Las 4 necesidades de gestión de condominio, que un software puede resolver

A la hora de pensar en la gestión de condominio, e incluso, para colocarle un valor adecuado a la propiedad, se desestima la importancia de una administración efectiva.

En el día a día de la convivencia en un edificio, aparecerán desafíos que deberán resolverse de forma rápida, esto hará que la calidad de vida de los inquilinos mejore de forma exponencial.

Nunca debes olvidar que se trata de una verdadera comunidad de personas, que necesitan reglas ordenadas, control y seguridad, para tener una convivencia organizada.

Ya seas el administrador del condómino, elegido por asamblea, o el administrador profesional del edificio, debes conocer cuáles son las necesidades principales que tienen los clientes. Una vez que las comprendas, podrás retribuirlas con una gestión de propiedades óptima, transparente y eficiente.

4 problemas a satisfacer para una gestión de condominio exitosa

Cuando las solicitudes de reserva del espacio común, las quejas por reparaciones y los problemas de comunicación con portería comienzan a acumularse, es cuando el administrador falla.

Afortunadamente, la tecnología tiene una solución para los dolores de cabeza del gestor de las propiedades, y en este artículo conoceremos cómo funciona un software de administración de condominios, para facilitar y agilizar estas tareas administrativas.

Pero primero, veamos las  principales necesidades de los usuarios, propietarios y arrendatarios, que pueden resolverse de forma sencilla, con la implementación de una herramienta digital.

1. Funcionalidades de portería

La seguridad del edificio es tan importante, como la facilidad de comunicación entre la propiedad y la portería, y el control de acceso al condominio. 

Pero los usuarios necesitan que estas características funcionen a la par, y de manera efectiva, para garantizar la seguridad y confianza que ellos, y sus familias e invitados, necesitan.

El administrador del condominio deberá asegurar:

• Una comunicación fluida entre portería y cada uno de los inmuebles.
• Seguridad en la puerta de acceso al edificio, vehicular y de personas.
• Coordinar la entrada y salida del personal de servicio.

Las herramientas profesionales de gestión de condominio, ayudarán con estas necesidades, ya que ofrecen funciones intuitivas y con diseño simple, para garantizar la comunicación fluida entre la portería y cada uno de los arrendatarios. Incluso ofrecen la posibilidad de acceder a las cámaras, desde tu celular o computadora.

2. Votación electrónica 

La organización y la toma de decisiones, son aspectos primordiales en la tarea de gestión de propiedades.

Las reuniones presenciales son verdaderamente difíciles de organizar, y muchos arrendatarios quedan afuera de la toma de decisiones.

Por otro lado, las conversaciones por aplicaciones como WhatsApp, suelen carecer de herramientas como encuestas y facilidades de votación. Sencillamente se convierten en una catarata de comentarios donde se pierde el hilo de la cuestión a tratar.

La solución es convocar a una votación electrónica, o a encuestas, a través del software de administración de condominios. Las herramientas profesionales cuentan con sistemas de comunicación diseñados para la toma de decisiones rápida y efectiva.

Ya sea si necesitan cambiar el color de la fachada, o elegir a los nuevos miembros de la junta directiva, los propietarios, administradores y arrendatarios podrán acudir a votaciones online. Además las podrán monitorear y acceder desde cualquier lugar y en diferentes momentos.

3. Reserva de amenidades y comodidades

La administración de los espacios comunes, es uno de los grandes desafíos de la gestión de condominio. Vecinos en conflicto por ruidos molestos o dos familias disputándose el salón de usos múltiples, son algunos de los problemas que aparecerán, si no cuentas con una buena herramienta de gestión de propiedades.

Hoy el papel no es un medio confiable para realizar reservaciones. Las reservaciones deben gestionarse de forma automática, para evitar las dobles reservas, y para que el propietario o arrendatario seleccione el salón, revise la disponibilidad y especifique el día y horario deseado.

