¿Qué es la gestión del tiempo? 5 herramientas que te ayudarán

¿Quieres mejorar tu productividad pero no sabes cómo?. ¿Tienes mil cosas para hacer pero al finalizar tu jornada notas que no has hecho ni la mitad?. La frustración por la acumulación de tareas pendientes puede hundirnos aún más en este problema. Por suerte, existen las herramientas de gestión del tiempo.

Desde la pandemia nuestro reloj interno parece haberse descompuesto. El tiempo pasa muy deprisa, o agotadoramente lento. En cualquiera de los dos escenarios, persiste la sensación de que el tiempo no es suficiente. Pero esta situación puede revertirse con algunos cambios.

En este artículo verás qué es la gestión del tiempo, y cuáles son los problemas más comunes. También veremos cuáles son los factores que influyen en la falta de gestión y las herramienta de gestión del tiempo para solucionarlas. 

¿Qué es la gestión del tiempo?

No hace falta detenernos mucho en esta definición, ya que es bastante transparente. La gestión del tiempo se refiere a la administración de horas en el día ya sea en tu ámbito personal o laboral. 

Gracias a esta técnica puedes dividir tu día, y asignarle un pedacito de él a las actividades más urgentes. Sin embargo, se necesita mucho autoconocimiento para llevarlo a cabo. Ya que existen consensos generales en cuanto a la gestión del tiempo, pero eres tú quien decide cómo implementarlo. 

¿Por qué se me dificulta la gestión del tiempo?

Para poder corregir una problemática, es fundamental diagnosticar el problema antes. Veamos cuáles son las principales causas de la mala gestión del tiempo.

1 | No estableces prioridades

El primer gran conflicto es no implementar un sistema de clasificación de tareas. Es cierto que, en un principio, todas las tareas nos parecen sumamente urgentes. Sucede a menudo que mientras realizamos una tarea sucede algo urgente que tenemos que solucionar. Y esto puede repetirse hasta la saciedad. 

Aprender a identificar lo urgente, lo importante, y lo no prioritario nos permite visualizar nuestro día de otra forma.

2 | No controlas las distracciones

¿Alguna vez te ha llegado una notificación con un texto que María acaba de compartir una foto luego de mucho tiempo? ¿Y no has podido contenerte a dar click? Aunque no conoces a María. Y posiblemente la publicación no sea relevante. Pero has terminado en un espiral de clicks  y cuando quieres recordar estás viendo una receta en vez de terminar ese informe. 

El problema es que existen determinados disparadores que pueden arrebatar tu atención en un segundo. Obviamente, son mucho más interesantes que tu tarea actual. Estas fuentes de distracción interfieren directamente con tu gestión del tiempo. Identificarlas y controlarlas es un gran inicio.

3 | Hábitos de multitarea

Algunas veces cometemos el error de pensar que no estamos verdaderamente ocupados hasta que no tenemos más de dos tareas en nuestras manos. Si a esto le sumamos la incapacidad de decir no a pedidos, combinada con la férrea necesidad de estar ocupados todo el tiempo; el caos toca la puerta. 

Solemos creer que este tipo de rutinas vertiginosas mejora la productividad. Pero nada más lejos de la realidad. Esto solo contribuye a la baja de rendimiento, ya que no le estás  dedicando el 100% de tu atención a cada tarea. 

4 | No descansas

Descansar es vital para la gestión del tiempo. Esto le permite a tu cerebro regenerarse y recargar energías para la próxima jornada. No solo nos referimos a las horas de sueño, que están más allá de la necesidad. También hablamos de los pequeños recreos entre pendientes. Es importante adecuar la agenda para dedicar 25 minutos de descanso entre aquellas tareas más difíciles y largas. 

5 | No programas las tareas 

Si convives con la sensación de que tu jornada consiste en apagar fuegos, quizás tu problema resida en el sistema de prioridades que manejas. Aprender a programar las tareas de acuerdo a su nivel de urgencia o necesidad es vital. Esto te permitirá identificar qué poner en primer plano y qué no. 

Como dijimos antes, en la gestión del tiempo también influye el autoconocimiento. Este te permitirá saber en qué momento del día eres más productivo para destinar en ese tiempo aquellas tareas más difíciles o tediosas.  

Herramientas de gestión del tiempo

Ahora que entiendes cuál es la principal debilidad de tu actual forma de gestión del tiempo puedes elegir la herramienta que te sea más útil. 

Gestión del tiempo con Wunderlist

Wunderlist es un organizador de tareas simple pero eficaz. Con pocos clicks podrás crear notas y listas y, a su vez, categorizarlas en carpetas desde cualquier dispositivo. Su sistema de recordatorios te avisará cada vez que algún plazo esté próximo a vencerse. 

Toma notas con Evernote

Evernote te permitirá tomar notas y realizar listas de tareas agregando cualquier tipo de archivo. Su principal ventaja son sus integraciones con Google u Outlook. Además podrás compartir notas con otras personas y podrás acceder a copias de seguridad ante cualquier imprevisto. 

Remember the Milk, una de las principales herramientas de gestión del tiempo

Remember the Milk es una de las mejores herramientas de gestión del tiempo. Principalmente porque puedes integrarlas con tus cuentas de google Keep, google Drive y otras plataformas totalmente gratis. Inclusive también puedes conectarla con tu cuenta de correo electrónico

Organiza tu tiempo con Rescue time

¿Tienes la sensación de que el tiempo corre muy rápido? Con Rescue Time lo podrás chequear personalmente. Ya que monitorea en línea cada una de tus tareas durante tu jornada laboral o personal. Así podrás verificar cuáles tareas o hábitos están consumiendo tu tiempo.

Todoist, gestión del tiempo de calidad

Todoist Lista de Tareas es una herramienta de gestión del tiempo ideal para el día a día. Te permite compartir y organizar tus tareas con otras personas, mientras recibes notificaciones de plazos de tiempo.

Conclusión

En este artículo aprendimos cuáles son los principales problemas relacionados con la gestión del tiempo. También vimos distintas herramientas de gestión del tiempo que pueden ayudarte a gestionar tu día a día y a aumentar tu calidad de vida. Si deseas conocer algunas otras herramientas para organizar puedes revisar el listado de Software de Productividad o Software de Lista de Tareas de Compara Software.