¿Por qué debes dedicarle tiempo a la justificación de un proyecto? | ¿Cómo elaborar una? Ejemplos

Los proyectos son elementos clave en diversos ámbitos de nuestra vida, ya sea en el ámbito empresarial, educativo, social o ambiental. Su correcta planificación y ejecución son fundamentales para alcanzar los objetivos propuestos. En este sentido, la justificación de un proyecto juega un papel crucial al proporcionar una explicación clara y convincente de por qué es necesario llevarlo a cabo. 

En este artículo, exploraremos en profundidad qué es la justificación de un proyecto, su utilidad y cómo elaborarla correctamente.

¿Qué es la justificación de un proyecto?

La justificación de un proyecto se define como una explicación por escrito que demuestra la necesidad de realizar una determinada iniciativa. Es un componente esencial en las etapas de presentación y evaluación del proyecto. Ya que permite demostrar su viabilidad y responder a la pregunta clave de «¿por qué es necesario llevar a cabo este proyecto?».

Es importante destacar que la justificación no debe confundirse con la viabilidad del proyecto, puesto que se elabora una vez que se ha determinado que el proyecto es viable. Sin embargo, en algunos casos, la justificación puede incluir la necesidad de determinar la viabilidad o rentabilidad de un proyecto en sí mismo.

La justificación de un proyecto va más allá de la simple viabilidad y se centra en cómo el proyecto responde a una necesidad específica y contribuye a mejorar un aspecto particular relacionado con nuestro negocio, comunidad o entorno.

¿Para qué sirve la justificación de un proyecto?

La justificación de un proyecto desempeña un papel fundamental en su desarrollo y éxito. A continuación, se enumeran algunos beneficios de elaborar una justificación sólida:

1 | Mejora la visibilidad del entorno

La justificación del proyecto permite analizar y comprender el entorno en el que se opera, identificando ventajas y oportunidades. Además, ayuda a reconocer la ventaja competitiva que ofrece el proyecto.

2 | Optimiza el enfoque del proyecto

Una justificación bien fundamentada proporciona claridad sobre los puntos fuertes del proyecto, permitiendo enfocarse en ellos. Asimismo, aumenta la motivación de las personas involucradas en su desarrollo.

3 | Mantiene activo el proceso de planeación estratégica

La elaboración de la justificación del proyecto contribuye a mantener presentes los objetivos de la planeación estratégica. La razón y motivación que se utilizan para justificar el proyecto están estrechamente relacionadas con este proceso.

4 | Refuerza la credibilidad del proyecto

Una justificación clara y bien escrita otorga credibilidad al proyecto, generando confianza entre los interesados y potenciales inversores.

5 | Mayor atractivo para los interesados

Una buena justificación puede captar la atención y aprobación de las partes interesadas, ya sean inversionistas, entidades o comunidades.

¿Cómo hacer la justificación de un proyecto?

Para elaborar una justificación de un proyecto, es necesario responder a una serie de preguntas fundamentales que permitan fundamentar y sustentar su necesidad y viabilidad. Algunas de estas preguntas son:

• ¿Por qué es necesario llevar a cabo el proyecto y en qué consistirá?
• ¿Cuáles son los principales beneficios que ofrece el proyecto?
• ¿Cuáles serán los efectos positivos que se derivarán de este proyecto?
• ¿Qué oportunidades abrirá el proyecto?
• ¿Qué problemas resolverá y cómo afectan actualmente a la industria o comunidad?
• ¿Cuál será la metodología utilizada para realizar el proyecto?

¿Qué debe incluir la justificación de un proyecto?

Entonces, la gran pregunta es ¿qué lleva la justificación de un proyecto? En principio, tenemos que advertir que la justificación debe ser clara, concisa y enfocada en los objetivos específicos que se pretenden alcanzar. Es recomendable seguir una estructura general que incluya:

• Presentación de la justificación: Introducción al tema principal relacionado con el proyecto, exposición del problema o necesidad existente y explicación de los beneficios asociados al proyecto.
• Declaración de objetivos: Descripción del enfoque y alcance de los objetivos trazados en el proyecto, así como la mejora o innovación que representarán para la empresa o comunidad.
• Importancia del proyecto: Presentación del proyecto como una solución única y novedosa, identificación de los vacíos que cubrirá y exposición de las implicaciones intrínsecas al proyecto. En otras palabras, se hace un planteamiento del problema y se presentan una serie de argumentos para exponer la importancia de la propuesta.
• Metodología seleccionada: Descripción de cómo se conceptualizará y organizará el proyecto, así como los métodos y medios que se utilizarán para alcanzar los objetivos planteados.

Es fundamental que la justificación sea convincente, esté respaldada por información relevante y sea coherente con la realidad del entorno en el que se desarrollará el proyecto.

Ejemplos de justificación del proyecto

¿Qué mejor manera de aprender cómo elaborar la justificación de un proyecto, que a través de ejemplos prácticos? Veamos algunos casos:

Ejemplo de proyecto social

El proyecto tiene como objetivo incentivar la escolarización de alumnos mayores que no han podido terminar su educación, lo que les impide desarrollarse social y económicamente. La falta de educación limita sus oportunidades de empleo y su integración en la sociedad. 

A través de programas de educación adaptados a sus necesidades y apoyo académico, buscamos brindarles una segunda oportunidad y mejorar su calidad de vida. Este proyecto se alinea con los objetivos de desarrollo sostenible y contribuye a reducir la desigualdad y la exclusión social.

Ejemplo de proyecto educativo

El proyecto tiene como objetivo concientizar sobre el bullying en un colegio ubicado en una zona céntrica donde se evidencia una marcada diferencia de clases. El bullying afecta negativamente la convivencia escolar, genera un ambiente de hostilidad y provoca el abandono de estudiantes. 

Mediante talleres de prevención, actividades de sensibilización y promoción de la empatía, buscamos crear un entorno seguro y respetuoso que fomente el aprendizaje y el bienestar de todos los estudiantes. Este proyecto contribuye a mejorar la calidad educativa y promover una cultura de paz en la comunidad escolar.

Ejemplo de proyecto ambiental

El proyecto tiene como objetivo repoblar una zona de bosques que ha sido talada por empresas madereras. La deforestación ha causado graves impactos ambientales, incluyendo la pérdida de biodiversidad y el aumento del riesgo de inundaciones en la zona. 

A través de la reforestación y el cuidado de las áreas verdes, buscamos restaurar el equilibrio ecológico, preservar la flora y fauna nativa, y reducir los riesgos asociados con desastres naturales. Este proyecto contribuye a la conservación del medio ambiente y promueve prácticas sostenibles en el sector forestal.

Conclusión

La justificación de un proyecto es esencial para respaldar su viabilidad y asegurar su éxito. Proporciona una explicación clara y convincente de por qué es necesario llevar a cabo el proyecto, demostrando su relevancia social, impacto y utilidad.

Al seguir una estructura adecuada y responder a las preguntas fundamentales, se puede elaborar una justificación efectiva que atraiga a los interesados y genere confianza en el proyecto. Puedes optimizar este paso utilizando un software de Gestión de Proyectos. En ComparaSoftware tenemos valiosas herramientas que pueden marcar un antes y un después en tu administración. Algunas de ellas son Monday o Procore. ¡Revisalas!