Gestión de Riesgos en Proyectos: Claves

En la vida hay que saber cómo funciona un plan de gestión de riesgos. En un proyecto, mucho más. Saber cómo anticiparse a las amenazas también hace parte de una gestión de proyectos efectiva.

Por eso, un software de gestión de riesgos es vital para que tu organización pueda hacer frente a los imprevistos de la manera más efectiva y optimizada posible.

¿Qué es la gestión de riesgos en proyectos? 

Un riesgo es un evento o circunstancia incierta que, de ocurrir, puede causar efectos positivos o negativos en un proyecto. 

La mayoría de la gente piensa que los riesgos conducen el 100% de las veces a resultados perjudiciales, pero el PMI (Project Management Institute) no lo ve así. 

De cualquier modo, y para que no te confundas, en este artículo atendemos la gestión de riesgos como una herramienta para que tus planes no se vean afectados negativamente.

Elaborar un plan de control de riesgos es una herramienta fundamental para los gestores de proyectos y líderes de organizaciones. Este documento no solo ayuda a anticiparse a problemas, sino que también permite diseñar estrategias eficaces para enfrentarlos. A continuación, se detallan los beneficios clave y los pasos esenciales para crear un plan exitoso.

Beneficios de un plan de control de riesgos

Documentación de experiencias valiosas

Al elaborar un plan de riesgos, se genera un archivo histórico que sirve como referencia para futuros proyectos. Esto permite a las organizaciones aprender de sus experiencias, mejorar sus procesos y crear modelos eficientes que simplifiquen el trabajo de los equipos futuros.

Nueva perspectiva del proyecto

El análisis de riesgos proporciona una visión más profunda del proyecto, lo que permite detectar oportunidades de mejora, optimizar recursos y aumentar la productividad. Este ejercicio fomenta una mejor toma de decisiones desde las primeras etapas.

Reducción del impacto de eventos inevitables

Aunque no es posible eliminar todos los riesgos, un buen plan permite mitigar su impacto. Al estar preparados, los equipos pueden reaccionar de manera más eficiente, protegiendo los objetivos del proyecto.

Soporte en la gestión financiera y decisiones estratégicas

Un plan de riesgos bien elaborado ofrece información valiosa para áreas clave como finanzas y dirección, ayudando a tomar decisiones informadas y asegurando un manejo adecuado de los recursos.

Cómo elaborar un plan de control de riesgos

Identificación de riesgos

Reúne a personal de diversas áreas para realizar una lluvia de ideas y analizar riesgos históricos. También es útil revisar experiencias previas en proyectos similares y consultar a expertos.

Evaluación de los riesgos

Clasifica los riesgos identificados según su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial. Esto te permitirá priorizar las amenazas más críticas y enfocar recursos donde sean más necesarios.

Diseño de estrategias de mitigación

Define cómo abordar cada riesgo. Algunas estrategias pueden incluir eliminar la amenaza, reducir su impacto o aceptarla si su probabilidad es baja y el coste de mitigación no es justificable.

Asignación de responsabilidades

Designa un responsable para cada riesgo. Esta persona se encargará de monitorear, informar cambios y garantizar que las estrategias sean efectivas.

Creación de un registro de riesgos

Documenta cada riesgo junto con sus características, estrategias, responsables y planes de acción. Este registro será una herramienta valiosa para la gestión actual y futura.

Seguimiento continuo

Los riesgos evolucionan con el tiempo, y pueden surgir nuevos eventos inesperados. Por eso, es fundamental realizar un monitoreo constante para ajustar estrategias y garantizar que el proyecto se mantenga en curso.

Análisis de riesgos en la gestión de proyectos

El secreto de la buena gestión de riesgos es anticiparse eficientemente a los problemas. Para conseguirlo, el análisis previo tiene que ser objetivo. 

Estas son las técnicas más útiles para un análisis de riesgo eficaz: 

1. Memoria

Supongamos que caminas por una vía en construcción y tu pie va a dar a un agujero. 

No lo viste a tiempo, así que no pudiste evitar “meter la pata”, pero la próxima vez que pases por el mismo lugar sabrás que hay un peligro latente y podrás anticiparte a él. 

Pasa lo mismo cuando has puesto en marcha proyectos anteriormente y las cosas no han salido como lo esperabas.

La memoria puede ayudarte a que todo salga bien esta vez, solo tienes que recurrir a ella y preguntarte: 

• ¿Qué me dice la experiencia acerca de la gestión de proyectos? 
• ¿Con qué obstáculos me he encontrado antes? 
• ¿Qué pasó la última vez que quise conducir un proyecto similar? 

La memoria es la mejor amiga de los sabios, porque le saca provecho a los errores del pasado y permite “adivinar” posibles riesgos en el futuro. 

