¿Qué es la comunicación interna? Ejemplos y estrategias

La comunicación interna en el pasado estuvo asociada solo a estrategias de recursos humanos, y fue la respuesta a la imperante necesidad de difundir información sobre las condiciones de trabajo, sueldos y normas laborales a todos los obreros de una empresa.

Actualmente, se ha demostrado que la comunicación empresarial bidireccional es clave para el éxito de una compañía y, gracias a las nuevas herramientas tecnológicas que ha traído la globalización, esta modalidad de comunicación se puede explotar fácilmente.

¿Qué es la comunicación interna en una empresa?

La comunicación interna en una empresa puede definirse como aquella comunicación que está dirigida al cliente interno, es decir, los empleados. Este nuevo enfoque en el ámbito empresarial surge como una respuesta orgánica ante la necesidad de mejorar las estrategias de motivación a sus trabajadores. Con el objetivo de retener al talento humano dentro de sus filas, en medio de un mercado laboral cada vez más competitivo.

En otras palabras, la comunicación interna es la que se da durante el intercambio comunicativo que mantienen las distintas partes que conforman una organización. Puede darse entre un departamento y un empleado, un directivo y un departamento, o entre los diversos empleados que conforman un sector de la organización.

Tipos de comunicación interna

La comunicación interna en una empresa se puede clasificar según el tipo de jerarquía que se esté manejando. Siendo así, los tipos de comunicación interna incluyen:

• Comunicación descendente. Se refiere a la comunicación unidireccional de instrucciones, información necesaria o notificaciones provenientes de puestos altos en la empresa a los empleados de menor rango.
• Comunicación ascendente. Es el traslado de información que viaja de abajo hacia arriba en la jerarquía empresarial. Se distingue como una retroalimentación de los empleados hacia sus jefes, en forma de ideas, solicitudes, proposiciones, etc.
• Comunicación horizontal. Es toda comunicación que se da entre colegas dentro de la empresa. No existe una relación jerárquica, ya que se da entre iguales, por lo que puede ser entre coordinadores de distintos departamentos de la misma empresa, en general para responder solicitudes o compartir información relevante y concerniente a los objetivos de la organización.

Herramientas para mejorar la comunicación interna

Hay muchas herramientas disponibles para ayudar a que la comunicación interna de una empresa entregue información de la manera más efectiva y eficiente.

El objetivo es conectar e involucrar a los empleados en el trabajo, ya sea con correos electrónicos institucionales, intranet empresarial, Software de Gestión de Proyectos e incluso herramientas simples, como carteleras informativas y boletines. Algunas de las opciones pueden ser:

• Email Corporativo
• Intranet
• SMS
• Chatbot
• Manual corporativo
• Buzón de sugerencias
• Tablón de anuncios

Una buena comunicación es clave para la salud de cualquier empresa, pero también necesitarás saber cómo gestionar proyectos para evitar conflictos cuando los canales de comunicación interna presenten defectos o el plan de comunicaciones siga en construcción.

Principales características de la comunicación interna

La comunicación interna de una empresa debe cumplir con una serie de características. Estas serán el principal termómetro o indicador de la salud de la misma. Así, la comunicación en una empresa debe ser:

• Permanente y fluida: No debe utilizarse solo para comunicados oficiales, pero tampoco debe forzarse. Si tu empresa consigue este resultado de forma orgánica, es un buen indicio.
• Bidireccional, participativa e inclusiva: Todos deben poder participar de la comunicación, que no se limita a compartir comunicados o notificaciones. Debe ser altamente dialoguista.
• Abierta a los problemas, sugerencias e ideas: La comunicación interna de una empresa debe abrirse a los debates saludables sobre problemáticas actuales. Y debe crear un clima apropiado para que cada empleado elabore sus sugerencias para la resolución de un conflicto.

Problemas comunes en la comunicación interna

Los problemas de comunicación entre el personal y los directivos pueden hacer que cualquier empresa u organización se deteriore lentamente. Sin estrategias de comunicación interna, las metas de la compañía pueden nunca llegar a alcanzarse.

Algunos de los problemas más comunes de comunicación en la empresa incluyen:

• El flujo de información se maneja de arriba hacia abajo solamente.
• Existe poca libertad y falta de enfoque en los empleados.
• No se da uso a herramientas de comunicación interna, o estas se manejan indebidamente dentro y fuera de la empresa.

