PIM: por qué debes gestionar la información de tus productos con este sistema

PIM o gestión de información de productos es un sistema que te permite centralizar datos y procesos entre los diferentes canales que integran el ciclo de un producto. De esta manera, contar con un sistema PIM te ayudará a vender más productos en más canales y crear mejores experiencias para tus clientes.

En este artículo, te explicamos qué es PIM, cómo beneficia a las empresas en la integración de sus productos y la organización de su stock, como también por qué es importante contar con un PIM software que agilice todos estos procesos. 

Qué es un sistema PIM

También conocido en inglés como Product Information Management (PIM), el sistema PIM es una herramienta que centraliza los datos de producto de un fabricante, distribuidor, proveedor o retailer para facilitar su revisión, enriquecerlos y compartirlos a través de cualquier canal. 

Cada producto vendido en línea necesita suficiente información para dar a los compradores confianza en su compra sin ver o tocar el artículo físico. La gestión de información de productos integra todo eso: desde descripciones de productos y especificaciones técnicas hasta videos de productos y fotografías de 360º.

Desde un sistema PIM es posible conectar la información de producto con cualquier plataforma, marketplace o sistema de creación de catálogos digitales o impresos. Esto sucede gracias a que al momento de crear, actualizar o publicar datos una vez en PIM, los cambios se reflejan automáticamente en todos los canales conectados. 

Este enfoque de trabajo significa un gran ahorro de tiempo y recursos a los equipos de marketing B2B o D2C, como también permite identificar más rápidamente errores y omisiones en los datos para corregirlos de inmediato.

Un PIM es indispensable para los fabricantes y vendedores a la hora de mantener la calidad del contenido de producto y potenciar la confianza de sus clientes. 

Cómo funciona

Ahora bien, toda esta información es muy útil al momento de interiorizarnos sobre qué es un PIM, pero también es importante entender claramente cómo funciona para así aprovecharlo al máximo. 

Una solución PIM funciona mediante la racionalización de los procesos internos para que las organizaciones puedan ofrecer información de productos consistente, precisa y de alta calidad a los clientes. 

De esta forma, cada pieza de información asociada con un producto vive en un perfil maestro dentro del sistema. Los usuarios designados o un administrador del sistema pueden importar datos de productos de sistemas o fuentes externos a la plataforma PIM.

Justamente por este motivo, los detalles del producto deben ser precisos, utilizables y respaldar la creciente necesidad de usar múltiples plataformas. Esto vuelve a la gestión de información de productos (PIM) uno de los mayores desafíos para los minoristas en línea en la actualidad. 

Por eso, contar con un software de gestión de productos permite gestionar el ciclo de vida de un producto de principio a fin, ayudando a crear conceptos de producto y flujos de trabajo de desarrollo. Wrike, Productboard,  Coda y ProductPlan son excelentes opciones que ofrecen herramientas como una hoja de ruta del producto, encuestas y comentarios, notificaciones, y colaboración en línea. 

Cómo saber si necesitas un PIM según sus aplicaciones

Cualquier empresa que venda productos en línea puede beneficiarse de un sistema PIM. Aunque también cierto que algunas empresas lo necesitan más que otras.

Generalmente, los sistemas PIM soe utilizan en negocios B2B (Business to Business); por empresas mayoristas y fabricantes, que ofrecen una amplia gama de productos en diferentes canales y mercados. Sin embargo, muchas empresas que se benefician de esta solución, no necesariamente pertenecen a estas dos categorías.

Para ayudarte a entender cómo encaja un PIM en tu estrategia de comercialización, te explicamos las características comerciales en las que se puede aplicar un PIM. 

Ofrecer gran cantidad de productos 

Si tu empresa que gestiona miles de productos, lograr una visión general de 360º sobre toda la información del producto es muy valioso. 

Es aquí dónde tener un sistema PIM twe puede resultar imprescindible, ya que logra administrar la información de cada producto de manera eficiente. Además, facilita su distribución a diferentes canales, todo desde una misma plataforma.

Vender productos con muchos atributos  

Un sistema PIM simplifica y centraliza todos los datos de tus productos, ayudándote a tomar mejores decisiones comerciales, trabajar más rápido y lograr más en un mismo periodo de tiempo. Si trabajas con productos cuya información es compleja, este sistema te será aún más beneficioso. 

Por información compleja nos referimos a las diferentes características que pueden integrar el producto. Por ejemplo, las variedades de tamaño o color aumentan su complejidad. Así como si hay diferentes elementos que acompañan a cada producto; como activos digitales adjuntos o categoría especiales. 

