Vemos una imagen de personas de un departamento de ventas mirando hacia arriba saludando.

Departamento de ventas: funciones y herramientas


Contar con un departamento de ventas es fundamental para cualquier empresa que busque la comercialización efectiva de sus productos o servicios. A veces se pasa por alto su importancia en lo que corresponde a las funciones que debe ejecutar y cómo puede hacerlo. 

En este artículo te explicamos a qué nos referimos con un departamento de ventas, sus funciones, cómo se organiza y qué herramientas son las más útiles para este sector. 

Qué es y qué hace el departamento de ventas

El departamento de ventas es un área puntual dentro de una empresa que impulsa las estrategias y procesos para el cumplimiento de objetivos comerciales. Además, también marca el ritmo de producción y garantiza que la organización pueda expandirse a nuevos mercados a través de la promoción de la compra de los productos.

Por lo tanto, esta área comercial debe desarrollar e implementar un protocolo para vender su producto o servicio, adecuado a la industria o sector. Como también conectarlo a clientes potenciales y cerrar ventas, a través de buenas estrategias de venta.

Por ese motivo, organizar el departamento de ventas es importante para optimizar el flujo de trabajo, aumentar la tasa de cierre de tratos y escalar tus operaciones de forma segura. 

Por último, este sector debe mantener las buenas relaciones entre la empresa y sus clientes. Y eso se logra con un encargado de ventas, que a su vez pueda dirigir un buen equipo de ventas, con vendedores motivados y dispuestos a seguir aprendiendo y creciendo junto a la empresa.

Funciones del departamento de ventas

Las funciones del departamento de ventas se extienden más allá de la venta propiamente dicha. En este sector, se asumen tareas como planeación, ejecución y control de actividades para alcanzar un mejor funcionamiento de todo el negocio. 

A continuación, te explicamos de qué se encarga el área de ventas y por qué es importante tenerlo en cuenta al momento de poner en marcha este sector. 

1. El establecimiento de objetivos

Quien está a cargo del departamento debe crear objetivos realistas y orientados al crecimiento. Por otra parte, es igualmente importante definir las ganancias de cada vendedor y el enfoque que deben tener.

Otro aspecto clave de los objetivos es que sirven, al mismo tiempo, para guiar de forma correcta al equipo comercial. De esta manera, los vendedores sabrán qué se espera de ellos. 

Otorgar bonos y comisiones es una buena manera de motivar al equipo de ventas, dado que este tipo de remuneraciones los impulsa a alcanzar más rápido los objetivos.

2. Investigar el mercado

Otra de las funciones del departamento de ventas es realizar un estudio de mercado, en el que el pronóstico y las estadísticas comerciales.

Este será un elemento clave para la venta de productos o servicios porque nos permite saber, por ejemplo, la opinión de los clientes, cuánto se debe producir, cuáles son los medios de distribución más adecuados, entre otros aspectos. 

En las estimaciones de venta realizadas por el área comercial aparecen diversos factores:

  • Tendencias seculares: Si se presenta un aumento de población, la demanda de productos puede incrementarse en proporción.
  • Cambios estacionales. Se refiere a los cambios en el volumen de ventas debido a condiciones climáticas o compras festivas. Por ejemplo, en temporadas navideñas, pascuas, día del niño, día del padre o madre, Halloween, entre otras. 
  • Competencia: conocer las políticas de producción, ventas, precios o propuestas de los competidores permitirá mejorar los productos propios. De esta manera, se puede realizar un análisis de la calidad de los productos para determinar cómo pueden compararse y cómo decíamos, mejorarse. 

3. Planificar las estrategias

Al conocer a detalle el valor y las características del producto, es posible fijar un precio adecuado y la forma de distribución más eficaz. 

Los vendedores, como representantes de ventas, saben a fondo las preferencias de los clientes y sus necesidades, así que cuentan con información muy valiosa. Por eso, una de las estrategias más utilizadas es sugerir lanzamientos que los motiven mejor.