Hacer correr la información entre empleados y ejecutivos significa tener un ambiente laboral eficaz y productivo. En cambio, malas políticas de comunicación interna en la empresa pueden hacer que los empleados se sientan confundidos, improductivos y desconectados.

Estrategias de Comunicación Interna: Ejemplos

1 | Plan de Onboarding para nuevos empleados

Sabemos que los inicios en cualquier nuevo empleo puede ser caótico para los empleados recién llegados a una empresa. Hay miles de datos, costumbres, valores y sistemas de jerarquías o funcionamiento que no conocen.

Una forma práctica de resumir esta información para evitar confusiones es a través de una estrategia de comunicación interna de onboarding. Esta les permitirá conocer cuál es su puesto y ante quién debe responder. Será una gran ayuda para aquellos principiantes, que les hará sentir parte de la empresa desde el primer día, disminuyendo los niveles de ansiedad producto de un nuevo puesto.

2 | Utilización de Canales digitales

Un ejemplo de las estrategias de comunicación interna es el uso de canales digitales. Pueden ser a través de un chat interno, un blog corporativo o boletines informativos de la organización.

Pero, recuerda que estamos hablando de comunicación interna. No de información. Por lo que el formato de cualquiera de los canales digitales que elijas debe promover la participación de cada empleado claramente. Ya sea a través de un cajón de respuesta o la habilitación de un chat interno. Un software como Asana, puede reunir estas características.

También debes procurar que todos dentro de la empresa tengan acceso asegurado a este canal. Así la comunicación empezará a fluir de manera sencilla y orgánica.

3 | Fomentar un clima de evaluación y autoevaluación

Anteriormente, los líderes de área eran quienes realizaban evaluaciones sobre el personal. Para ello utilizaban métricas o su propia valoración personal. Pero, ¿cuál era el gran problema con esta estrategia? Sin duda, su fuerte carácter vertical. Los empleados no se sentían comprendidos, ni valorados, ni escuchados. Ni siquiera tenían derecho a réplica, ¿qué se puede fundamentar contra un índice de rendimiento o productividad?

Con las estrategias de comunicación interna, de evaluación y autoevaluación, se ha buscado revertir esta situación. Ahora son los empleados quienes pueden evaluarse a sí mismos, para considerar cuáles son aquellas que consideran que deberían trabajar. Esto fomenta el diálogo entre los altos mandos y los empleados, revirtiendo la verticalización de la comunicación.

Por otro lado, ahora los directivos también pueden ser evaluados por sus empleados. No solo en competencias duras, como el conocimiento técnico de su área, sino también en habilidades blandas como, por ejemplo, el liderazgo.

4 | Impulsar el team building

El diálogo y la comunicación interna no florecen en ámbitos totalmente rígidos y corporativos. Un buen paso para trabajar en ella, es dar un pequeño espacio a la informalidad. Una recomendación básica es que generes espacios y momentos donde los empleados puedan dialogar entre sí, sin la presión de las tareas cotidianas.

Con el tiempo, comprobarás que este tipo de encuentros generan una mayor creatividad y el intercambio de puntos de vistas menos rígidos que no se animarían a aparecer en un ámbito estructurado.

¿Cómo hacer un plan de comunicación interna?

Un plan de comunicación interna debe ser una especie de guía sobre cómo deben comunicarse los empleados, y ser coherente al respecto.

• En primer lugar, se debe analizar el estado actual de la empresa y comprometerse en el futuro con el plan.
• Después, se fijan y delimitan objetivos, y lo que se quiere lograr con el plan de comunicaciones internas.
• Luego, se organiza debidamente la audiencia (es decir, los empleados en general) y se escogen los temas a tratar, explicando por qué y cómo abordarlos.
• Se comparte el mensaje, haciendo uso de tácticas, canales y herramientas de comunicación adecuados.
• Al final, se decide cómo se medirá el rendimiento de la comunicación interna y se aborda qué hace falta en la pila de tecnología de comunicaciones de la empresa.

Conclusión

La planificación de la comunicación es una de las formas más poderosas para garantizar una comunicación interna exitosa.

Tener un plan efectivo significa empleados más comprometidos. Si este se realiza correctamente, fomentará la conversación y el compromiso.