Cómo funciona la gestión de flotas y por qué es importante

La gestión de flotas resulta fundamental para aumentar la eficiencia y productividad de las operaciones de cualquier empresa que depende del transporte y la logística.

En términos generales, su implementación adecuada  garantiza la puntualidad y adherencia al presupuesto, a la vez que reduce los costos y mejora la seguridad en todas las operaciones. El uso de sistemas especializados es clave en este proceso, ya que permiten poner en marcha cada una de sus estrategias y técnicas de medición.

Por eso, en este artículo vamos a desarrollar una guía integral sobre qué es la gestión de flotas y cómo funciona. Como así también quien se encarga de llevarla a cabo y qué indicadores se pueden utilizar para medirla. Al final del recorrido, estarás más que preparado para mejorar la eficiencia operativa de tu empresa. ¡Empecemos!

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es un proceso integral que abarca la organización y administración de vehículos comerciales, asegurando su eficiencia y seguridad. Este concepto se refiere a la utilización de tecnologías y sistemas para el seguimiento y control de todos los aspectos relacionados con una flota vehicular. 

A través de la telemática, los gestores de flotas pueden rastrear la ubicación, el comportamiento y el estado de los vehículos en tiempo real. Esta información es crucial para mejorar la seguridad, reducir riesgos y optimizar las operaciones diarias.

En su forma más básica, la gestión de flotas de vehículos implica el seguimiento de los mismos, permitiendo a los gestores monitorear y gestionar cada unidad de manera efectiva. Esto no solo incluye la ubicación de los vehículos, sino también el comportamiento de los conductores y el estado de los vehículos, proporcionando una visión integral que ayuda a tomar decisiones informadas y estratégicas.

El objetivo principal de la gestión de flotas es aumentar la eficiencia y la productividad de las operaciones, mientras se mejora la seguridad tanto de los conductores como de los vehículos. 

Para lograr esto, se combinan varias prácticas como el seguimiento de vehículos, la elaboración de informes sobre el consumo de combustible, la supervisión de los conductores y la gestión del mantenimiento de los vehículos. Estas prácticas ayudan a reducir costos, mejorar la calidad del servicio y asegurar la satisfacción del cliente.

La gestión de flotas se aplica en una variedad de sectores, incluyendo empresas de construcción, logística, transporte, servicios de emergencia y muchas más. Por ejemplo, en el sector de la construcción, es fundamental para coordinar eficientemente el movimiento de camiones, equipos y materiales, asegurando que los recursos adecuados lleguen a los sitios de trabajo en el momento adecuado y con mínimas demoras. 

En la industria del transporte, la gestión de flotas de transporte se centra en la optimización de rutas y la reducción de costos operativos, mejorando al mismo tiempo la satisfacción del cliente.

¿Cómo funciona la gestión de flotas?

La gestión de flotas es un proceso sofisticado que se apoya en tecnologías avanzadas como el seguimiento por GPS y los datos en movilidad para mantener una comunicación constante y acceso a información en tiempo real. 

Estas soluciones modernas van más allá del simple seguimiento de vehículos, combinando numerosos puntos de generación de datos para proporcionar a los responsables de la gestión todas las herramientas necesarias para optimizar el rendimiento de las operaciones diarias.

Las soluciones actuales de sistema de gestión de flota vehicular incorporan diversas funciones fundamentales que permiten analizar y mejorar continuamente las actividades de la flota:

• Gestión Estratégica de Rutas: No se trata solo de planificar rutas, sino de diseñarlas y actualizarlas en tiempo real según las condiciones cambiantes. Estas herramientas inteligentes consideran la tipología del vehículo y la mercancía, recomendando la ruta más óptima para cada situación.
• Mejora Continua de la Seguridad: Al monitorizar el comportamiento de los conductores y el estado de los vehículos, es posible implementar mejoras en la seguridad de manera efectiva. Por ejemplo, los planes de formación pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada conductor, y las funcionalidades de comunicación permiten confirmar entregas y apoyar a los conductores para que desempeñen su trabajo de manera más segura.
• Generación de Paneles de Control y Ventaja Competitiva: Las soluciones avanzadas permiten crear paneles de control optimizados que presentan de manera clara los puntos a modificar en la estrategia de gestión. Esto facilita el desarrollo de una ventaja competitiva sostenible al mejorar aspectos críticos de la operación.

El rol del manager de flotas

El manager de flotas es una figura clave en la industria, especialmente en empresas de contratistas medianas a grandes involucradas en proyectos de construcción y otras industrias de transporte. 

