¿Qué es la Gestión de Inventarios en Tiendas Online?

Cuando la salida de las mercancías es constante o proviene de varios almacenes, como suele ocurrir en el comercio online, la gestión de inventarios de tiendas online constituye uno de los mayores retos operativos para el negocio.

Por supuesto, en la práctica, administrar un inventario es mucho más complejo que simplemente enlistar las existencias. 

Afortunadamente, existen técnicas y métodos para el control de inventarios, los cuales se han especializado para cada tipo de e-commerce, como veremos en este artículo.

Cabe señalar que de este proceso dependen las utilidades, productividad y la respuesta a la demanda de los productos. 

Cuando no se realiza adecuadamente, la empresa sufre: 

• Falta de stock
• Pérdidas financieras
• Clientes insatisfechos
• Mermas por robo hormiga y productos caducados

Por el contrario, una gestión exitosa de los inventarios permite:

• Incrementar ventas
• Aumentar la confianza de los clientes
• Reducir costos y mermas
• Garantizar un adecuado flujo comercial

Según las necesidades del negocio y el tipo de productos, existen varios tipos de inventarios. En el caso de las tiendas en línea, podemos encontrar tres grandes categorías de stock: 

• Inventario propio
• Stock en consignación
• Dropshipping o drop shipment 

1. La Gestión del Inventario Propio

En esta modalidad, el comercio almacena sus propias mercancías, ya sea producidas por él mismo o adquiridas de proveedores. Como el stock surte a la misma tienda (online o física), la logística es más sencilla.

No obstante, el control de inventarios propios también conlleva algunos riesgos:

• Pérdidas financieras cuando la demanda es baja.
• Robo hormiga.
• Falta de stock si no se calcula el punto de reordenamiento.
• Altos costos de almacenamiento.

Una solución para evitarlos es llevar un inventario que registre la entrada y salida de cada artículo en tiempo real. 

2. Stock en Consignación

Las tiendas online con inventario en consignación compran la mercancía al proveedor con la condición de devolverla si no se vende en cierto periodo. 

Innegablemente, aquí la ventaja es que el comercio se ahorra las pérdidas que tendría si el inventario fuera propio, pero hay que tomar en cuenta dos desventajas:

• No todos los artículos pueden gestionarse mediante este tipo de stock (por ejemplo, los productos perecederos). En realidad, funciona para los bienes más duraderos y de baja rotación. 
• Con frecuencia, el costo es mayor, debido a que el proveedor traslada así el riesgo que toma.

3. Dropshipping

Finalmente, el dropshipping o drop shipment es un modelo de comercialización en el que la tienda online no cuenta con el inventario.

Las oportunidades de negocio con este modelo son para: 

• Fabricantes: La mayoría no vende directamente al público.
• Vendedores mayoristas: Compran el producto al fabricante, agregan un margen de utilidad y lo venden a minoristas.
• Minoristas: Comerciantes que venden directamente al público, con un margen de ganancia.

Las tiendas en línea, en este caso, promocionan los productos que pertenecen a terceros (por lo general, fabricantes y mayoristas). Al realizar la venta, adquieren el producto y lo hacen enviar directamente al cliente. 

Aunque el vendedor no maneje su propio inventario, sí se encarga de varios procesos que requieren la gestión de stock:

• Realiza la venta.
• Efectúa el pedido al proveedor (fabricante o mayorista).
• El proveedor manda la mercancía a la dirección del cliente.
• Avisa al cliente que su pedido está en camino.

Entonces, el desafío para los dropshippers es gestionar el inventario teniendo múltiples proveedores. 

El Inventario Más Indicado para el E-commerce 

Como podemos ver, los tres tipos de inventarios comunes para las tiendas online son muy distintos, pero también comparten algunos desafíos propios del comercio electrónico. 

¡Sí! Por la propia dinámica digital, el consumidor online espera del vendedor en línea: 

• Disponibilidad 24 horas.
• Inmediatez en las respuestas.
• Transparencia en la información del producto.
• Precisión en las fechas de envío.
• Disponibilidad de promociones u ofertas.

En efecto, si hay algo que distingue al e-commerce es su inmediatez: los clientes esperan que los sitios online estén disponibles las 24 horas. Además, saber al instante si un producto está disponible -y cuánto cuesta el envío- ya es una parte básica de la experiencia de compra.

Para cubrir estos desafíos, la tienda en línea necesita manejar un inventario permanente o en tiempo real, que sincronice las existencias de todos sus almacenes y proveedores. 

Afortunadamente, hay Software de Gestión de Almacenes como Bind ERP o Infor WMS entre otros, que permiten digitalizar y automatizar el stock, de manera que cada movimiento se vea reflejado en el sistema al instante. Si la tienda maneja varios almacenes, estas plataformas también sincronizan los catálogos de productos, prácticamente sin margen de error. 

Estos son algunos de los beneficios más comunes de un buen sistema de gestión de inventarios:

• Evitan el desabasto.
• Facilitan la planificación de compras, porque informan con exactitud la cantidad disponible de cada ítem. 
• Ayudan a realizar una valoración exacta del almacén.
• Ofrecen datos valiosos para la gestión de las ventas.
• Ahorran tiempo y dinero.

Conclusiones

La gestión de inventarios constituye una tarea desafiante en cualquier negocio. Sin embargo, el comerciante en línea que busca ser competitivo tiene sobre la espalda una carga mayor, pues debe arreglárselas para manejar el stock de diversos proveedores, entregando información lo más fidedigna posible a sus clientes y en tiempo real. 

La buena noticia es que, así como ha evolucionado la experiencia de compra en el mundo digital, también lo han hecho los sistemas de administración de stock. Ahora, las empresas pueden apoyarse en herramientas que respondan a todas sus necesidades de inventarios, tanto si son de tienda propia como de venta a través de un Marketplace.