Cuando te encuentras en la búsqueda de un software contable, los ejemplos abundan y no faltan anuncios que prometen maravillas en tus finanzas. Sin embargo, no todos ellos son adecuados para las particularidades de un negocio, sobre todo en el caso de los emprendimientos.
Un software contable cumple la función de ayudarte a gestionar y registrar operaciones, pero también puede ser útil para automatizar procesos y proteger tus datos.
Por eso, hoy te compartiremos cuáles son los tipos de paquetes contables, nombres y ejemplos de nuestros programas seleccionados. Así como también sus funcionalidades e integraciones que podrás elegir para mejorar la contabilidad de tu negocio.
¿Qué es un software contable?
Cuando hablamos de qué software se utiliza en contabilidad, nos referimos a un programa que gestiona y registra las operaciones financieras diarias de una organización. Aquí dejamos incluido el activo fijo, gastos, ingresos, cuentas a cobrar y cuentas por pagar. Como así también, la contabilidad de libros auxiliares, la presentación de información y la realización de análisis. Es decir, los informes y estados financieros.
Un sistema de contabilidad completo y sólido debe considerar no solo los ingresos y los gastos de una organización, sino también el seguimiento de los activos y pasivos. Es decir, poder calcular el patrimonio empresarial.
El funcionamiento es el siguiente: las transacciones se registran en el libro mayor de manera automática, proporcionando un acceso inmediato a datos financieros en tiempo real. Al mismo tiempo, permite a los responsables de la cuenta de resultados ver su desempeño a nivel operativo.
Gracias a este sistema de registro sistemático, tu sector elaborar estados financieros trimestrales y anuales. Además, incluimos balances, cuentas de resultados, estados de flujos de efectivo y estados de patrimonio neto. Justamente, el software de contabilidad supone un componente clave del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Como hemos visto en otros artículos, los sistemas ERP unifican funciones de negocio como la contabilidad, la planificación y los análisis financieros (FPA por sus siglas en inglés), cadena de suministro, la gestión de inventario y las compras.
Importancia de los software contables en los negocios
Entre los numerosos beneficios que obtendrás al implementar un software para llevar contabilidad te nombramos los siguientes:
- Optimizas la gestión de cualquier negocio. Un software contable tiene la función de no solo para realizar cálculos o llevar un registro de los datos y transacciones, sino que también permite analizar la información.
- Ahorras tiempo y dinero. Contar con el software adecuado ahorra tiempo y dinero. Al implementar su uso puedes ahorrar horas de cálculos, búsqueda de información o cierre de cuentas. Y lo más importante, lograrás evitar posibles errores humanos.
- Facilitas los procesos más complejos. En la contabilidad, los cierres de cajas, emisión de facturas, regularizaciones, liquidaciones son procesos temidos. Con un software contable, podrás automatizarlos e incluso despedirte de la carga de elaborar los informes tú mismo.
- Disminuyes la ocupación de espacio. Los programas de contabilidad te permiten tener toda la información, datos y operaciones periódicas del presente año y de anteriores. Y además cuentas con copias de seguridad.
- Accedes a la información en segundos. Basta con que instales el software en tu ordenador o Smartphone para que puedas acceder a toda la información en segundos, en cualquier lugar y momento.
Tipos de software contables más utilizados
Ahora bien, es normal preguntarse ¿cuántos software contables hay en la actualidad? Desde la introducción del software de contabilidad, hace casi 45 años, se ha experimentado una enorme evolución. De esta forma, se ha pasado de un modelo de despliegue en entornos locales hasta a uno basado en la nube.
A continuación, te explicamos estos dos tipos de software contable más utilizados y en qué se diferencian.
Software de contabilidad de escritorio o local
La primera generación de software de contabilidad se implementó en entornos locales o de escritorio. Esto significa que el hardware y los servidores utilizados se ubicaban en el centro de datos de la empresa.
Por lo tanto, herramientas digitales son utilizadas para gestionar finanzas que deben instalarse en las computadoras de la empresa y almacenar sus datos en un medio físico.
De hecho, tenemos otros dos tipos de software dentro de esta clasificación. Están los software contables locales diseñados a la medida de las necesidades de la organización o bien pueden ser programas prediseñados. Estas herramientas incluyen muchas funcionalidades, pero al mismo tiempo, pueden requerir de un amplio conocimiento técnico.
Excel es una de las plataformas más populares al buscar un software contable con ejemplos. Esto se debe a que es una opción local simple, económica y realmente potente. Sin embargo, al no ser una herramienta intuitiva ni amigable con personas sin un alto dominio tecnológico, no resulta sencillo para automatizar procesos.
Aquí ingresan los otros software de contabilidad, diseñados especialmente para un uso diario, y que muchas veces cumplen con lo que prometen. En estos casos, como dijimos antes, puede tratarse de un programa diseñado especialmente para la empresa o uno que la misma adquiere a un proveedor genérico. Más adelante, veremos cuáles son los programas de nuestra selección que entran en esta categoría.