Estos profesionales requieren una combinación de habilidades técnicas y analíticas, complementadas con habilidades efectivas de comunicación y experiencia práctica. 

Sus funciones principales incluyen:

• Monitorización de vehículos de la flota: Es esencial para proporcionar una visión general del rendimiento en carretera de la flota. 
• Diseño y gestión de programas de mantenimiento: Los gestores de flotas establecen políticas personalizadas de mantenimiento preventivo para mejorar la seguridad, reducir los costos de reparación y optimizar el valor de reventa de los vehículos. 
• Análisis de datos: Transforman los datos de seguimiento en informes detallados con indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estos informes son fundamentales para la toma de decisiones informadas, permitiendo ajustar estrategias y operaciones para mejorar la eficiencia.
• Creación de políticas de seguridad: Garantizar la seguridad del conductor es una prioridad. Los gestores de flotas implementan programas de capacitación que fomentan comportamientos de conducción seguros y responden rápidamente a cualquier incidente.
• Mantenimiento de la conformidad de las flotas: A través de programas preventivos de mantenimiento, los gestores de flotas abordan problemas antes de que se agraven, evitando reparaciones costosas y asegurando que los vehículos cumplan con las normativas vigentes.
• Adquisición de la flota: Los gestores de flotas negocian estratégicamente las compras y arrendamientos de vehículos, maximizando el valor de reemplazo y asegurando que la flota esté compuesta por vehículos eficientes y rentables.

¿Por qué es importante la gestión de flotas?

Como ya te mencionamos, la gestión de flotas es fundamental para diversas industrias, especialmente aquellas que dependen del transporte eficiente y seguro de bienes y equipos.

A continuación, te presentamos cinco beneficios clave de la gestión de flotas:

1. Aumento de la eficiencia

Uno de los principales beneficios de la gestión de flotas es el incremento en la eficiencia operativa. En sectores como la construcción, es crucial que vehículos y equipos lleguen al lugar correcto en el momento adecuado para mantener el cronograma del proyecto. Esta capacidad de adaptación permite manejar cambios repentinos con mínimos retrasos, optimizando el uso de recursos y tiempo.

2. Reducción de emisiones de CO2

La gestión de flotas también juega un papel importante en la reducción de la huella de carbono de las empresas. Dado que una gran parte de las emisiones de CO2 provienen del transporte, es esencial monitorear y optimizar el consumo de combustible.

 Al implementar prácticas de conducción eficiente y rutas optimizadas, se puede reducir significativamente el gasto de combustible, lo que a su vez disminuye las emisiones de dióxido de carbono.

3. Mayor seguridad

La seguridad es una prioridad en la gestión de flotas. Gracias al seguimiento en tiempo real a través de tecnologías como el GPS, las empresas pueden supervisar el comportamiento de los conductores para desalentar prácticas peligrosas y prevenir accidentes. 

Las alertas en tiempo real ayudan a controlar factores como el exceso de velocidad y el ralentí, asegurando que los conductores permanezcan dentro de las áreas designadas y operen los vehículos de manera segura. 

4. Mejora en la supervisión de las operaciones de camiones

Integrar un software de seguimiento de flotas permite una supervisión detallada de las operaciones de los camiones, lo cual es esencial para el control de calidad y la eficiencia. 

Por ejemplo, en la industria de la construcción, los gestores pueden monitorear el estado de los tambores de los camiones y las temperaturas de la mezcla de concreto, asegurando que se cumplan los estándares de calidad.

5. Reducción de costes de mantenimiento

El mantenimiento regular de los vehículos es crucial para prolongar su vida útil y reducir los costes asociados con las averías. 

La gestión de flotas facilita la programación y el seguimiento de las tareas de mantenimiento preventivo, lo que ayuda a evitar reparaciones costosas y tiempos de inactividad. Además, mantener los vehículos en buen estado reduce el riesgo de accidentes causados por fallos técnicos, mejorando la seguridad y la fiabilidad de la flota.

5 indicadores para medir la eficiencia de una flota

Medir la eficiencia de una flota es esencial para optimizar su rendimiento y garantizar que las operaciones se desarrollen de manera efectiva. Para ello, se utilizan diversos indicadores clave de rendimiento (KPI) que permiten evaluar diferentes aspectos de la gestión de flotas. A continuación, se describen cinco indicadores fundamentales y lo que cada uno permite medir precisamente.

1. Distancia recorrida por vehículo

La distancia recorrida por vehículo es un indicador esencial que mide los kilómetros recorridos por cada unidad de la flota. Este KPI es crucial para controlar la vida útil del vehículo y sus componentes, como neumáticos, motor y frenos. 