Cuanto más variada sea la información de tus productos, más difícil será mantener todo bajo control y un PIM será de gran ayuda. 

Vender a través de diferentes canales

Los sistemas PIM son especialmente útiles para las empresas que venden productos a través de múltiples canales online como e-commerce, medios minoristas y distribuidores. 

Podemos verlo como el hilo conductor que recorre el marketing y las ventas, así como la cadena de suministro y servicios. De esta manera, incorpora y administra la información de productos que se encuentra dispersa entre varios fabricantes, proveedores y departamentos, para establecer un único ecosistema holístico de datos.  

Al tener toda la información de tus productos en un mismo lugar, te será más fácil actualizarla y personalizarla dependiendo del canal y del mercado. Además, puedes ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al almacenar, gestionar y publicar los datos de cada producto.  

Vender en diferentes idiomas

Si ofreces productos a nivel internacional, comprendes que es clave exponer la información de tus productos en el idioma local y cumplir con las normativas de cada mercado. Justamente, este proceso es bastante desafiante de por sí solo, especialmente si debes administrar decenas de idiomas y países.

Un PIM te ayuda a gestionar las traducciones de productos y adaptar su distribución a diferentes canales y mercados.

Intercambiar datos con socios

Por último, una solución PIM centraliza toda la información de productos, de modo que la empresa puede establecer estructuras claras de trabajo con terceros, para la gestión eficiente y ágil del flujo de la información.

Qué tipo de información se coloca en un sistema PIM

Ahora que hemos visto los diferentes usos de la gestión de información de productos, también es importante mostrarte qué información se coloca en este sistema. A continuación, te explicamos los aspectos principales que un PIM debe integrar. 

Datos del producto. 

Esta categoría incluye datos fundamentales básicos como el SKU (Stock-keeping unit), pesos, tamaños, asignaciones de catálogo, colores, ingredientes, materiales, entre otros.

Por lo general, lo administran los equipos de ingeniería y productos dentro de las herramientas ERP y ciclo de vida del producto (PLM), que luego se sincronizan con un sistema PIM.

Recursos digitales

Los activos digitales son otro tipo de información de productos como videos, fotografías, imágenes de 360°, ilustraciones, logotipos y contenido como manuales de usuario, tablas de tallas, hojas de venta y más. 

Incluso, los equipos pueden importar activos digitales relacionados con productos a perfiles de productos en un sistema PIM y combinar activos digitales con otra información para crear experiencias de cliente de mayor conversión.

Contenido de marketing

El contenido de marketing incluye todo, desde la descripción en una página de detalles del producto hasta hojas de venta con características y beneficios. Es una combinación de hechos objetivos con mensajes impulsados por la marca para inspirar a los consumidores en su viaje de compra.

Datos de marketing

Los datos de marketing incluyen palabras clave SEO (optimización en motores de búsqueda), personas y pautas de marca. 

Esta información es útil para impulsar clasificaciones más altas en los motores de búsqueda, aumentar los resultados en el sitio y crear un uso más consistente de las palabras clave en todos los canales.

Información localizada y regionalizada

Algunos productos tienen atributos específicos de un mercado o ubicación geográfica que los distingue. 

Como decíamos anteriormente, si vendes en diferentes países tienes que considerar las variaciones de idioma para marketing o copia legal, traducciones de moneda y medidas, imágenes que se adaptan a las normas culturales y más.

Ventajas de incorporar un sistema PIM

En realidad, ya hemos mencionado los múltiples beneficios de un sistema PIM a lo largo del artículo, pero aún nos quedan algunos aspectos por cubrir. 

El software PIM permite a las organizaciones:

• Lanzar productos más rápido al eliminar la entrada de datos manual y la búsqueda de fotos de productos faltantes, copias aprobadas y más.
• Proteger su marca asegurándote que las especificaciones y el contenido sean precisos y lleguen a los sitios de comercio electrónico. 
• Al ingresar los datos una vez, los cambios se van reflejando automáticamente.
• Las notificaciones automatizadas aceleran la autorización de permisos y el contacto con personas que deben firmar antes de que los listados se publiquen.
• Aumentar la confianza de sus clientes con información clara y precisa mediante una lista central de productos.
• Automatizar los pasos manuales y minimizar las tareas desde la creación hasta los clientes para una distribución omnicanal. 

Conclusión

Un sistema PIM es el motor que impulsa el éxito del comercio electrónico; mejorando la precisión y la consistencia de la información que se presenta a tus clientes. 

Al optimizar la experiencia del cliente y motivar su intención de compra, podrás incrementar tus ingresos y dominar el mercado.