Qué es Project Management: recorremos sus principios y ventajas

Entender qué es project management es esencial con el ritmo vertiginoso que han adquirido los mercados gracias a la globalización. En este contexto, México no es la excepción.

Según datos de Glassdoor, un Project Manager en el país percibe un sueldo promedio de aproximadamente $76,000 pesos mensuales.

Aunque las cifras hablan de salarios atractivos, el verdadero valor de la gestión de proyectos trasciende al salario individual de un Project Manager. El enfoque metodológico de esta disciplina es aplicable a una amplia variedad de roles dentro de una organización.

En este artículo vamos a adentrarnos en la gestión de proyectos, explorando sus fundamentos, metodologías, y las certificaciones disponibles.

Ya sea que estés buscando ascender en tu carrera como Project Manager, o simplemente desees mejorar tus habilidades en la gestión de proyectos en tu rol actual, esta lectura te proporcionará las herramientas y el conocimiento necesarios.

Project Management: ¿Qué significa?

Entender qué es el project management es esencial para cualquier profesional que aspire a liderar y gestionar proyectos con éxito.

Si te adentraras en el ciclo de vida de una compañía, pronto te darías cuenta de que cualquier iniciativa que exija una supervisión meticulosa, un enfoque y un fin definido puede identificarse como un proyecto.

Por ello, el project manager, que significa literalmente «gestor de proyectos», se encarga de asegurar que el proyecto mantenga su rumbo, cumpla con los plazos establecidos, se mantenga dentro del presupuesto y satisfaga todos los requisitos previstos.

Pero, ¿cuáles son las claves del Project Management para asegurar un resultado exitoso? 

1. Alcance controlado: Todo project manager sabe que es esencial tener un alcance del proyecto bien definido. Este es el límite de lo que el proyecto abarcará y qué aspectos quedan fuera de su jurisdicción. Sin un alcance claro, los proyectos pueden desviarse, gastar más recursos y, en última instancia, fracasar en entregar lo que se prometió.
2. Comunicación efectiva: La comunicación constante entre todas las partes interesadas es vital. Todos, desde el equipo del proyecto hasta los stakeholders y el cliente, deben estar al tanto de los avances, problemas y decisiones.
3. Plan de proyecto: Este es el esquema de cómo se alcanzarán los objetivos. Detalla las responsabilidades, plazos y es una herramienta esencial para medir el progreso durante la vida del proyecto.
4. Acuerdo sobre objetivos: Los objetivos del proyecto deben ser consensuados y claros para todos, incluido el director del proyecto, el cliente y la dirección de la empresa. 
5. Apoyo de la dirección: Sin el apoyo de la dirección, incluso los proyectos más sólidamente planificados pueden descarrilar. La alta gerencia debe estar comprometida con el éxito del proyecto, proporcionando recursos, tomando decisiones y respaldando al equipo del proyecto cuando sea necesario.

Para finalizar, el Project Management no es simplemente una lista de tareas a realizar. Se trata de una disciplina compleja y multifacética que, cuando se lleva a cabo correctamente, puede llevar a las empresas a lograr resultados sorprendentes.

7 Ventajas del Project Management

A continuación, te presento algunas de las ventajas del project management que refuerzan por qué es vital para cualquier empresa que busque eficiencia y éxito en sus proyectos.

1. Control sobre cada etapa del trabajo

A través del project management, las empresas pueden descomponer un proyecto en fases, permitiendo un seguimiento minucioso y control detallado en cada paso del camino. Esta división facilita el monitoreo y garantiza que cada aspecto del proyecto avance según lo planificado.

2. Sistema de motivación transparente

Al establecer objetivos claros y tareas específicas, los empleados que participan en el proyecto tienen una visión clara de sus responsabilidades. Esto no solo clarifica las expectativas, sino que también puede servir como una herramienta motivacional.

3. Capacidad de establecer prioridades y formular objetivos

La gestión de proyectos permite a las empresas identificar y priorizar áreas críticas para su desarrollo. Al hacerlo, se aseguran de que los recursos se asignen y utilicen de manera efectiva.

4. Minimización de la burocracia

Con estructuras y procesos bien definidos, la toma de decisiones se vuelve más ágil, reduciendo la necesidad de trámites burocráticos innecesarios.

5. Optimización de recursos

Uno de los componentes esenciales del project management es el control de los recursos, ya sean financieros, humanos o materiales. A través de una planificación y seguimiento adecuados, es posible garantizar que los recursos se utilicen de la manera más eficiente.

6. Identificación y prevención de riesgos

La gestión de riesgos es un componente vital del project management. Al anticiparse a los posibles obstáculos y desafíos, las empresas pueden prepararse y tomar medidas preventivas, asegurando que el proyecto continúe avanzando sin problemas.

7. Criterios uniformes para la evaluación del rendimiento

Al tener estándares y métricas claramente definidos, las empresas pueden evaluar el rendimiento de un proyecto de manera objetiva. Esto es esencial tanto para identificar áreas de mejora como para reconocer y celebrar los éxitos.

8. Evaluación Post-Proyecto

Una vez finalizado un proyecto, el project management facilita una revisión exhaustiva de los resultados. Esta evaluación no solo se realiza a nivel de procesos individuales sino también en el contexto más amplio del proyecto en su conjunto.

Metodología del Project Management

El project management, como toda disciplina, requiere de una metodología sólida que guíe a los profesionales en el proceso de gestión y ejecución de proyectos. Esta metodología no solo brinda un marco estructurado, sino que también incorpora las mejores prácticas reconocidas en la industria. 

Ahondemos en cómo se caracteriza esta metodología y qué guías fundamentales existen para apoyar este cuerpo de conocimiento.

