Mejora tu rendimiento con la ley de Parkinson: qué es y cómo aplicarla

Si te preguntas por qué gestionar el tiempo de manera eficiente es tan desafiante al momento de abordar proyectos, te recomendamos conocer la ley de Parkinson. De hecho, quien ideó este enunciado no tiene nada que ver con la enfermedad que conocemos, descubierta por el neurólogo británico James Parkinson.

En realidad, la ley de Parkinson responde a un presupuesto basado en cómo las personas tendemos a rellenar nuestro tiempo con el trabajo que nos han asignado, por más sencillo que sea.

Para comprender mejor este concepto, vamos a proponerte leer este artículo donde abordaremos las 3 leyes de Parkinson, por qué sucede este fenómeno y qué puedes hacer para cambiarlo. Comencemos. 

¿Qué es la ley de Parkinson y cómo funciona?

La ley de Parkinson fue propuesta por el historiador naval británico Cyril Northcote Parkinson en 1955, inicialmente como parte de un ensayo para la revista The Economist. 

Cyril Parkinson desarrolló esta ley, no como un principio médico, sino como un concepto administrativo que analiza cómo las personas gestionan su tiempo frente a las tareas asignadas. Aunque comenzó como una observación humorística sobre la burocracia, ha encontrado aplicaciones serias en la gestión del tiempo y la productividad.

Parkinson propuso que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su terminación». Este concepto sugiere que si se asigna un día entero para completar una tarea que podría realizarse en una hora, es probable que se utilice el día completo. 

El principio subyacente es que a menudo asignamos más tiempo del necesario a una tarea, lo que puede llevar a una dilatación del tiempo y a obtener resultados ineficientes.

La aplicación práctica de esta ley en la administración del tiempo es bastante intuitiva. En el lugar de trabajo, se observa que las tareas tienden a expandirse para ocupar el tiempo que se les ha asignado. Esto puede resultar en procrastinación y en un enfoque disperso que diluye la eficiencia. 

Por ejemplo, si a una persona se le asigna una semana para preparar un informe que realmente solo necesita dos días de trabajo, es probable que utilice los plazos extendidos para fines menos productivos. 

Esta observación de Parkinson enfatiza la importancia de asignar una tarea con un plazo realista y priorizar las tareas, de manera que se fomente un enfoque y una dedicación adecuados sin caer en el exceso de tiempo que invite a la procrastinación.

Las tres afirmaciones fundamentales de la ley de Parkinson

En su ensayo, Cyril Parkinson también formuló otras dos afirmaciones críticas que juntas conforman las leyes fundamentales de su teoría.

Estas tres afirmaciones tienen implicaciones directas en la gestión del tiempo y los recursos, tanto en la administración pública como en el ámbito corporativo.

Primera afirmación: El trabajo y su expansión temporal

La primera afirmación de Parkinson establece que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Esta observación señala que si una persona dispone de una cantidad generosa de tiempo para completar una tarea, es probable que utilice todo ese tiempo. Incluso si la tarea no requiere realmente tanto esfuerzo. 

Esto puede llevar a una disminución en la eficiencia y a un aumento innecesario en la complejidad de las tareas.

Segunda afirmación: La relación entre gastos e ingresos

La segunda ley de Parkinson dice que «los gastos aumentan hasta cubrir los ingresos». Esta ley sugiere que en una organización o incluso en la gestión personal de finanzas, existe una tendencia a ajustar los gastos para que coincidan exactamente con los ingresos disponibles.

Esto puede resultar en un uso ineficiente de los recursos, ya que incentiva el gasto total de los presupuestos asignados, sin considerar necesariamente la necesidad o la eficacia del gasto.

Tercera afirmación: La ley de trivialidad

Finalmente, la tercera afirmación, a menudo llamada la ley de trivialidad, propone que «el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia». 

Esta peculiar observación destaca una tendencia humana a dedicar más tiempo y energía a temas de menor importancia, mientras que los asuntos críticos y de gran envergadura a menudo se tratan con menos rigor y dedicación. Esto puede llevar a desequilibrios significativos en la gestión del tiempo y la priorización dentro de las organizaciones.

Cada una de estas afirmaciones refleja una realidad común en muchos entornos de trabajo y ofrece una perspectiva crítica sobre cómo se pueden gestionar mejor el tiempo.

Ejemplos de la ley de Parkinson en el ámbito laboral

La ley de Parkinson puede manifestarse de varias formas en el entorno laboral, afectando la eficiencia y la productividad de los trabajadores y los equipos. 

Veamos dos ejemplos de cómo esta ley opera en situaciones comunes de trabajo y cómo se pueden implementar soluciones efectivas para contrarrestar sus efectos.

La procrastinación en la preparación de un proyecto

Imagina que se te asigna la tarea de preparar una propuesta detallada para un nuevo cliente. Tienes un mes completo para completar esta tarea, lo cual parece más que suficiente. 

Sin embargo, debido a que el plazo es tan extenso, inicialmente decides priorizar otras actividades diarias menos críticas. A medida que el tiempo avanza, la propuesta sigue sin abordarse adecuadamente. 

Finalmente, te encuentras trabajando intensamente en los últimos días antes de la fecha de entrega, intentando compensar el tiempo perdido. Este patrón no solo aumenta el estrés, sino que también puede comprometer la calidad del trabajo entregado.

Solución: Establecer un cronograma más realista desde el principio, dividiendo la tarea en segmentos más pequeños y asignando plazos específicos para cada uno. De esta manera, se puede mantener un progreso constante sin caer en la procrastinación.

Sobreajuste y refinamiento excesivo de una presentación

Supongamos que tienes que desarrollar una presentación para el mismo cliente y, nuevamente, dispones de un mes para hacerlo. En este caso, completas una versión preliminar rápidamente. 