2. Imaginación

Si tu experiencia en la gestión de proyectos es limitada, no habrá recuerdos que puedas consultar para adelantarte a los hechos, pero todavía puedes usar la imaginación. 

Si soñar se vale, imaginar también. Hazte preguntas del tipo: 

• ¿Qué es lo peor que le puede pasar a mi proyecto? 
• ¿Cuáles son los puntos débiles de mi equipo y cómo puedo evitar que superen sus fortalezas? 
• Si las cosas no salen como las había planeado, ¿tengo una vía de escape lista? 
• ¿Qué recursos me ayudarán a amortiguar pérdidas (financieras o de tiempo) si la ruta planificada no se cumple?  

La lista de posibilidades puede ser mucho más larga. Tienes que ser honesto contigo mismo y no omitir factores de riesgo.

Una técnica complementaria es tomar los errores de los demás y proyectar qué harías si te pasara lo mismo. 

3. Probabilidad

No siempre lo que te dice la imaginación es factible, tampoco se repiten todo el tiempo los errores del pasado, pero es mejor que sobren escenarios fatídicos a que el destino te tome por sorpresa. 

Cuanto tengas una idea clara de los obstáculos que podrías llegar a enfrentar, analiza las probabilidades y ordena los riesgos de mayor a menor. 

El análisis probabilístico es indispensable para la gestión de riesgos en proyectos, porque hace más fácil concentrarse en lo que realmente importa y atender las urgencias.   

4. Impacto

La última técnica de gestión de riesgos en proyectos es el análisis de impacto. 

No es una habilidad que sea útil solo en la gestión de proyectos, sino también en la vida diaria. 

Para analizar el impacto de un riesgo potencial, pregúntate: 

• Tomando en cuenta todo lo que podría pasar (sumando memoria, imaginación y probabilidades), ¿qué riesgos le harían más daño a mi proyecto? 

Hablamos de un impacto severo y tal vez irremediable, un hecho drástico que te obligaría a abortar la misión, empezar de cero o reestructurar todo el plan. 

Los riesgos de mayor impacto y con altas probabilidades de ocurrencia deben ser neutralizados rápidamente.

Luego, puedes atender el resto uno por uno en orden descendente (de mayor a menor importancia). 

Tipos de riesgos

En una empresa o negocio familiar, los tipos de riesgos se clasifican en internos y externos. 

1. Riesgos internos 

Se relacionan con las condiciones laborales de la organización o son producto de decisiones de la empresa (es decir que la responsabilidad recae en el poder gerencial).

Por ejemplo: 

• Mala selección de proveedores
• Infraestructura o tecnología obsoleta
• Problemas derivados de errores humanos
• Falta o exceso de diversificación de productos

2. Riesgos externos

Son amenazas que provienen del mundo exterior, pero impactan profundamente en la estabilidad de la empresa.

Los más comunes son: 

• Fluctuación de precios en el mercado por conflictos sociopolíticos
• Variaciones en el riesgo país
• Cambios en los canales de distribución
• Nuevas regulaciones locales

Ejemplos útiles

La mejor forma de aprender a gestionar riesgos en un proyecto personal o empresarial es imitar a quienes ya lo hicieron bien. 

Echa un vistazo a los siguientes ejemplos de gestión de riesgos en proyectos, así tendrás una idea de cómo maniobrar cuando llegue el momento. 

1. Riesgo en empresa textil 

Una fábrica textil depende de insumos importados para cumplir con tiempos de producción y distribución.

Por problemas de exportación en el país de origen de la materia prima, la fábrica recibe los insumos mucho más tarde de lo usual y aumentan las probabilidades de entrega tardía en centros de venta. 

Para mitigar el riesgo, la empresa decide asignar más recursos a tareas críticas; de este modo, logran dar cumplimiento a las fechas de producción y distribución. 

2. Riesgo financiero en hotel de invierno 

Un hotel que se dedica a vender paquetes turísticos para actividades de invierno, como esquiar y hacer snowboarding, se ve en peligro de quiebra cada vez que llega el verano y sus instalaciones deben cerrar. 

Finalmente, deciden atacar el riesgo de temporada invirtiendo en actividades veraniegas para seguir generando ingresos cuando la nieve se derrite. Para lograrlo, habilitan un parque acuático.  

3.  Riesgo de devaluación de producto agrícola

Un agricultor que siembra maíz corre el riesgo de que el precio baje antes de que el producto llegue al mercado.

Para mitigar el riesgo, firma un contrato anticipado con un comprador para establecer un precio fijo a la cosecha. 

Como puedes ver, hay muchas formas de analizar riesgos y anticiparse a ellos, pero la estrategia que decidas aplicar debe adaptarse a las características del proyecto y aplacar las amenazas de raíz. 

¿Qué riesgos tiene tu proyecto y cómo piensas gestionarlos? ¡Cuéntanos en los comentarios! 

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