Qué es un inventario: la importancia de contar con uno en tu empresa

Una buena gestión de los recursos implica tener contabilizados todos tus bienes, conocer qué es un inventario puede ser el punto clave para eso. 

El inventario cumple un rol fundamental en los activos, de modo que identificar para qué sirve y saber cómo hacerlo, hará la diferencia en tu organización y finanzas. Te explicamos el concepto de inventario, sus características y ejemplos para que puedas empezar a crear tus propios registros. 

Definición de inventario

Un inventario es una herramienta que te permite llevar un control sobre los bienes y recursos que forman parte del patrimonio de tu empresa. De hecho, como decíamos al comienzo, es considerado en contabilidad como un activo. 

La definición de inventario más general es la de un documento que enlista la mercancía de un negocio y contabiliza las operaciones por las cuales va pasando. Por ejemplo, permite conocer las compras y ventas, identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos. 

Sin embargo, y como hemos mencionado en otros artículos, existen diferentes tipos de inventario que pueden registrar y contabilizar activos como propiedades inmobiliarias, vehículos, equipos de cómputo, cuentas por cobrar, dinero que está invertido en el banco, etc. Por lo tanto, aunque no vendas mercancías, un inventario puede serte útil para tener en observación tus equipos de trabajo, cuentas y propiedades. 

Por qué debes tener un inventario

Es importante contar con un inventario de cualquier tipo porque te permite conocer la fluctuación de los artículos que tienes en tu empresa. Por fluctuación nos referimos a los cambios que va atravesando ese activo a través del tiempo, lo que a su vez influye en las decisiones que tomarás acerca de proveedores y compras futuras. Además, garantiza que tengas un ojo puesto en los gastos innecesarios y los excesos o faltas de mercadería. 

Características de un inventario

Si bien ya mencionamos que hay diferentes tipos de inventario, todos ellos comparten, en términos generales, características o elementos esenciales. A continuación mencionamos y describimos algunos de ellos para que sepas mejor cómo identificar qué es un inventario. 

1. Nombre del objeto inventariado

Al colocarles nombre, puedes identificar de manera sencilla los artículos, bienes o servicios que se están registrando para su control y manejo. 

Es una práctica básica, pero no está de más recomendarla para facilitar el proceso de ventas y otras actividades con fines comerciales. 

2. Código de identificación

Los códigos SKU son como un segundo nombre, pero están diseñados para mejor control interno en la cadena de producción o de suministro. 

SKU significa “código de referencia” (stock keeping unit, por sus siglas en inglés) y, como lo indica su nombre, es un número (usualmente de ocho dígitos alfanuméricos) resulta más sencillo de leer para máquinas, personas y sistemas de control de inventarios. Además, reducen el riesgo de errores.

3. Precio del artículo que se registra

El precio es uno de los datos más importantes cuando hablamos de un control de mercaderías, especialmente en lo que respecta a llevar una contabilidad ordenada. En este sentido, también existen los métodos de valuación de inventarios, que permiten valorar el producto, monitorear la cantidad de existencias, el precio de costo y el precio de venta.

En cualquier momento, pero sobre todo en fechas especiales o festivas, contar con el precio actualizado te evitará pérdidas de dinero o errores de incumplimiento de precio.

4. Costo

El costo es el elemento que ayuda a fijar el precio, pero también permite evaluar compras de mobiliario, maquinaria o equipo en las empresas. Por ejemplo, en el caso de las amortizaciones, es fundamental conocer el costo del equipo para saber cuánto se va a desgastar y en cuánto tiempo. 

5. Descripción de los artículos

Si bien no es tan importante, las descripciones de producto ofrecen información adicional en caso de que existan artículos con nombres o códigos similares. Puede ser útil también en el caso de productos similares. 

6. Tipo de movimiento (entradas o salidas)

Las entradas (adquisiciones o compras) y salidas (ventas, pérdidas, robos, etc.) ayudan a mantener la cantidad total de artículos actualizada. 

Si tienes la posibilidad de contar con un inventario automatizado, te ahorras el trabajo de actualizar manualmente diferentes campos de información.

7. Estado o estatus del objeto

El estado o estatus brinda información especial de la empresa que opera el inventario y el tipo de mercancía o artículos que tenga en depósito. Por ejemplo, para alimentos perecederos, el estatus puede ser el tiempo de vida. Mientras que para un inventario de mobiliario de operación, la disponibilidad de una máquina para asignar a un colaborador.

8. Periodo de actualización y revisión

Si bien son cada vez menos comunes los inventarios manuales, aún existen en algunas empresas tradicionales. Un sistema de inventarios de una empresa grande se modifica automáticamente en tiempo real. De hecho, incluso los inventarios de Excel pueden automatizarse.

Sin embargo, los tiempos de revisión y recopilación de la información pueden personalizarse. Aquí puedes realizar una predicción (también conocido como forecast) de vida del inventario. Otra forma es hacerlo de manera permanente, según las necesidades de la empresa y sus actividades diarias. 

Cómo hacer un inventario para tu empresa

Realizar un inventario y llevar el control de tu inventario es una tarea que puede requerir más tiempo y esfuerzo a medida que tu negocio crece. 

Por lo tanto, el inventario es una práctica necesaria para cualquier negocio, y en el caso de un emprendimiento pequeño, también necesitarás de un sistema, por más tradicional que sea. Aquí algunos consejos para hacer tu propio inventario. 

1. Contabiliza entradas de producto o mercancía.
2. Registra ventas o salidas.
3. Monitorea tu inventario.
4. Guarda los datos de tus proveedores en caso de requerir el producto antes.
5. Automatiza en medida de lo posible.

Para automatizar lo más posible tu inventario, contar con un software de inventario simplificará tu tarea y te ayudará en el manejo estratégico de tu empresa. 

Programas como NetSuite ERP, NetSuite Retail, Rentando.net y Raptor Web Experience ofrecen funciones como gestión de almacén, proveedores, renovaciones de pedidos, gestión multicanal e identificación de producto, entre otras. 

Ejemplo de inventario

Un ejemplo simple de inventario en el modo tradicional es crear una tabla con las características básicas que te hemos mencionado anteriormente. Puedes crearla en la plataforma que desees: Google Sheets, Excel, Libreoffice, entre otros. A continuación, te enumeramos los pasos a seguir. 

1. Crear la hoja para el periodo en curso.
2. Agregar el código de cada producto.
3. En la siguiente columna anotar su descripción.
4. Colocar las existencias del período anterior.
5. Crear la columna de entradas.
6. Hacer la columna de salidas.
7. Dejar espacio para la columna de stock vigente.

Un segundo ejemplo es más bien una imagen visual de cómo se ve un inventario en un software. Te mostramos cómo se ve en el programa NetSuite ERP. 

Si bien es más complejo, y cuenta con mayores funciones, contar con un software a largo plazo puede evitarte muchos problemas logísticos, además de que puedes optimizar más fácilmente y gestionar mejor las renovaciones de pedidos. 

Conclusión

Conocer qué es un inventario y cómo puedes tener uno te permite ser más estratégico al momento de gestionar tus activos y organizar tu espacio de trabajo. Además, simplifica tareas administrativas y te garantiza un control cercano a los cambios que ocurren en tu stock para responder mejor a las necesidades de tu empresa y tus clientes.