ERP: beneficios de usar un software de planificación de recursos

El uso de un software ERP y sus beneficios para digitalizar procesos son para cualquier empresa que busque competir en entornos altamente competitivos y dinámicos. Las siglas ERP significan “Enterprise Resource Planning”, lo que se traduce en español como Planificación de Recursos Empresariales. 

Como hemos visto en otros artículos, un sistema ERP sirve para adaptarse a los cambios mediante la gestión y planificación de los recursos de manera óptima. También hemos explicado cómo elegir un ERP con criterio e información adecuada, lo que nos lleva a la pregunta de por qué es tan beneficioso implementar estos sistemas.

Por eso, en este artículo te explicamos cuáles son las ventajas del ERP para tu empresa, y cómo implementarlo correctamente para evitar problemas de adaptación a los sistemas. 

El ERP y la gestión centralizada para rendir mejor

Un ERP es un conjunto de aplicaciones de software integradas, que nos permiten automatizar las prácticas de negocio diarias en una empresa. De esta manera, se facilita y centraliza la información de todas las áreas que la componen. Entre las más destacadas tenemos compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios, proyectos y atención al cliente.

En términos más específicos, podemos decir que las principales características de un software ERP son su modularidad y escalabilidad. Esto no es más que la posibilidad de implementar funcionalidades sin limitar ni hipotecar el crecimiento o necesidades futuras, asegurándonos desde el inicio la inversión.

La premisa básica que conlleva un ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de tu empresa. De esta forma, se evita la duplicidad y facilita la fluidez de la información. Aquí la política es el dato único.

Incorporar un sistema ERP en una empresa es cada vez más habitual en el mundo empresarial porque te permite obtener mejores resultados en cuanto a la gestión. 

Según datos de las investigaciones de Panorama Consulting, un 40% de las empresas que adquieren un ERP nota un aumento significativo de su productividad. Esto podría ser clave para decidir si destinar un presupuesto a esta cuestión cada vez más habitual en el mundo laboral. Notarás cambios en la organización y desempeño de la organización. 

Si bien como vimos en otros artículos no es una tecnología del todo nueva, es importante que su implementación se lleve a cabo de la manera correcta. La idea es generar un cambio operativo y que no sea solo una incorporación novedosa. Esto lo veremos hacia el final del artículo y te daremos algunos consejos para evitar problemas de adaptación. 

Las ventajas de un ERP

Cuando hablamos de un ERP y sus beneficios, también hacemos mención especial de quiénes puede utilizarlo y aprovecharlo al máximo. Industrias como la publicidad, indumentaria, la salud, el turismo, el software y muchas más pueden beneficiarse de los atributos de un sistema ERP. 

En cuanto a las áreas de una empresa, sectores como la gestión de proyectos, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, como así también recursos humanos son elementos claves donde puedes utilizar las funcionalidades de este tipo de software. 

A continuación, te explicamos una por una las ventajas de un ERP: 

1. Optimización de los procesos de gestión

Se entiende como un beneficio de los sistemas ERP la coherencia, la homogeneidad de los datos y la interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta. Todos estos factores mejoran el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.

2. Mejora el proceso de toma de decisiones

Al centralizar la información y la disponibilidad en tiempo real, se agilizan y mejoran los tiempos de respuesta. En este sentido, se puede mejorar el proceso de toma de decisiones al contar con una base de datos con información fiable que te permita tener en cuenta los escenarios futuros con mayor precisión.

3. Seguridad de datos

Todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.

Los distintos niveles de acceso o autorización dificultarán el robo de información importante y la manipulación de los datos. Además, toda la información estará centralizada con copias de seguridad generadas de forma automática para evitar posibles errores.

4. Modularidad y Escalabilidad

El uso de cualquier herramienta de gestión no debe suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la empresa. Como decíamos al inicio, una de las mayores ventajas de un ERP son su modularidad y escalabilidad. 

De hecho, una buena solución ERP debe de cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.

5. Adaptación a las necesidades reales

Si tienes la oportunidad de una consultoría previa donde se definen los requerimientos y necesidades de la empresa, el ERP debe configurarse y adaptarse totalmente a ella. Esto va a servir como estructura segura para potenciar la adaptabilidad al sistema y evitar los errores más graves durante las primeras semanas de uso. 

A largo plazo, esto traerá mayores beneficios en cuanto a rendimiento y capacidad operativa. 

6. Mayor control y trazabilidad

Dado que cualquier interacción en el ERP queda registrada, se puede realizar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento. 

7. Automatización de tareas

Las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas. La rentabilidad es otro factor clave que se traduce en mayores beneficios a futuro. 

Por eso, el aumento de eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, recorta los costes empresariales y potencia la competitividad de la empresa. 

Qué tener en cuenta al implementar un ERP y cómo evitar problemas de adaptación

Para tener éxito en la implantación del ERP, una consultoría previa que revise nuestro modelo empresarial, su estrategia, los procesos que lo rigen y los flujos de información necesarios entre los distintos departamentos que la forman, aprovechando dicho cambio para revisar, modelar y mejorar todos aquellos aspectos y procesos que consideremos.

Ahora que conoces las ventajas de un ERP, también es importante conocer cómo aplicar este sistema de forma correcta y evitar que su implementación dé dolores de cabeza a la compañía. 

Si bien no hemos abordado puntualmente una comparación entre sistemas de colaboración empresarial con ventajas y desventajas, hay que tener clara la complejidad del sistema y otros aspectos que pueden generar incidencias complejas. 

El primer paso es contactarse con los fabricantes que pueden ayudarte, así como crear un documento en el que se incluyan los requisitos necesarios para la organización y seleccionar el producto a partir de las necesidades de la compañía.

Una vez que hayamos hecho esto y tengamos claro qué proveedor lo implementará (ya hemos recomendado opciones de ERP para México, Colombia, Perú y Chile), es importante fijar un calendario con los procesos, plazos y personas responsables. Otro consejo es definir distintos entregables de cada etapa de la implementación y establecer procesos de autorización.

Finalizado proceso de implementación, te recomendamos seleccionar un encargado que asesore y ayude a la compañía durante las primeras semanas. El objetivo es que esa persona guíe los equipos de las áreas involucradas, facilitándoles la adaptación y ayudándoles a que se acostumbren al nuevo entorno de trabajo. Además, es aconsejable monitorizar los resultados y procesos del día a día durante las primeras semanas para detectar errores y resolverlos en el menor tiempo posible.

Conclusión

Aprovechar las funcionalidades de un ERP y sus beneficios te permitirá incrementar la productividad en tu empresa y automatizar procesos para ahorrar costos y tiempo. Todas estas ventajas te harán más competitivo en un entorno que cada vez demanda más eficiencia y velocidad.

En otros artículos de Compara Software podrás encontrar recomendaciones de los diferentes software ERP para cada país y diferentes abordajes de sus características.