Características de un CRM: transformá tu negocio con estas 11 ventajas clave

Conocer las características de un CRM (en inglés Customer Relationship Management) es fundamental para garantizar una buena gestión de las relaciones con los clientes y mejorar la experiencia de compra.

Es que un software CRM ayuda a las empresas a organizar su proceso de ventas, gestionar la interacción con los clientes y optimizar sus acciones de marketing. 

Según un estudio de Martech, el uso de un Sistema CRM podría incrementar los ingresos por vendedor hasta 41% y las ventas 29%.

Pero, ¿cuáles son las principales características de un sistema CRM que no pueden faltar en tu negocio? Aquí te presentamos una lista de funciones clave que debes considerar al elegir un sistema de CRM.

1. Características de un CRM: Gestión de contactos

No hay forma de comunicarte con tus clientes si no tienes idea de cómo contactarlos. Una de las características software CRM es la gestión eficaz de los contactos. Sin esta funcionalidad, sería difícil mantener una interacción con los clientes de manera organizada.

Un buen CRM te permite acceder a los datos de los clientes, como correos electrónicos y números de teléfono, y automatizar la captura de información a través de formularios y campañas de marketing para que no tengas que ingresarla manualmente.

Además, los sistemas de CRM modernos integran perfiles sociales para enriquecer los datos y mejorar la satisfacción del cliente. Estos incluyen:

• Edad
• Sexo
• Lugar de residencia
• Interacciones

2. Base de datos de prospectos

Los sistemas de CRM te permiten generar y organizar una base de datos de leads (clientes potenciales) de calidad.

Esta es una de las características de un CRM customer relationship management más valoradas, ya que te permite gestionar eficientemente los leads y mejorar el proceso de ventas al capturar, categorizar y asignar los datos de clientes potenciales a ejecutivos de ventas.

3. Posibilidad de agregar notas a contactos específicos

Un prospecto puede cambiar muchas veces de decisión mientras avanza en el embudo de ventas.

En este sentido, otra de las características de un CRM más importantes es la capacidad de agregar notas personalizadas a los contactos.

Esto te ayudará a mejorar la toma de decisiones al analizar los comportamientos de los clientes y ajustar las estrategias de marketing y ventas de manera personalizada según cada persona.

4. Bandeja de entrada unificada

La integración de un CRM con correos electrónicos de Gmail, Outlook y Yahoo permite que tu equipo de ventas gestione todas las comunicaciones desde una sola plataforma.

Todos los mensajes se centralizan en un mismo ecosistema destinado a extraer datos de usuarios y agendar citas o llamadas telefónicas.

Con el tiempo, notarás que el uso de una plataforma centralizada eleva la productividad y concentración de tus empleados, ya que no tienen que migrar de una ventana a otra para completar una tarea. Esto, sin dudas, mejora la eficiencia y la atención al cliente.

3. Gestión de cotizaciones y presupuestos

Otra de las características de un CRM destacadas son módulos para la gestión de costos y la emisión de facturas.

Un buen CRM también integra pasarelas de pago, que te permiten enviar facturas electrónicas por correo y acreditar cobros con tarjeta de crédito o transferencia bancaria.

Esto redunda en una mejora en la satisfacción del cliente.

4. Administración y backup de documentos

Si has sufrido la pérdida de documentos importantes alguna vez, o la impotencia de no poder localizar información valiosa en tu computador personal, un CRM es el compañero que necesitas.

La administración segura de documentos en la nube es otra de las características de un CRM que las empresas valoran enormemente. Esto facilita el acceso a información relevante en cualquier momento y lugar. Y, lo más importante, te brinda tranquilidad.

5. Automatización de flujos de trabajo

¿Por qué pedir a tus empleados que malgasten su tiempo haciendo lo que una máquina puede hacer?

Un software de CRM debe ser capaz de automatizar tareas repetitivas para que tu equipo se pueda centrar en actividades estratégicas.

Esta es una de las características de un CRM más buscadas por las empresas que desean mejorar su eficiencia operativa y en el servicio al cliente.

6. Optimización del embudo de ventas

Entre las características de los sistemas CRM más valiosas está la capacidad de identificar en qué etapa del proceso de ventas los clientes abandonan el proceso de compra.

Esto nos permite ajustar el embudo de ventas y aumentar las conversiones, lo cual aumenta la productividad.

7. Conocimiento detallado del cliente

Una de las características de un CRM principales es la capacidad de conocer a fondo a tu público objetivo.

Datos básicos como su edad, género e intereses te permiten proyectar una «buyer persona» que, eventualmente, te guiará en la misión de llegar a un público ideal.

Al utilizar herramientas de data analytics, el CRM te ayudará a crear un perfil detallado de tus clientes para personalizar aún más las acciones de marketing hacia tus objetivos.

8. Proyección de ventas

La proyección de ventas, es decir, la posibilidad de proyectar ganancias o ventas en un período de tiempo determinado, es otra de las características de CRM que ayuda a las empresas a prever sus ingresos y ajustar sus estrategias.

Un buen CRM utiliza datos de los clientes históricos para hacer estas proyecciones, mejorando la toma de decisiones.

Aunque no todos los CRM ofrecen esta función, la mayoría de planes profesionales y empresariales sí la incluyen.

9. Accesibilidad móvil

Finalmente, la accesibilidad móvil es una de las características de un CRM imprescindibles hoy en día.

Contar con una aplicación móvil permite que tu equipo pueda gestionar el servicio al cliente y las interacciones con los clientes desde cualquier lugar, facilitando el seguimiento de las relaciones con los clientes y aumentando la satisfacción del cliente.

Características de un CRM: Conclusiones

Antes de elegir un software CRM, hazte estas tres preguntas:

1. ¿Cuáles son las características de un CRM que mejor se adaptan a las necesidades de tu negocio?
2. ¿Cómo ese CRM ayudarán a tu empresa a mejorar la satisfacción del cliente, optimizar el proceso de ventas y facilitar la toma de decisiones?
3. ¿Cuáles son los requerimientos específicos de tu negocio y equipo en este momento?

Además, no olvides que hay varios tipos de CRM, cada uno pensado para un modelo de negocios particular.

Si no estás seguro de qué tipo de software se adapta mejor a tu negocio, utiliza nuestro comparador de CRM gratuito o contáctanos para una asesoría gratuita en ComparaSoftware.