Cómo administrar el plan financiero de una empresa

Por mucho tiempo, el plan financiero de una empresa, se realizaba de forma centralizada, solo desde el área contable. Muchos gerentes se limitaban a ejecutar un cálculo de pérdidas y ganancias, soslayando la situación financiera amplia, que incluye a todos los departamentos.

Una correcta administración y optimización de los recursos financieros de una empresa, debe incluir un plan de financiamiento que permita hacer proyecciones a largo plazo.

Por esta razón, conoceremos 6 estrategias para optimizar el plan de recursos financieros y mantener el control económico de una empresa.

¿Por qué es tan importante optimizar el plan de recursos financieros?

Con el paso de los años, la realidad del ecosistema empresarial ha mutado. La dinámica es ahora mucho más agresiva y rápida, y en solamente unos pocos meses, podemos presenciar el auge y caída de firmas que quieren establecerse en el mercado.

El galardonado periodista Thomas Friedman, en su libro “Gracias por llegar tarde,” explica que la violencia de los cambios nos obliga a movernos rápido y coordinadamente. El autor identifica tres grandes elementos que provocan que la dinámica empresarial sea tan inestable: la digitalización, la globalización y el cambio climático.

Estas razones indican que ahora, más que nunca, es necesario tener un plan de negocios que contemple todas las aristas de la empresa. Es decir, contar con un plan de trabajo en conjunto con los otros sectores, a largo, mediano y corto plazo.

¿Cómo administrar los recursos financieros de una empresa? 6 estrategias para aplicar

Los recursos financieros son necesarios para el crecimiento y la proyección de cualquier organización. Conocerlos y gestionarlos correctamente, nos dará una idea más clara de los objetivos a perseguir, y cuánto tomará alcanzar esa meta. 

1. Expande el área financiera de tu empresa

Esta estrategia para optimizar el plan financiero, consiste en analizar todas las áreas corporativas de la empresa, desde el punto de vista de los activos y recursos financieros.

De esta manera, se podrá verificar la realidad de cada sector, determinar sus gastos fijos, flujos de caja, porción estimada de ventas, etc. Todo esto en determinado periodo.

Al integrar en profundidad los datos de cada sector, a la dinámica financiera, será posible elaborar un plan de acción, con nuevos proyectos, enfocados en las tareas esenciales y en los sectores más necesitados.

Luego de este análisis será posible conocer el estado actual de los recursos financieros, y la posibilidad de obtener fuentes de financiación para invertir en ciertos sectores.

2. Integra un software de contabilidad

Adaptarse a los cambios, implica incorporar la tecnología necesaria para competir. Y en el caso del área financiera de una empresa, el plan puede mejorar exponencialmente con ayuda de la tecnología.

Tener un software de contabilidad y finanzas, puede resultar determinante. Estas herramientas permite:

• Centralizar todos los datos financieros en un solo lugar.
• Realizar proyecciones con informes automatizados.
• Mantener un control de caja, con el flujo, y las estimaciones.
• Gestionar pagos, nóminas, contratos, carga fiscal e impuestos. 
• Controlar, desde un solo lugar, todos los recursos y su utilización en tiempo real.

Estas herramientas profesionales como Bind, Contagram o Glasof pueden ser la estrategia diferenciadora, que permitirá adaptarse a la dinámica actual de cambio permanente.

3. Incluye al equipo de trabajo en la adaptación

El proceso de adaptación al constante cambio, y a las dinámicas de un ecosistema competitivo y rápido, no puede hacerse sin el apoyo del equipo de trabajo.

El personal debe ser parte de la adaptación, y para poder perfeccionar y optimizar el plan financiero, es necesario capacitar al equipo de este sector.

Es importante mantener actualizado al personal, por ejemplo, si se decide integrar un nuevo software contable, es imprescindible que los profesionales del sector sepan cómo utilizarlo.

Como explica Friedman, hay que moverse rápido y de forma coordinada. Por esta razón, no debes dudar en invertir en el entrenamiento de todos los responsables de ejecutar el control económico de la empresa.

Esto no solo generará más productividad, sino que también permitirá delegar tareas, en el personal capacitado. Evitar la burocracia y crear colaboradores que puedan tomar decisiones, será fundamental para adaptarse rápidamente.

4. Monitorea los factores externos que puedan influir en el plan financiero

Las proyecciones y los datos para el plan de recursos financieros pueden ser muy inestables. Las relaciones volátiles con los clientes, se encuentran atravesadas por los tres factores de cambio que vimos anteriormente: 

• Digitalización.
• Globalización.
• Cambio climático.

Los cambios económicos globales son cada vez más interdependientes. La caída del precio de commodities en el punto más extremo del planeta, pueden influir en el control económico de una empresa.

Es por esto que, controlar y estudiar lo que sucede en el entorno, es crucial para las decisiones del plan financiero. En una economía que tiene a la recesión, por ejemplo, no será sencillo hacer proyecciones positivas para la inversión de capital.

La idea de ir acompañando el mercado, significa estar al tanto de las novedades, actualizaciones tecnológicas, disposiciones gubernamentales y diferentes factores sociales y culturales.

Esta estrategia permite elaborar diferentes planes financieros, para posibles escenarios, estudiando todas las alternativas de financiación en cada caso.

5. Analiza los resultados de plan de recursos financieros

Aquello que no puede medirse, no tiene posibilidades de mejorar. Esta máxima también aplica al plan financiero. A la hora de confeccionarlo, es imprescindible definir cómo se analizarán los resultados.

De esta forma, se podrá comprobar qué estrategias han dado resultado, y cuáles deben corregirse o eliminarse.

Mantener un control estricto de las ventas, inversiones, deudas, etc., permitirá tomar mejores decisiones en un contexto específico, para asegurar la permanencia de los recursos financieros.

6. Separa parte de las ganancias

En tiempos de inestabilidad global, las empresas, generalmente, no deben someterse a situaciones de alto riesgo. Los escenarios inesperados son norma en este 2022, luego de dos años de absoluta incertidumbre.

Debido a esto, y para optimizar el plan financiero, debes destinar parte del lucro para un fondo de emergencia, y para invertir en el negocio, sin tener que acudir a recursos financieros ajenos.

Esto garantizará el capital de giro y la supervivencia en situaciones de crisis.

Conclusiones

La necesidad de tener un plan financiero minucioso, flexible, dinámico y previsorio, es fundamental para la protección en los períodos de crisis. Contar con herramientas tecnológicas, como un software de contabilidad y finanzas, puede marcar la diferencia con la competencia. 

Estas soluciones te permitirán tener una planificación financiera realista y eficiente y establecer estrategias de crecimiento. En plataformas como ComparaSoftware, puedes analizar todas las opciones del mercado, para comenzar a optimizar tu plan financiero.