Al registrar esta información, puedes trazar planes de mantenimiento preventivo para mantener las unidades en condiciones óptimas. Además, este indicador permite diferenciar entre la distancia recorrida en procesos comerciales (transporte de mercancías) y no comerciales (movilizaciones no productivas), lo que ayuda a optimizar la utilización de los vehículos.

2. Cantidad de mantenimientos por conductor

La cantidad de mantenimientos por conductor mide la frecuencia con la que cada conductor requiere mantenimiento para su vehículo. Este indicador proporciona información sobre el nivel de cuidado que los transportistas tienen con sus unidades. 

Un mayor número de mantenimientos puede indicar un mayor desgaste técnico causado por el conductor. Este KPI es importante para las empresas logísticas, ya que permite identificar patrones de uso que pueden conducir a costos innecesarios y a implementar programas de capacitación para mejorar las prácticas de conducción.

3. Cantidad de incidentes por transportista

Medir la cantidad de incidentes por transportista es crucial en la gestión de flotas, sobretodo para evaluar la seguridad y la responsabilidad de los conductores. Este indicador abarca tanto incidentes de funcionamiento del vehículo como accidentes de tráfico, choques y volcamientos.

Al analizar este KPI, puedes clasificar a los transportistas según su nivel de responsabilidad y compromiso con las mejores prácticas del transporte terrestre. Identificar conductores con altos índices de incidentes permite implementar medidas correctivas y mejorar la seguridad general de la flota.

4. Cantidad de despachos por transportista

La cantidad de despachos por transportista es un indicador productivo que mide la cantidad de pedidos que cada conductor entrega en una misma ruta de distribución. Este KPI es crucial para evaluar la productividad de los transportistas. 

Cuantos más pedidos se despachen en una ruta, mayor será la productividad del conductor y, por ende, de la empresa. Este indicador ayuda a optimizar las rutas y a mejorar la eficiencia operativa, asegurando que los recursos se utilicen de manera efectiva.

5. Porcentaje de entregas fallidas por conductor

El porcentaje de entregas fallidas por conductor mide la proporción de entregas que no se completan con éxito en comparación con el total de entregas asignadas a cada conductor. 

Las entregas fallidas pueden deberse a diversas razones, como el alto nivel de tráfico, problemas logísticos o errores del conductor. Este KPI es importante porque permite identificar y analizar las causas de las entregas fallidas, lo que a su vez facilita la implementación de estrategias para mejorar la puntualidad y la eficiencia en las entregas, especialmente en la última milla.

Guía para una Gestión Eficiente de Flotas

La gestión de flotas es fundamental para cualquier empresa que dependa del transporte, ya sea de personas o mercancías. A continuación, se presenta una guía detallada para llevar a cabo una gestión de flotas eficiente, paso a paso.

1. Definir Objetivos y Estrategias

Es crucial determinar los objetivos específicos de la gestión de flotas, como reducir costos operativos, mejorar la eficiencia del transporte y aumentar la satisfacción del cliente. Estos objetivos deben ser medibles y alcanzables para asegurar un seguimiento efectivo.

Con los objetivos definidos, es necesario desarrollar estrategias concretas para alcanzarlos. Por ejemplo, la implementación de un sistema de gestión de flotas en línea puede ayudar a monitorear y gestionar las operaciones en tiempo real, mejorando la eficiencia general.

2. Identificar y Clasificar Vehículos

Es importante reunir datos detallados sobre cada vehículo de la flota, incluyendo su estado, ubicación, uso, tipo, tamaño, edad y condición. Esta información es fundamental para la planificación y el mantenimiento.

Organizar los vehículos en categorías según sus características permite una gestión más ordenada y eficiente. Esto facilita la asignación de tareas específicas y la planificación de mantenimiento preventivo.

3. Implementar un Sistema de Gestión de Flotas

Elegir un sistema de gestión de flotas que se adapte a las necesidades específicas de la empresa. Esto puede incluir software en línea o sistemas móviles que permitan el monitoreo y la gestión en tiempo real.

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Un tip: Asegurate de que el sistema esté configurado para recopilar y analizar datos relevantes sobre vehículos, conductores y rutas. Esto incluye la instalación de dispositivos de seguimiento GPS y sensores en los vehículos.

4. Monitorear y Analizar Datos

Utilizar el sistema de gestión de flotas para monitorear los datos en tiempo real. Esto ayuda a identificar patrones y tendencias en el uso de los vehículos, permitiendo una toma de decisiones informada.