Por último, otro aspecto a tener en cuenta son las capacitaciones constantes de los vendedores. De esta manera, podrán dominar las herramientas de trabajo y conocer mejor el mercado para que las estrategias marchen de manera efectiva.

Vemos una imagen de cinco personas de un equipo dentro de un departamento de ventas.
Un buen equipo de ventas puede definir el éxito de un departamento de ventas, con vendedores motivados y predispuestos a crecer.

4. Relación con el cliente

Recopilar la información acerca de la atención que se brinda al cliente es esencial para observar cómo se han logrado tus objetivos e identificar los próximos retos para quienes interactúen con el usuario.

La atención al cliente, por lo tanto, es una de las funciones más importantes para el departamento de ventas. Un buen vendedor debe poder dejar una buena impresión en cada interacción con el cliente, como así también poder crear un buen vínculo por medio de la comunicación efectiva y la empatía con ese cliente. 

El servicio posventa puede formar o no parte de esta función. Esto significa que los vendedores pueden dar seguimiento a las compras de los clientes para asegurarse de que todo marche como ellos esperan. 

5. Dar a conocer la empresa

Aquí es ideal trabajar en conjunto con el departamento de marketing el tipo de publicidad, descuentos, y otras estrategias que motiven al público objetivo a comprar el producto o servicio. La promoción de la empresa es fundamental para lograr un alcance mayor y una efectividad de ventas que permita lograr los objetivos fijados.

Es importante entonces establecer los medios de publicidad, tales como los medios de comunicación, sitios web, redes sociales o eventos.

A su vez, las técnicas de relaciones públicas para representar a la empresa son buenas opciones para complementar. Los agentes son expertos en la generación y gestión de conocimientos de venta que darán visibilidad a la compañía.

6. Dar seguimiento a indicadores de rendimiento

Desde el inicio planteamos la importancia de establecer los objetivos del área comercial. Ahora es momento de que los miembros del departamento de ventas se aseguren de monitorearlos regularmente para garantizar el rendimiento de la empresa. 

Para ello, es importante utilizar los indicadores de rendimiento que reflejen número de ventas alcanzadas, generación de leads, tasa de conversión, valor del ciclo de vida del cliente, entre otros datos. 

Tener en orden estos indicadores de rendimiento ayuda a que una empresa pueda seguir definiendo y mejorando sus objetivos, como también detectar problemas a solucionar.

Herramientas para el departamento de ventas

Hay múltiples herramientas que pueden ser útiles para un departamento de ventas en lo que respecta a su organización. 

Sitios como Zoom para realizar reuniones virtuales, fijar fechas en calendarios compartidos como Calendly y otras más sencillas como Google Sheets para registrar información compartida en línea son algunas de las herramientas más utilizadas. 

Sin embargo, un Software CRM puede ser de las herramientas más útiles en el caso de un área comercial, dado que con el módulo ventas, es posible gestionar mejor las funciones que hemos mencionado. 

Vemos un celular con el software CRM que se utiliza dentro del departamento de ventas.
Un software CRM es una herramienta ideal para el departamento de ventas porque permite gestionar muchas de sus funciones en un mismo sitio.

Un software CRM tiene múltiples beneficios y permite que todos los usuarios del mismo puedan ver los cambios y la información que allí se recopila. La visibilidad del pipeline de los equipos de ventas, le permite a los directores de equipo conocer el rendimiento de cada uno, y los posibles puntos de dolor del embudo, donde los clientes potenciales abandonan el proceso de compra.

Además, al conocer el flujo de clientes y determinar métricas relevantes, es posible tener previsiones frente al futuro, que nos ayuden, como decíamos en párrafos anteriores, a fijar mejores objetivos comerciales. Algunos de los CRM más populares que puedes encontrar son Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics y Data.

Conclusión

El departamento de ventas es un área fundamental para cualquier empresa comercial que busque el crecimiento y el éxito en su mercado. 

Conocer sus funciones y las mejores herramientas para poder ejecutarlas te permitirá diseñar un mejor departamento, como así también motivar a tus vendedores para alcanzar los objetivos y ofrecer de maneras más creativas tu producto o servicio.


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