Software de contabilidad en la nube
Por otro lado, los software contables en la nube consisten en alternativas más modernas y utilizables para las empresas y su personal. Esto es porque permiten manejar toda la información financiera en una sola plataforma y con un almacenamiento virtual.
En este sentido, elegir esta opción te va a permitir simplificar algunos procesos y automatizar ciertas operaciones. Esto se traduce en un ahorro de tiempo significativo, tanto para la compañía como para el área contable.
Con este tipo de software evitas la instalación un programa externo y la compra de una licencia. Se reducen de esta manera los costos de inversión y de instalación.
Además, es un programa de mayor calidad y cuenta con protocolos de estrictos controles de seguridad, evitando que tu información se pierda. Por eso, actualmente, son la opción más recomendada en empresas de gran volumen con datos sensibles.
Ejemplos de software contable
Hemos llegado al punto más importante del artículo sobre software de contabilidad y ejemplos, donde podrás elegir el más adecuado para tu empresa. Te mostramos nuestra selección de mejores software contable para manejar tus finanzas.
1. QuickBooks
Características y funcionalidades
QuickBooks es un software contable con el que puedes acceder a tu cuenta, administrar tu negocio y mantenerte organizado en cualquier momento. Algunas funcionalidades incluyen registrar los gastos por el tiempo de impuestos e incluso fotografiar y guardar recibos con la aplicación móvil.
También te permite crear facturas personalizadas y profesionales, recibos de ventas y estimaciones que puede enviar en solo cuestión de minutos. Además, puedes personalizar los informes y paneles a tu gusto.
La aplicación QuickBooks Online Mobile almacena automáticamente y tus datos en la nube y se sincroniza a través de sus dispositivos. En este sentido, facilita en gran parte la administración de su negocio sobre la marcha.
Facilidad de uso
El programa en sí es sencillo de usar, no es necesario instalarlo en el equipo, tan solo con iniciar sesión se puede empezar a utilizar. Además, es un software básico que se puede vincular fácilmente con Shopify y otras plataformas de e-commerce.
En cuanto al soporte, es una pena que prestarlo en México, por lo que si necesitas asistencia tal vez sea algo difícil de localizar. Es más probable que seas atendido por un chatbot. Es un punto a mejorar.
Seguridad
QuickBooks realiza copias de seguridad de sus datos todos los días, por lo que tus cifras están siempre actualizadas. La seguridad de nivel bancario (cifrado SSL de 128 bits) garantiza que tus datos estén seguros.
Precios, funciones e integraciones
QuickBooks ofrece varios planes que empiezan en 12,50 USD por mes para un usuario. De hecho, cualquiera de las versiones te permite capturar la información de recibos, rastrear ingresos y gastos, enviar facturas y aceptar pagos.
Además, puedes integrar sus funciones con aplicaciones populares como Square, Paypal o Shopify. Y también rastrear el inventario, proyectos, tiempo e incluso gestionar hasta 1.099 contratistas con la edición avanzada del software para Android e iOS.
2. Zoho Books
Características
Zoho Books es un software de contabilidad con una interfaz de uso sencillo. Puedes utilizarla para mantener el registro de proyectos y administrar el tiempo, programar transacciones recurrentes, hacer facturas y documentos.
Facilidad de uso
Configure Zoho Books en solo cuestión de minutos y comience a administrar sus finanzas de inmediato. Si te quedas atascado, el equipo de asistencia y los recursos te ayudarán a salir del apuro.
Si quieres expandir tu negocio, tu software de contabilidad debe acompañarte. Puedes hacer el seguimiento de miles de pagos con recordatorios automáticos de pagos. Su sistema de facturación y banca multidivisa hacen que las ventas globales sean muy sencillas.
Al automatizar los flujos de trabajo de tu empresa, podrás crear capas de funcionalidad para cubrir los casos de uso empresarial más exclusivos.
Integraciones
Las integraciones de Zoho (Cliq, Sheets, CRM, Booking, etc.) hacen que la comunicación entre departamentos sea más rápida y más económica para servir mejor a los clientes.
En adición a esto, su herramienta de automatización te librará de las tareas repetitivas. Tiene ediciones disponibles para Android e iOS, funcionando también desde cualquier explorador de internet.
Seguridad
Al optar por una solución de contabilidad en línea, la seguridad de los datos es una de las cosas más importantes que debes buscar. Puedes consultar con el proveedor de Zoho Books cómo y dónde almacenan sus datos. Este programa realiza copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos.
Precios y funciones
Zoho Books ofrece una versión gratuita para utilizar. Si quieres escalar en funciones, puedes optar por usar la prueba gratis y luego adquirirla desde 15 USD al mes en plan de pago.
