Microsoft Project: características y utilidades

Si estás buscando un software de gestión de proyectos, Microsoft Project (MSP) es una opción de las muchas que existen para el seguimiento de funciones y tareas. Las características de Microsoft Project lo hacen un programa potente y seguro para que los miembros del equipo puedan compartir los avances del proyecto y estar en sintonía.

En este artículo te explicamos qué es Microsoft Project, sus requisitos de instalación, ventajas y desventajas, además del costo para equipos o empresas. 

Qué es Microsoft Project y para qué sirve

Microsoft Project es un software con herramientas que sirven para gestionar Proyectos y Portafolios (PPM) de un equipo o una persona. De esta manera, el programa puede usarse de dos maneras: como Software As a Service (en la nube) o con instalación On Premises.

El programa project es un recurso muy útil en la gestión de proyectos porque permite planificar y controlar el desarrollo del mismo. El o los administradores son asistidos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Adicionalmente, puede reconocer diferentes clases de usuarios, por lo que es posible asignar distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos.

Con esta solución, la empresa evita retrasos y se asegura que el proyecto se mantenga dentro de las condiciones previstas.

Características y requisitos del sistema

Este software dispone de varias herramientas que centralizan y agilizan los procesos. Te mostramos algunas de las principales características de Microsoft Project.

Planificación del proyecto

La iniciación del proyecto, su planificación y etapas claramente establecidas son claves para una gestión exitosa. Microsoft Project permite priorizar tareas, reconocer las esenciales y su interrelación con la globalidad. Además, dispone de gráficos de Gantt y de menús desplegables que simplifican todo el proceso de planificación de los proyectos.

Plantillas personalizables integradas

Microsoft Project también integra plantillas que permiten focalizar la atención en los contenidos y no en los formatos. Para ello, dispone de diversas opciones de modelos de proyectos modificables a tus necesidades

Control de recursos y cálculo de costos

Cuando hablamos de los recursos de un proyecto, también nos referimos a su asignación, a cada tarea y a cada persona. Para evitar el uso de recursos innecesarios, sobre todo en una empresa pequeña, con Project puedes calcular los costes de cada uno de ellos y de la mano de obra, una vez que han sido distribuidos por tareas.

Informes en tiempo real

El seguimiento de cómo se va desarrollando el proyecto se observa a través de informes para el análisis y obtención de conclusiones rápidas. MS Project permite compartir informes que incluyen la evolución del proyecto y la situación financiera, en formato texto y en gráficos.

Resumen de situación con escalas diversas de tiempo

Otro factor clave son los tiempos. Microsoft Project habilita al encargado del proyecto a centralizar la información de tareas realizadas y pendientes, en función del calendario establecido.

Balance de ventajas y desventajas

Como todo software, MS Project tiene sus puntos fuertes y débiles. Por eso, te hacemos un listado de ventajas y desventajas para que evalues si te será realmente útil en la gestión de tus proyectos y sobre todo, para tu equipo de trabajo. 

Ventajas de Microsoft Project

• Reportes informativos: Los informes integrados, como el de Evolución y el de Información General de los Recursos, entregan datos con información práctica para cuando debas evaluar la calidad de tu proyecto. 
• Visualiza las relaciones: El resaltado de rutas de tareas en el diagrama de Gantt te permite visualizar qué tareas están relacionadas y cómo ello resuelve cada etapa del proyecto.
• Planilla de horarios: te permite generar planillas de horarios para capturar el tiempo dedicado al trabajo dentro y fuera de los proyectos. Esto es muy útil cuando tienes que elaborar nóminas, facturación, entre otros trámites.
• Colaboración: Si mantienes el puntero del mouse sobre el nombre de los miembros del equipo puedes ver su presencia en línea e iniciar chats o llamadas a través de Microsoft Teams for Business (aunque la licencia se vende por separado).

Desventajas de Microsoft Project

• Costo: Si bien te permite algunas facilidades, es una solución poco económica para las pequeñas empresas. Luego abordaremos el tema de los costos y las suscripciones.
• Compatibilidad limitada: Aunque conecta muy bien con apps de Microsoft (Microsoft Teams, Power BI, Microsoft 365) carece de integración con aplicaciones externas. Si estás usando un programa adicional con tu equipo, deberás evaluar si te conviene optar por Project o elegir otra opción más compatible. 
• Usabilidad: No es un software intuitivo de seguir, de hecho, es común encontrar cursos en internet para aprender a usar este software. 

¿Cuánto cuesta Microsoft Project?

Ahora bien, Microsoft Project se presenta en dos modalidades: soluciones basadas en la nube (con conexión a internet) y soluciones locales (con instalación del programa en las computadoras y red de la empresa).  A su vez, hay varias categorías cuyas posibilidades se incrementan a medida que el paquete es más caro. 

Por eso, los precios son bastante diferentes.

Precios de Microsoft Project en la nube

• Project Plan 1: MXN$211.00
• Project Plan 3: MXN$633.00
• Project Plan 5: MXN$1,161.00

Microsoft acepta tarjetas de crédito o débito para el pago de estas suscripciones mensuales. Incluso, si no estás seguro de contratarlas, primero puedes optar por una prueba gratis durante un mes. Otra opción es hacerse partner de Microsoft, adquiriendo una suscripción anual de pago, siempre y cuando apruebes los exámenes técnicos. 

Precios de Microsoft Project local

Si prefieres instalar el software en tus equipos propios, dispones de dos posibilidades:

• Project Standard 2021: MXN$14,499.00
• Project Profesional 2021: MXN$28,299.00
• Project Server: aquí Microsoft te indica un enlace para obtener más información de este paquete. 

En el caso de esta modalidad, los pagos son únicos, sin cuotas mensuales. Son opciones adecuadas para usuarios que no necesiten herramientas en la nube, si bien solo se puede trabajar en ellos en los servidores en red de la oficina.

Conclusión

Microsoft Project es una poderosa herramienta de gestión de proyectos que puede ayudarte a ti y a tu equipo a lograr sus objetivos. 

Las posibilidades que ofrecen sus funciones y sus múltiples paquetes de suscripción son algunos de los puntos fuertes que debes considerar si estás buscando este tipo de software para tu empresa.