La Guía PMBOK

Una de las principales referencias en el mundo de la gestión de proyectos es la Guía PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Esta guía compila los fundamentos reconocidos como las mejores prácticas en el ámbito del project management.

Al llegar a su séptima edición, este material se ha consolidado como el único estándar ANSI para la gestión de proyectos. Además, el Project Management Institute (PMI), una de las principales organizaciones a nivel mundial en este ámbito, basa sus programas educativos y certificaciones en esta guía.

Objetivos claros

Antes de emprender cualquier proyecto, es esencial tener claridad en los objetivos a alcanzar. Un gestor de proyectos debe trabajar en conjunto con expertos relacionados con el proyecto para establecer metas alcanzables, definir actividades y calcular tiempos. Sin objetivos claros, el proyecto corre el riesgo de desviarse o no alcanzar las expectativas.

Selección del liderazgo

La elección del líder de proyecto es crucial en el project management. Esta persona será la encargada de diseñar estrategias para lograr las metas establecidas. Para garantizar la continuidad y consistencia, se recomienda mantener al líder durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Definición de los recursos

Una vez establecidos los objetivos y el liderazgo, es necesario definir los recursos – humanos, económicos y materiales – que se emplearán en el proyecto. Esto incluye la creación de planes cruciales, como el cronograma de trabajo, plan de comunicaciones, plan de riesgos y planes de adquisiciones.

Acciones con las personas

En la gestión de proyectos, es imperativo considerar a todos los involucrados. El líder del proyecto debe identificar y tener en cuenta a los stakeholders para asegurar que los objetivos satisfagan a todas las partes interesadas. La selección adecuada del equipo es esencial, ya que las personas son el núcleo de cualquier proyecto.

Evaluación, seguimiento y reconocimiento

Los proyectos no son estáticos; por ello, es esencial monitorear y evaluar su progreso periódicamente. Esta revisión permite identificar desviaciones y ajustar la ruta cuando sea necesario. Al finalizar el proyecto, es vital reconocer y valorar el esfuerzo del equipo, destacando tanto el trabajo en equipo como los logros individuales.

Certificaciones disponibles de Project Management

En el ámbito profesional, la formación adecuada y la certificación en una disciplina específica pueden ser cruciales para destacar y sacar el máximo provecho de la misma. Especialmente en el campo del project management, donde la correcta ejecución de proyectos puede tener un impacto significativo en el éxito de una organización.

Project Management Institute (PMI) es una entidad de renombre global sin fines de lucro que reúne a profesionales y organizaciones centradas en la gestión de proyectos.

Con su sede en Newtown Square, Pensilvania, y presencia en casi 100 países con aproximadamente 500,000 miembros, el PMI se ha dedicado a establecer estándares profesionales en el área y promover la educación y certificación en gestión de proyectos.

Las certificaciones otorgadas por PMI incluyen:

1. CAPM (Asociado en Gestión de Proyectos Certificación): Diseñada para aquellos con conocimientos fundamentales en project management. Requiere horas de trabajo específicas o educación formal y la aprobación de un examen.
2. PMP (Profesional en Gestión de Proyectos): Para profesionales con experiencia y educación en la dirección de proyectos, que han aceptado un código ético y superado un examen extensivo.
3. PfMP (Profesional en Gestión de Portafolios): Reconoce la capacidad de alinear y gestionar una cartera de proyectos y programas según las estrategias organizacionales.
4. PgMP (Profesional en Gestión de Programas): Para aquellos con amplia experiencia en dirección de proyectos y programas, requiriendo además entrevistas por el personal de PMI.
5. PMI-SP (PMI Profesional en Programación)
6. PMI-RMP (PMI Profesional en Gestión de Riesgos)
7. PMI-ACP (Practicante certificado por PMI en enfoques ágiles): Orientado a profesionales que implementan técnicas y metodologías ágiles en sus proyectos.
8. PMI-PBA (PMI Profesional en análisis de negocios): Para quienes trabajan estrechamente con stakeholders definiendo requerimientos y moldeando resultados de proyectos.

Además de las certificaciones de PMI, existen otras ofertas de formación y certificación en project management por entidades independientes. Por ejemplo:

• Google, Udemy y Coursera: Estas plataformas de aprendizaje en línea ofrecen cursos y certificaciones en gestión de proyectos, a menudo diseñados por expertos y organizaciones de renombre en la industria.
• UCLA: Como institución académica de prestigio, ofrece programas de formación y certificación en gestión de proyectos que se alinean con estándares de la industria.
• APM (Association for Project Management): Una entidad profesional del Reino Unido que proporciona certificaciones y formación en gestión de proyectos.
• CompTIA: Conocida por sus certificaciones en TI, también ofrece la certificación Project+ para profesionales del project management.

En conclusión, la formación y certificación en project management son esenciales para cualquier profesional que busque consolidarse en la disciplina. Las certificaciones mencionadas respaldan la competencia y habilidades del individuo, proporcionando credibilidad y confianza a empleadores y stakeholders.

Conclusión

Conocer qué es project management, es más que adoptar una metodología, representa un compendio de estrategias, habilidades y herramientas que trascienden las fronteras de un departamento o industria en particular. 

En el ámbito global y, particularmente, en México, la demanda de expertos en este campo se mantiene en constante alza. Aun así, es crucial reconocer que las técnicas y principios del project management no son exclusivas de aquellos que ostentan el título de Project Manager. En realidad, su aplicabilidad es vasta y puede ser incorporada en cualquier área donde se gesten proyectos, desde el diseño y construcción, pasando por la tecnología, hasta la producción artística y más allá.

Incorporar el enfoque del project management en las actividades cotidianas significa adoptar una mentalidad orientada hacia la eficacia, la optimización de recursos y la consecución de objetivos. Es un llamado a la estructuración y orden en un mundo laboral cada vez más complejo y desafiante.