Contar con herramientas digitales, es el mejor camino para administrar los espacios comunes como el salón, la piscina o la terraza, allí podrás ver el calendario de reservaciones e incluso pagar por ciertos servicios extra.

4. Generar facturas electrónicas

Las funciones financieras son un aspecto fundamental para el gestor del condominio. Por esta razón, es imprescindible contar con una herramienta que permita cobrar de forma electrónica, llevando un riguroso control de ingresos, comprobantes y deudas.

Los pagos online son un beneficio que los clientes esperan obtener, ya que podrán pagar desde la comodidad de sus propiedades y en el momento que mejor dispongan, siempre que cumplan con los términos del contrato.

Los software de administración de condominios cuentan con herramientas para:

• Generar facturas con diferentes conceptos a los clientes.
• Generar recibos de forma automática.
• Reportar pagos online y generar pagos a través de la plataforma.
• Informes sobre el historial de pagos.

Qué otras funciones y beneficios ofrece un Software de gestión de condominio

Existen diferentes opciones de software que responderán a las necesidades de los usuarios. Pero algunos se destacan al ofrecer más funciones, con interfaces sencillas e intuitivas.

Condo Control es uno de los software de administración de condominios, que ofrece más herramientas para gestionar propiedades, más allá de las que se mencionaron.

Es una plataforma de gestión y comunicación de condominios, que permite: 

• Mejorar las comunicaciones, con el acceso a plantillas predeterminadas de anuncios para los arrendatarios.
• Administrar tareas: generar órdenes de trabajo a las que se les puede realizar un seguimiento.
• Generar  alertas y notificaciones, para advertir sobre fechas y eventos.
• Controlar la seguridad y a los conserjes: notificar incidentes y realizar reportes de seguridad, ofreciendo sistemas de control de acceso.
• Gestionar una pantalla para anuncios en el looby, con una interfaz dinámica.
• Mejorar el sistema de reservas de amenidades, impidiendo las reservas dobles.
• Administrar pagos online, que permiten mantener un registro con comprobantes de pago.
• Gestionar un módulo de registro de visitas, donde cada habitante puede registrar sus visitas con anterioridad.

La plataforma Condo Control, además cuenta con capacidad de gestión de la base de datos de propiedades, clientes, personal y propietarios.

Las herramientas de comunicación incluyen:

• Anuncios y boletines.
• Foros de discusión.
• Calendario de eventos.
• Encuestas.
• Sitio web.

En cuanto al control de acceso al edificio, permite aumentar la seguridad y mantiene el control ante cualquier imprevisto, gracias a las funciones de:

• Seguimiento de llaves.
• Monitoreo del estacionamiento.
• Seguimiento de paquetería.
• Seguimiento del personal de seguridad, horarios de patrullas y ubicaciones estratégicas.

Entre las funciones de facturación electrónica, ofrece:

• Cobrar en línea los pagos de mantenimiento, alquiler, reservas, multas y otros.
• Realizar pagos recurrentes o puntuales con tarjeta de crédito o directamente desde su cuenta bancaria.
•  Creación de informes y estadísticas de los estados financieros.
• Ejecución de infracciones.

Conclusiones

Este tipo de herramientas profesionales, llevarán la gestión de condominio a un nivel superior. En el caso de Condo Control, además, cada usuario tendrá una cuenta personalizada, donde puede llevar un control de lo que sucede en el edificio, comunicarse, y gestionar sus pagos, entre otras decenas de posibilidades.

Contar con un Software para estas tareas administrativas y financieras se traducirá directamente en la calidad de vida de los usuarios, y revalorizarán las propiedades del edificio, esto se convertirá en más oportunidades de ventas y alquiler para los propietarios.

La administración de condominios es importante y necesaria. Una gestión especializada, responsable y eficiente, aumentará la calidad y las condiciones del inmueble, a la vez que le dará una rutina amena y tranquila a la comunidad.