas herramientas permiten:

• Automatizar tareas.
• Generar y verificar órdenes de compra. 
• Enviar órdenes pendientes al personal adecuado. 
• Ejecutar transacciones financieras y de inventario.
• Evitar la escasez de productos mediante el mantenimiento de un inventario adecuado. 
• Recopilar datos y analizar tendencias para maximizar la rentabilidad. 
• Agilizar el proceso de estandarización en diferentes plataformas.

¿Quién debe usar un software de compras?

Cualquier empresa que realice compras frecuentes de suministros a proveedores externos y desee tener un sistema de adquisiciones transparente puede beneficiarse del uso de un software de compras. Esto incluye a:

• Fabricantes de bienes de consumo y electrodomésticos. 
• Fabricantes de vehículos. 
• Empresas de comercio electrónico y minoristas. 

También hay empresas especializadas en consultoría de adquisiciones que utilizan estas herramientas para subcontratar sus operaciones de adquisición.

Beneficios del software de compras

La utilización de un software de compras ofrece una serie de beneficios para las empresas:

• Automatización de adquisiciones: Estas herramientas automatizan todo el proceso de adquisición, desde el descubrimiento de proveedores hasta la firma de acuerdos, ahorrando tiempo y esfuerzo en tareas manuales.
• Transparencia en la compra: Las partes interesadas del negocio, como gerentes y directores financieros, pueden observar las tendencias de compra desde un software central, lo que evita la necesidad de obtener informes de adquisiciones de forma manual.
• Optimización de aprobación: Los algoritmos inteligentes de estas herramientas separan las órdenes de compra genuinas de las que se desperdician. De esta forma, los gerentes de aprobación podrán recibir solicitudes de compra legítimas y aprobarlas rápidamente.
• Visibilidad del gasto: El panel de los sistemas para compras muestra de forma instantánea el gasto general de la empresa en la compra de suministros, los proveedores utilizados y los pagos realizados. Lo que facilita el presupuesto de proyectos y el ahorro en compras innecesarias.

¿Qué características debes tener en cuenta al elegir un software de compras?

Al seleccionar un software de compras, es importante tener en cuenta las siguientes características:

• Panel de administración de proveedores: Debe permitir la incorporación y gestión de proveedores, así como la revisión de contratos existentes.
• Función de descubrimiento de proveedores: Sería conveniente contar con una función que facilite la búsqueda y selección de proveedores.
• Utilidad de gestión de riesgos: Debería existir una funcionalidad que bloquee los gastos innecesarios o las órdenes de compra incorrectas para optimizar los recursos.
• Funcionalidad de auditoría: Es importante que el software ofrezca una capacidad de auditoría para revisar órdenes de compra, pagos a proveedores, entre otros aspectos.
• Funcionalidad de presupuesto: Debe permitir establecer y mantener el presupuesto de compras dentro de cifras determinadas.
• Funcionalidad de comunicación: Debe notificar al usuario sobre nuevas órdenes de compra, facturas pendientes, entre otros aspectos relevantes.
• Versión móvil: Sería beneficioso contar con una aplicación móvil que permita ejecutar un seguimiento de gastos, aprobar pedidos y finalizar acuerdos desde dispositivos móviles.
• Política corporativa sobre compras: El software especializado para proceso de compras debe permitir establecer políticas corporativas para guiar las compras de la empresa.
• Personalización de flujos de trabajo: Debe permitir a los representantes de compras crear flujos de trabajo personalizados cuando las plantillas predeterminadas no se ajusten a ciertos escenarios de compra.

Conclusión

El software de compras se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empresas que buscan optimizar su proceso de adquisición. Su capacidad para automatizar tareas, proporcionar transparencia, agilizar la aprobación y brindar visibilidad del gasto ha demostrado ser invaluable para mejorar la eficiencia y reducir costos. 

Al implementar un software de compras adecuado, las empresas pueden simplificar y agilizar sus operaciones de adquisición, liberando tiempo y recursos para enfocarse en actividades estratégicas. 

En última instancia, el software de compras se convierte en un aliado poderoso para mejorar la productividad, fortalecer la toma de decisiones y potenciar el crecimiento empresarial. 

No esperes más, ¡da el paso hacia una gestión de compras eficiente y aprovecha al máximo estas poderosas herramientas tecnológicas!