Sin embargo, debido al tiempo restante, continúas revisándola y añadiendo detalles adicionales. Este refinamiento constante, aunque bien intencionado, puede llevar a un esfuerzo excesivo en detalles triviales que no agregan valor significativo a la presentación final.

Solución: Definir claramente los objetivos y el alcance de la presentación al inicio del proceso. Esto ayuda a evitar la adición innecesaria de contenido y permite enfocarse en lo que realmente importa para el cliente. Además, establecer revisiones internas periódicas puede prevenir la tendencia a la sobreelaboración.

Estos ejemplos destacan cómo la ley de Parkinson puede afectar la gestión del tiempo en el trabajo. Al ser conscientes de esta ley, los profesionales pueden tomar medidas proactivas para optimizar su productividad y evitar caer en las trampas comunes de la administración del tiempo.

Estrategias eficaces para evitar la ley de Parkinson y mejorar la gestión del tiempo

La aplicación consciente de la ley de Parkinson en la gestión del tiempo puede ser altamente beneficiosa para aumentar la productividad y eficiencia en cualquier entorno laboral.

Aquí te presentamos varias técnicas y métodos que han demostrado ser efectivos para optimizar el rendimiento dentro del tiempo disponible.

Técnica Pomodoro

Desarrollada por Francesco Cirillo, la técnica Pomodoro utiliza el concepto de time boxing para dividir el trabajo en intervalos concentrados de 25 minutos, conocidos como ‘pomodoros’. Entre cada intervalo, se toma un breve descanso de 5 minutos. 

Tras cuatro ‘pomodoros’, se recomienda un descanso más largo de 15-20 minutos. Este método no solo ayuda a mantener la concentración, sino que también evita el agotamiento, permitiendo una recuperación mental breve pero efectiva entre sesiones de trabajo intensas.

Principio de Pareto o regla del 80/20

Este principio, ideado por Vilfredo Pareto, sostiene que aproximadamente el 80% de los resultados se derivan del 20% del esfuerzo. Aplicar este principio implica identificar y concentrarse en las tareas que producen los mayores resultados con el menor esfuerzo. 

Realizar un diagrama de Pareto para estas situaciones es ideal para maximizar la productividad al enfocarse en lo que realmente impulsa el progreso.

Matriz de Eisenhower

Esta técnica de gestión del tiempo ayuda a priorizar tareas clasificándolas en cuatro categorías: importantes y urgentes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni importantes ni urgentes. 

Al enfocarse en tareas importantes y urgentes primero, se asegura que se dedique tiempo y recursos a lo que verdaderamente añade valor.

Regla de los dos minutos

Propuesta por David Allen, esta regla es simple, pero efectiva: cualquier tarea que pueda realizarse en dos minutos o menos debe hacerse inmediatamente. 

Este enfoque promueve la eficiencia al reducir el tiempo dedicado a planificar y posponer pequeñas tareas. Lo cual, a su vez, ayuda a mantener un flujo de trabajo continuo y reduce la acumulación de trabajos pendientes.

Evitar prolongar innecesariamente el tiempo de trabajo

Ser disciplinado con el tiempo dedicado efectivamente al trabajo y evitar dilaciones innecesarias permite a los trabajadores y equipos ser más eficientes. 

Establecer límites claros y realistas para la duración de las tareas y adherirse a ellos puede contrarrestar la tendencia natural a expandir el trabajo para llenar el tiempo disponible, como sugiere la ley de Parkinson.

Utilización de software colaborativo para mejorar la gestión del tiempo en proyectos

Comprender y aplicar eficazmente la ley de Parkinson puede transformar radicalmente la forma en que gestionamos nuestro tiempo y proyectos. Implementar estrategias de planificación proactiva, establecer plazos personales y priorizar tareas son pasos fundamentales para maximizar la eficiencia. 

Además, el uso de software para trabajo colaborativo puede ser un complemento vital para estas estrategias, facilitando la coordinación y el seguimiento efectivo de los proyectos.

El software de colaboración está diseñado específicamente para equipos que operan en distintos entornos, ya sea de manera remota o en diferentes ubicaciones geográficas. Este tipo de herramientas es especialmente útil en sectores como la publicidad, la banca, el gobierno, la salud, el marketing y la tecnología de la información. 

Sus funcionalidades clave incluyen:

• Gestión de documentos compartidos.
• Control de versiones.
• Acceso basado en roles.
• Control de permisos.
• Seguimiento del progreso de proyectos.
• Herramientas de comunicación multicanal.

Utilizar un software de trabajo colaborativo permite que múltiples usuarios gestionen y compartan tareas y proyectos de manera simultánea, actualizando el estado de los mismos en tiempo real. Esto mejora la comunicación entre los miembros del equipo y optimiza el flujo de trabajo, asegurando la finalización efectiva de los objetivos planteados.

Entre las opciones recomendadas de software de colaboración se encuentran Microsoft Teams, Curateit, Notion y Allo. Estas plataformas ofrecen una variedad de herramientas que facilitan la colaboración eficiente, permitiendo a los equipos superar los retos impuestos por la ley de Parkinson al promover una gestión del tiempo más disciplinada y centrada en resultados.

Conclusión

La ley de Parkinson identifica un fenómeno común de dilatación del tiempo en tareas y ofrece una base para mejorar la administración del tiempo y la productividad.

Establecer plazos adecuados y realistas puede ser una herramienta crucial para aquellos que buscan maximizar la eficiencia en cualquier ámbito profesional.

Al adoptar estas herramientas tecnológicas, los equipos pueden no solo cumplir con sus plazos de manera más efectiva, sino también mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, logrando así un mayor bienestar y satisfacción en el trabajo.