Proceso de implementación de Salesforce CRM: Tutorial

Luego de una intensa búsqueda, decidiste que Salesforce CRM era la herramienta adecuada para apoyar tus procesos productivos. Sin embargo, a la hora de diagramar el proceso de implementación surgieron dudas y preocupaciones sobre este nuevo proyecto. 

¿Y ahora qué? ¿Cómo sigo?

Con esta situación en mente, hemos preparado un esquema de implementación de Salesforce CRM. Con esto buscamos ser de utilidad para aprovechar al máximo los recursos destinados a este proyecto. 

Pero antes necesitas reunir algunos requisitos previos a las actividades de implementación:

• Mantén comprometido a todo tu personal en el proceso de implementación del sistema Salesforce. Tanto los cargos más altos, como los más bajos. 
• Prepara una asignación correcta de recursos para este proyecto. Es importante contar con los profesionales adecuados y los recursos necesarios para no entorpecer la dinámica. 
• Ten en mente el objetivo preciso y definitivo que puso en marcha el proceso. 
• Diagrama claramente los procesos de la empresa. 
• Nombra a un miembro del proyecto. Este será un nexo de conexión entre los directivos, y el consultor CRM. 
• Motiva a tu personal en lecciones sobre los procesos de campo y sus beneficios. 

1. Proceso de implementación: Realizar el lanzamiento oficial del proyecto

Este paso es de suma relevancia para cualquier proceso de cambio que ocurra a nivel organizacional. En esta instancia se presentarán a los equipos que participarán de la nueva dinámica. Con esto nos referimos al equipo consultor de CRM y a los miembros de la organización.

La importancia de este paso radica en la organización del proyecto. Terminado este encuentro cada miembro del personal sabrá cómo será el programa de implementación, cómo se llevará a cabo dicha agenda y cuál será su rol.

2.º Paso del proceso de implementación de Salesforce: Definir los objetivos y las necesidades de la organización

Como mencionamos en otros artículos, las Salesforce CRM es una herramienta muy adaptable a la organización y las características que la requieran. 

Por esto, insistimos en que se lleven a cabo reuniones Discovery o lluvia de ideas. Estas les permitirán identificar las necesidades en común y en específico de cada departamento de la compañía. También podrán compartir y definir los objetivos que se pretenden alcanzar con este proceso de implementación. 

Luego de definir esto, podrán acordar las métricas y los reportes con los que se medirá el grado de cumplimiento de los objetivos. 

Esto tendrá que ser debidamente notificado a su consultor, para que entienda cómo personalizar y adecuar la herramienta para sus requerimientos. Es importante dejar en claro en un mapeo de procesos cuáles son los procesos de ventas, cómo se realizan los puntos de contacto con los clientes, las campañas de captación y cualquier actividad en la empresa.

3.º Paso de la implementación de Salesforce: Configurar y diseñar el Sistema SFDC

En esta etapa del programa de implementación es fundamental diseñar la herramienta con base en los datos y procesos de tu empresa. 

Para eso, se realizarán pruebas piloto o simulaciones donde se verificará el correcto funcionamiento del CRM. Es vital que se involucre en esto a los empleados de todos los niveles. No solo para que chequeen si realmente el producto se adaptó a los procesos productivos y administrativos, sino también para realizar un acercamiento con el sistema gestor. 

4.º Paso del proceso: Migrar los datos hacia el nuevo CRM de Salesforce

Una vez que hayas verificado con tu equipo que el sistema de gestión de relaciones con el cliente está funcionando de manera adecuada, tendrás que proceder a alimentar al sistema con los datos que le permitirán empezar a trabajar. 

Una clave medular y significativa para que este proceso de implementación funcione correctamente es realizar una filtración y depuración de los datos. En este paso tendrás que dedicarle tiempo y recursos a la selección de la información con la que trabajará tu nuevo sistema. 

De lo contrario, podría verse entorpecido este proceso con datos erróneos, duplicados o poco certeros. 

5.º Paso del programa de implementación de Salesforce: Entregar el producto y capacitar a los nuevos usuarios

Como uno de los pasos finales del proceso de implementación del CRM, la empresa consultora te ofrecerá una capacitación completa e integral para tus usuarios finales. En este entrenamiento, tu equipo profesional podrá conocer los entresijos técnicos del producto, y las estrategias que engloban su funcionamiento para un mejor aprovechamiento de este recurso. 

Esto significa una mejora en los procesos de atención al cliente y aportará grandes beneficios en su rendimiento y desempeño. 

Entre los recursos con los que contarán podemos nombrar algunos manuales de entrenamiento, material de video y ejercicios prácticos con el sistema CRM. Combinado con una capacitación presencial donde podrán resolver sus dudas específicas y puntuales. 

6.º Paso para la implementación del proceso: Liberar el proyecto CRM

La recta final del proceso de implementación, o la puesta en marcha del software CRM, tendrá que encontrar a un equipo capacitado y a los consultores dispuestos a resolver cualquier duda o inconveniente que se presente en la etapa inicial. Una vez dominado el programa, es importante que los usuarios finales abandonen cualquier otro recurso o sistema previo y se embarquen por completo en la experiencia de Salesforce CRM. 

Conclusión

Llevar a cabo un proceso de implementación es complejo en cualquier instancia y en cualquier ámbito. Principalmente por la natural resistencia al cambio del recurso humano, y sumando la complejidad que involucra un proceso nuevo. Además, los recursos invertidos en el proyecto causan aún más presión en la concreción del proceso de la forma más óptima posible. 

Para esto preparamos esta guía que busca guiar los pasos de las organizaciones que se encuentran ante la diagramación de un plan de implementación de un CRM Salesforce. Aunque las empresas consultoras sean de gran ayuda, es importante preparar a la organización para este proceso.