Importancia de la Administración de Proyectos

¿Te habías preguntado antes cuál es la importancia de la administración de proyectos?

Es simple: el éxito de tu negocio siempre va a verse influido por qué tan buena es la gestión de proyectos y a qué resultados conduce.

Desde luego, no quieres que sea desastrosa; esperas que todo salga bien a la hora de planificar y ejecutar. Pero ¿Cómo guías a tu equipo para que nadie meta la pata? 

Además de contar con el software adecuado para coordinar tu empresa, saber el significado e importancia de la administración de proyectos es vital (ya sea que fabriques zapatos o teléfonos). 

Como dicen que no se puede amar lo que no se conoce ni defender lo que no se ama, sigue leyendo para encariñarte con las claves de la gestión de proyectos y lo que una buena administración puede hacer por tu negocio. 

¿Qué es un proyecto dentro de la administración?

Un proyecto es el resultado final de un proceso de: 

• Planeación 
• Diseño
• Implementación 
• Evaluación
• Mejora

Normalmente, el objetivo es resolver un problema que perjudica la estabilidad o rendimiento de una compañía. 

Todo proyecto –bien conducido– es un activo a corto, mediano o largo plazo, ya que se entiende que va a generar cambios positivos en algún momento. 

De hecho, cuando hablamos de la importancia de la administración de proyectos en la estructura organizacional de una empresa, el concepto clave es oportunidad. 

Aun así, hay organizaciones que no ven con buenos ojos el tiempo y esfuerzo que requiere diseñar e implementar un proyecto nuevo, casi siempre por falta de preparación o la ausencia de un gestor calificado.  

¿Cuáles son las funciones de un administrador de proyectos?

Los administradores gerencian todas las operaciones diarias involucradas en el desarrollo e implementación de un proyecto. Son responsables de garantizar que los objetivos de la empresa se cumplan, y para ello realizan funciones importantes: 

• Planificar 
• Desarrollar
• Monitorear
• Intervenir
• Optimizar

Aquí hay una explicación sencilla de cada tarea y lo que implica. 

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1. Planificación

Si quieres un negocio estable y resultados positivos, el primer paso es marcar un punto de partida y un destino en el mapa. 

Un administrador de proyectos se encarga de trazar una ruta y atender preguntas críticas que harán el camino más fácil:  

• ¿Qué problema vamos a resolver? (Objetivo)
• ¿Qué tan lejos se puede llegar? (Presupuesto)
• ¿Con qué recursos vamos a trabajar? (Tecnología, alianzas, etc.). 
• ¿Qué tareas habrá que realizar? (Workflow)

2. Desarrollo + Monitoreo

La segunda función de un gestor de proyectos es el ensamble del equipo (o equipos) de trabajo. Ahora, el presupuesto y recursos disponibles se traducen en planes, cronogramas y tareas específicas. 

En este sentido, las responsabilidades del administrador incluyen: 

• Distribuir al equipo con base en las habilidades requeridas. 
• Asignar tareas y concretar fechas de vencimiento, condiciones, dinámicas, etc., con ayuda de metodologías para la administración de proyectos. 
• Diseñar calendarios accesibles y acordar reuniones de seguimiento.
• Monitorear el desempeño de todos e introducir mejoras a tiempo (si hace falta hacer cambios estructurales a un modelo de SaaS, por ejemplo, tiene que ser hecho pronto para que la empresa no desperdicie recursos). 

3. Implementación inicial + Intervención

La tercera función de un administrador es activar el prototipo inicial y evaluar su rendimiento. Este es el momento ideal para darse cuenta de errores que pudieron haber pasado desapercibidos durante el desarrollo o sumar funcionalidades extra. 

4. Optimización 

Cuando el gestor emite un reporte de la implementación inicial y define en qué aspectos intervenir, dirige el proyecto a un “taller de mejora” donde se pulen detalles.  

¿Cuál es la importancia de los proyectos?

Un negocio puede fracasar si no se toma en serio el ciclo de vida de un proyecto, sobre todo si es una MIPYME (micro, pequeña o mediana empresa).  

Un gran porcentaje de startups no logra despegar por falta de financiamiento; pero si lo piensas bien, detrás de la indiferencia de los inversores e incentivos estatales hay un proyecto de negocios débil que, simplemente, no fue suficiente. 

No importa si desarrollas apps móviles o productos físicos, vas a necesitar planificar, diseñar, implementar y optimizar una y otra vez (no siempre en este orden). 

Si todavía dudas de la importancia de la administración de proyectos, pregúntate qué tan lejos llegaría tu empresa si no hicieras cambios a partir de hoy o si los cambios hechos no son los que realmente necesitas.