3. FreshBooks
Freshbooks te brinda una experiencia de usuario sobresaliente por su diseño intuitivo y preciso. Es el software ideal si estás buscando una herramienta para enviar facturas de manera periódica, rastrear los tiempos o gestionar las colaboraciones en proyectos con colegas.
Características
Es el tipo de programa adecuado para administrar una pequeña empresa de manera fácil, rápida y segura. Al ser simple e intuitivo, pasarás menos tiempo en el papeleo y sorprenderá a sus clientes con la profesionalidad de sus facturas.
Permite automatizar tareas como la facturación, la organización de gastos, el seguimiento de su tiempo y el seguimiento con clientes en tan solo unos pocos clics.
FreshBooks es otro software contable de ejemplo en la nube con el que puedes acceder de forma segura desde tu escritorio, teléfono y tableta donde sea que te encuentres.
El seguimiento de sus gastos es realmente fácil, lo que significa que podrás controlar tus gastos sin esfuerzo. Además, siempre podrás facturar exactamente lo que vales cuando rastreas el tiempo usando FreshBooks. Tu equipo podrá registrar sus horas y luego ponerlas automáticamente en una factura.
Facilidad de uso
En su mayoría, los usuarios destacan su facilidad de uso, diseño moderno y sólido para cumplir con las tareas diarias de contabilidad.
Integraciones
Su único inconveniente es que carece de rastreo para los inventarios. A pesar de esto, se integra con múltiples aplicaciones y plataformas como Google, Zapier o Stripe; con ello podrás mantener conectadas tus herramientas de gestión.
También te ayuda a controlar tu negocio sin importar dónde te encuentres. Con la aplicación móvil de FreshBooks, puedes capturar sus gastos, enviar facturas y saber en qué momento le pagan.
Seguridad
En cuanto a seguridad,
Precios y funciones
FreshBooks ofrece planes desde 6 USD al mes por un usuario. Sin embargo, esos precios también varían según la cantidad de clientes que se tienen. Por lo que deberías consultar al proveedor por una cotización más precisa.
4. HubSpot
Llegamos al último software contable, y sabemos que HubSpot es una de las opciones más completas para la gestión de las actividades contables en una organización. Al consistir en un CRM, brinda herramientas que permitan planificar el uso de recursos desde un punto de vista más integral.
Un CRM es un software diseñado para administrar todos los aspectos que conforman las relaciones con los clientes. Como hemos visto en otros artículos, aunque es muy parecido a los ERP, ofrece una mirada panorámica de tus actividades empresariales.
En este sentido, el CRM de HubSpot puede ayudar a tus contadores a obtener información de forma completa y directa respecto a tus operaciones comerciales.
Características
Controla la emisión de facturas, organiza tus datos en una base optimizada y genera reportes contables automáticamente con esta potente herramienta. Además, este software es ideal para conectar a tus departamentos y promover una mejor operatividad y gestión de los recursos. Asimismo, facilita todas tus operaciones, ya que únicamente necesitarás conocer una interfaz para administrar tus actividades de marketing, ventas, atención y contabilidad.
Facilidad de uso
HubSpot tiene puntos de interacción muy sencillos de explorar, es rápido y rico en elementos. Además, ofrece asistencia vía E-mail a través de Help Desk, Preguntas frecuentes mediante foros, Asistencia telefónica 24/7, Chat con asistencia directa y cuenta con una base de conocimientos para realizar consultas.
Integraciones
Integraciones: En su versión gratuita se integra con Gmail y Outlook. En su versión paga, la API de HubSpot CRM permite más de 500 integraciones con aplicaciones diferentes para potenciar ventas, soporte y marketing.
Su implementación puede hacerse en Cloud, Web y SaaS. También para sistemas operativos Android y iPhone.
Seguridad
HubSpot tiene una estrategia integral con respecto a la seguridad, la privacidad y el control de los datos. Por eso, cada producto incluye herramientas que permiten a los equipos alcanzar el cumplimiento normativo con confianza y contar con una infraestructura de seguridad que protege tus datos.
Precios y funciones
HubSpot tiene una versión gratuita y planes de suscripción desde 45 USD al mes. La Versión Gratuita tiene un límite de 1.000.000 de registros clasificados por tipo (Contactos, Empresas y Negocios) y sin fecha de vencimiento.
Con nuestro equipo de expertos de ComparaSoftware obtendrás una cuenta completamente funcional por 30 días. Si optas por cotizar HubSpot, nuestro equipo de expertos te asesorarán sobre el plan más adecuado para ti.
Conclusión
Cuando estás buscando un software contable con ejemplos, hay programas de todo tipo y alcance. Es importante saber cuáles son las particularidades de tu negocio, tus objetivos y el volumen de tus ventas para elegir la opción más adecuada.
Recuerda que analizar los criterios que te hemos mostrado y consultar por cotizaciones y planes de precios te ayudará a decidirte y tener una experiencia satisfactoria.