Realizar análisis periódicos de los datos recopilados para identificar oportunidades de mejora y optimización. Esto puede incluir la evaluación de la eficiencia de las rutas, el rendimiento de los conductores y el estado de los vehículos.

5. Optimizar Rutas y Horarios

Utilizar algoritmos de optimización para planificar rutas y horarios que minimicen los costos y maximicen la eficiencia. Esto implica considerar factores como el tráfico, la distancia y el tiempo de entrega.

Ajustar las rutas y los horarios según sea necesario, basándose en los datos y análisis realizados. La flexibilidad y la adaptabilidad son claves para mantener la eficiencia operativa.

6. Mantener los Vehículos

Crear un plan de mantenimiento preventivo y predictivo para los vehículos. Esto incluye realizar inspecciones regulares y programar reparaciones oportunas para evitar averías costosas.

Implementar un programa de inspecciones regulares para detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en averías graves. Esto ayuda a prolongar la vida útil de los vehículos y a reducir los costos de reparación.

7. Capacitar a los Conductores

Ofrecer programas de capacitación a los conductores sobre la gestión de flotas y los procedimientos de seguridad. La formación continua mejora el rendimiento y la seguridad en la carretera.

Evaluar el rendimiento de los conductores y proporcionar retroalimentación constructiva. Esto incluye el seguimiento de indicadores como la cantidad de incidentes y el consumo de combustible.

8. Evaluar y Ajustar

Realizar evaluaciones periódicas del rendimiento de la gestión de flotas para asegurarse de que se están alcanzando los objetivos establecidos.

Adaptar las estrategias y los planes según sea necesario para mejorar continuamente la eficiencia y la efectividad de la gestión de flotas. La evaluación continua y la adaptación son esenciales para mantener una gestión de flotas exitosa.

Al seguir estos pasos, las empresas pueden optimizar la gestión de sus flotas, reduciendo costos, mejorando la eficiencia y aumentando la satisfacción del cliente. 

Recomendación del uso de un software de gestión de flotas

El uso de un software de gestión de flotas es esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus operaciones de transporte. Este tipo de software es el corazón de la gestión de flotas, proporcionando las herramientas necesarias para el seguimiento, la administración y el control eficiente de los vehículos. 

Basado en un sistema GPS que puede utilizar GPRS, satélite, radio o una combinación de estos, el software de gestión de flotas permite a los gestores rastrear la ubicación, el estado y el mantenimiento de cada vehículo en tiempo real.

Existen diversas opciones en el mercado que se adaptan a diferentes necesidades y tamaños de empresas. A continuación, se presentan algunas de las mejores soluciones disponibles:

1. CloudFleet

CloudFleet es una aplicación en la nube diseñada para optimizar gastos y aumentar la productividad de los vehículos. Ofrece un control detallado de los costos, el recorrido, el estado y el mantenimiento de las llantas, entre otras funcionalidades.

Permite analizar el costo por kilómetro y el rendimiento de las llantas, y llevar un control total de los reencauches.

Los precios son los siguientes:

• Principal (mes/vehículo): 3 USD
• Inventario: 5 USD
• Viajes: 5 USD

2. Torre de control en seguridad (FARO)

Especialistas en procesos de control, seguridad y apoyo a las operaciones logísticas, FARO ofrece seguimiento de operaciones, prevención de siniestros y asistencia en carretera.

Brinda herramientas tecnológicas avanzadas para el cumplimiento de citas de entrega y la seguridad en el viaje. Para recibir una cotización personalizada se debe completar un formulario.

3. AvanSAT Gestión de Flotas

AvanSAT ofrece una plataforma web que permite observar todas las operaciones y tomar decisiones estratégicas en tiempo real. Incluye funcionalidades como la búsqueda por número de bastidor (VIN), creación de informes de incidentes, enrutamiento, gestión de carburante y mantenimiento, y seguimiento GPS.

Proporciona información en tiempo real y facilita la toma de decisiones informadas para mejorar la eficiencia, rentabilidad y productividad de la empresa.

Conclusión

La gestión de flotas eficiente es un proceso continuo que requiere planificación, monitoreo y ajustes regulares. Implementar un sistema de gestión de flotas puede transformar la manera en que una empresa maneja sus recursos de transporte, proporcionando beneficios significativos tanto en términos operativos como financieros.

Además, la implementación y monitorización de estos indicadores clave de rendimiento permiten una gestión eficiente de flotas de transporte, proporcionando datos precisos que ayudan a tomar decisiones informadas. 
Finalmente, el uso de un software de gestión de flotas resulta indispensable para poner en marcha cada uno de los aspectos que hemos abordado. Al elegir el sistema adecuado, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente.