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Contratos de Mantenimiento: ¿Qué son y Cómo se Redactan?

Cuando se implementan contratos de mantenimiento de la manera correcta, la empresa correspondiente suele obtener ahorros. Todo a través de tarifas convenidas y una relación regulada con su proveedor de servicios.

El propósito general de un contrato de mantenimiento es mantener tarifas consistentes y disponibilidad habitual de los servicios de mantenimiento.

A su vez, la garantía del contrato promueve la relación bilateral entre ambas partes. Desde la gestión de mantenimiento, se debe procurar eso.

Veamos qué son “contratos de mantenimiento” y de qué manera se deben implementar para aprovechar sus beneficios.

¿Qué son “Contratos de Mantenimiento”?

Los contratos de mantenimiento se definen como un convenio entre pares que buscan un mutuo acuerdo.

En ese acuerdo, se establecen las relaciones profesionales entre cliente y proveedor de servicios de mantenimiento. Así, se garantizan y protegen los derechos de ambas partes en caso de presentarse un litigio.

Un contrato de mantenimiento sirve, entonces, como un documento escrito que establece los términos entre un cliente y un proveedor de servicios de mantenimiento.

El cliente puede ser un consumidor o un propietario que contrata al personal de mantenimiento para disponer de sus servicios. Además, estos contratos pueden estar vigentes para varias áreas de mantenimiento:

  • Equipos
  • Edificios
  • Tecnologías de la información
  • Maquinaria industrial, entre otros.

Tipos de Contratos de Mantenimiento

Existen dos tipos de contratos de mantenimiento: los de obligación del mejor esfuerzo y los de obligación por lograr un resultado. Esos tipos aplican para todo tipo de mantenimiento, incluidos el mantenimiento predictivo y el preventivo.

Antes de optar por un tipo de contrato frente al otro, se debe tener en cuenta:

  • El campo de intervención.
  • El estado inicial del activo.
  • Las condiciones futuras de uso.
  • Todas las políticas de mantenimiento de la empresa.
  • Indicadores de mantenimiento, etc.

Contratos de Mantenimiento por Obligación del Mejor Esfuerzo

Implican que el prestador de servicios tiene por prioridad desplegar cualquier medio para realizar tareas concretas de mantenimiento, bien sean materiales o inmateriales.

Eso sí, sin comprometerse a lograr un resultado cuantificable.

Contratos de Mantenimiento por Obligación de Lograr un Resultado

Estos contratos comprometen al prestador de servicios de mantenimiento para lograr un servicio de acuerdo con un objetivo calificado y cuantificado.

Se deben acreditar en función de las condiciones establecidas en el contrato, que pueden hacerse con base en:

  • Las tasas de disponibilidad de los equipos.
  • Los plazos, costos.
  • Alteración del medio ambiente.
  • Confiabilidad, seguridad, etc.

¿Cómo Hacer Contratos de Mantenimiento?

Sea cual sea el tipo de servicios de mantenimiento que cada empresa proporcione o necesite, se requiere saber cómo redactar correctamente un contrato de mantenimiento.

De esta manera, se garantizan los derechos y responsabilidades de ambas partes.

El acuerdo inicial solo sirve como cotización. Una vez haya finalizado el proceso de negociación y ambas partes están de acuerdo, se debe redactar un contrato oficial.

Es recomendable que un abogado lea el contrato antes de que este sea firmado.

  • Lo primero es elaborar una sección de definiciones al inicio del contrato. Es necesario que se definan cada uno de los términos que puedan ser tomados bajo libre interpretación.
  • Luego, se definen ambas partes del acuerdo: el proveedor y el cliente. Se enumeran los nombres legales completos de cada persona o empresa y se establecen los servicios de mantenimiento que se realizarán. Deben darse detalles y enumerar la mayor variedad de servicios posible (si surge una disputa contractual con respecto a un tipo específico de servicio que no está establecido en el contrato, es muy probable que este resulte menos útil en caso de demanda).
  • Se debe discutir la estructura de compensación acordada por cada servicio. Por ejemplo, si se está redactando un contrato con un contratista de mantenimiento independiente, entonces se debe especificar la tarifa que se pagará por hora de trabajo, y deben ir incluidos todos los métodos que se utilizarán para realizar los pagos correspondientes.
  • Se debe redactar una sección que discuta cada una de las garantías o promesas hechas por cualquiera de las partes. Las garantías pueden llegar a ser simples o complejas, dependerá del convenio entre ambas partes.
  • Después, se establecen las pautas para manejar disputas legales. Aquí se Incluyen las cláusulas de indemnización, que deben especificar, de manera exacta, las razones por las que cada parte puede y no puede ser considerada responsable de algo.
  • Por último, se deben Incluir las disposiciones que permitan rescindir del contrato. Eso incluye, por ejemplo, cláusulas que establezcan que el contrato se considere nulo y sin efecto. La razón puede ser fraude o cualquier otro motivo convenido.

Conclusiones

  • Los contratos de mantenimientos abordan las muchas necesidades (enumeradas anteriormente), y están principalmente destinados a garantizar la durabilidad de los activos industriales, así como promover prácticas contractuales justas.
  • Un acuerdo de contrato de mantenimiento establece expectativas, cronogramas, requisitos, precios y demás.
  • Para cualquier tipo de contrato, siempre es bueno contar con un Software de Mantenimiento para asegurarnos de proporcionar información precisa durante la redacción de este importante documento.

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Referencias:

“How To Write A Maintenance Contract”. 2020. Small Business – Chron.Com. https://smallbusiness.chron.com/write-maintenance-contract-13833.html.

“Industrial Maintenance Contracts: Definition And Tips”. 2018. Mobility Work. https://www.mobility-work.com/blog/industrial-maintenance-contracts-definition-tips#:~:text=There%20are%20two%20type

“IT System Maintenance Contracts | Nibusinessinfo.Co.Uk”. 2020. Nibusinessinfo.Co.Uk. https://www.nibusinessinfo.co.uk/content/it-system-maintenance-contracts.

“Types Of Maintenance Contracts | VTE Solution”. 2020. Vtesolution.Com. https://www.vtesolution.com/types-of-maintenance-contracts.

Por Angel Patino

Ángel Patiño es Licenciado en Educación, Magíster en Lingüística y redactor freelancer. Le apasiona escribir sobre Software de Gestión de Mantenimiento.

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