¿Por qué deberías implementar la capacitación de personal? Conoce cuándo y cómo hacerlo

Cada vez más empresas se suman a la, necesaria, tendencia de la capacitación de personal. De hecho, ya son varias las empresas que la consideran una parte vital de la estrategia de inversión y crecimiento de su organización. En este artículo, te contamos cómo iniciar con los procesos de capacitación de personal en una empresa, y conoceremos cómo un software puede apoyarte en esta tarea.

Ante la enorme impronta de esta tarea, muchos gerentes se preguntan ¿por dónde empezar? Aquí empezaremos desde el principio, por lo que nos preguntaremos ¿qué es la capacitación de personal?

¿Qué es la capacitación de personal?

La capacitación de personal es un modo de aprendizaje donde las empresas se aseguran de que sus estudiantes reciban los conocimientos apropiados para aumentar la eficiencia en su trabajo. 

Es común que quien se encargue de gestionar este tema, sea el departamento de recursos humanos, para el caso de las empresas más pequeñas. Para el caso de las grandes corporaciones, el administrador de esta área será el equipo de Talento. 

Ventajas de la capacitación y desarrollo de personal

Cuando vemos a la fuerza de trabajo como el verdadero motor detrás de nuestra organización, la visión que tenemos sobre la eficiencia y la productividad cambia. Es allí cuando comenzamos a considerar el bienestar de los empleados como otro elemento fundamental para el éxito de nuestra compañía. 

El sentimiento de realización es importante para cualquier humano. Pero, en el ámbito laboral, se trata de un gran aliciente para continuar mejorando los niveles de productividad. Es por esto, que se ha vuelto tan importante la capacitación y desarrollo de personal en las empresas. 

Aumenta la eficiencia

Implementar la capacitación de personal te ayudará a mantener actualizado a tu equipo en las tendencias más recientes. Además de permitirte adoptar un enfoque mucho más atento a las técnicas que puedan resultar en un gran cambio para la eficiencia de la compañía. 

Mejora la motivación

Sin duda, debemos mencionar el gran trabajo que realizan los programas de capacitación para la construcción de una estructura organizativa totalmente ensamblada. Ya que, cuando los empleados comprenden cuál es su puesto, y qué se espera de ellos, es más probable que estos se sientan parte de la empresa. Lo que llevará a que estos se comprometan en el cumplimiento de objetivos.

Disminuye la rotación de personal

Las nuevas generaciones de capital humano han aumentado la apuesta. Los estudios revelan que estos buscan algo más que un salario. Generalmente, suelen esperar que un puesto les otorgue flexibilidad, oportunidades de crecimiento y un sentido de propósito en el cual trabajar. 

De no encontrarlo, es probable que estos cambien de puestos. Lo que puede resultar un costo muy grande para los empleadores. 

Al respecto, la investigación de Gallup revela que el costo de reemplazar a un empleado es de, al menos, la mitad del salario anual del mismo. 

En otras palabras, existe un gran incentivo económico que atraiga a las empresas a mejorar los servicios y oportunidades para su cliente interno. 

Contribuye al desarrollo de la cultura corporativa

Cuando implementamos un programa de capacitación de personal, le decimos a nuestros empleados que estamos dispuestos a ir un poco más allá en nuestros valores corporativos y nuestra estrategia. Es decir, demostramos que nuestra organización está dispuesta a invertir en nuestro equipo humano a largo plazo. 

¿Cuáles son los tipos de capacitación de personal?

Llegados a este punto, es preciso aclarar que no se implementará de la misma forma la capacitación de personal en distintas empresas. Es preciso adoptar el proceso según el tamaño, la diversidad y las características propias de cada proyecto. 

Existen varios tipos de capacitación de personal. Veamos cuál puede adaptarse mejor a tu caso.

1 | Incorporación y orientación

Ser el nuevo nunca es fácil. No solo te enfrentas al nerviosismo de tus propias expectativas, sino que te enfrentas a muchas inseguridades. Aunque se tenga experiencia en un puesto, las empresas pueden utilizar procesos completamente distintos que llenan de ansiedad a los nuevos incorporados. Aumentando la posibilidad de riesgos. 

Por eso, es necesario que se realice una capacitación de orientación a los recién llegados. La cual durará hasta que este demuestre signos de independencia y adaptación dentro de su puesto. 

Generalmente, existen dos niveles distintos:

• General: En esta primera etapa se ofrecerá toda la información básica sobre la empresa, como sus valores, políticas de servicio al cliente u objetivos. 
• Particular: En cambio, este segundo momento se especializará en realizar una capacitación laboral específica para el puesto. Allí se buscará generar los conocimientos básicos que un empleado debe dominar para ejercer un rol determinado. 

2 | Capacitación sobre cumplimiento

Aunque no forma parte de la capacitación de personal inicial, suelen ofrecerse de manera simultánea. Se trata de un programa formal que busca dar un paneo exhaustivo sobre las distintas normas y políticas de la empresa. 

El objetivo es evitar incidentes o conflictos en el lugar de trabajo, o realizar algún tipo de actividad que complique la situación legal de la compañía.

3 | Capacitaciones sobre habilidades duras

Siempre podemos mejorar. No solo porque es imposible dominar completamente una técnica, sino porque los tiempos que corren imprimen muchísimos avances en las distintas especialidades. 

Una forma de implementar la capacitación de personal es brindando pequeños cursos sobre actualizaciones o tendencias con respecto a una técnica. O también se pueden incluir talleres para trabajar aspectos que el equipo considere que no están tan pulidos.

4 | Capacitaciones en habilidades blandas

Pero no importa solamente las habilidades técnicas. También es importante trabajar en el comportamiento y las habilidades blandas de nuestro equipo. 

Las soft skills, están relacionadas con las relaciones interpersonales y cómo manejamos la comunicación, la resolución de problemas y la toma de decisiones. Los estudios revelan que trabajar en este tipo de habilidades incrementa directamente el ROI. 

5 | Capacitación sobre productos

¿Cómo podrías vender algo que no conoces? Esto suele suceder en ocasiones con nuestros empleados. Por eso es que, en ocasiones, esta instancia se encuentra presente en el onboarding de empleados. Aunque también se utilizan para conocer nuevas características de un producto ya antiguo.

Cuando ofrecemos una capacitación de personal sobre los distintos productos de nuestra organización, le damos la oportunidad de conocer profundamente qué están ofreciendo a sus clientes. Lo que se transformara en un aumento de la satisfacción del cliente. 

¿Cómo saber si necesito implementar una capacitación de personal?

Es cierto que no todas las empresas están en condiciones de implementar una capacitación de personal. Quizás porque existen otras situaciones más urgentes o necesarias, o por cualquier otro motivo. 

Ahora bien, ¿cómo identificar si mi empresa está lista para dar el gran paso? Revisa las siguientes señales, si una gran parte de las respuestas son positivas, entonces deberás iniciar un proceso de capacitación de personal:

• Revisa los informes de reclutamiento y selección de personal, específicamente las cifras referidas a la rotación de personal: ¿Muchos empleados abandonan tus filas? ¿Los índices de antigüedad de un trabajador son muy bajos?
• Echa un vistazo al desempeño de tus empleados: ¿Los indicadores de evaluación de desempeño han disminuido? ¿La tendencia parece ser general en el equipo o departamento en vez de particular o individual de un colaborador?
• Analiza tus objetivos y los conocimientos que dispones: ¿Existe una gran diferencia entre los objetivos de la empresa y los conocimientos técnicos específicos de tu personal?
• Ten en cuenta la introducción de nuevos métodos, técnicas o herramientas: ¿Has implementado un nuevo método? ¿Has sumado una herramienta a los procesos de trabajo? 
• Observa si tu equipo está al tanto de las regulaciones: ¿Tus empleados desconocen el marco legal que envuelven a las tareas que realizan dentro de su puesto?

¿Cómo planificar la capacitación y desarrollo de personal en tu empresa?

Si te identificas con al menos una de las situaciones anteriores, debes iniciar el proceso de capacitación de personal en tu empresa. Pero, ¿cómo hacerlo? No te preocupes, te explicaremos como organizar el proceso.

Diagnóstico

Necesitas implementar la capacitación de personal en tu empresa, eso está claro. Pero, ¿en qué área o departamento? ¿Sobre qué habilidades? 

Antes de volvernos loco reflexionando al respecto, lo más sencillo es realizar una pequeña investigación. Quizás puedas comenzar identificando cuáles son las áreas más afectadas por el bajo desempeño, o eficiencia. 

O, también, puedes escuchar lo que tus empleados tienen para decir. Ellos podrán darte un paneo muy exhaustivo sobre las debilidades o carencias del sector en el que trabajan.

Intervención

Cuando hayas ordenado la lista de prioridades de tu capacitación de personal, es momento de intervenir. Para ello, deberás crear una planificación que logre ofrecer la capacitación adecuada para el personal indicado. 

Puedes elegir entre talleres, charlas, o cursos. Durante este proceso también deberás elegir a los capacitadores. 

Comprobación

Con la capacitación del personal finalizada, es momento de pasar a la acción y aplicar lo aprendido. Deberás tener paciencia, ya que los resultados no serán tan inmediatos como se piensa.

En esta instancia será vital el trabajo en equipo, tanto de jefes como empleados, para lograr alcanzar los objetivos establecidos. 

Evaluación

Ya hemos pasado a la acción y llega el momento de la verdad, ¿realmente ha funcionado nuestra capacitación de personal? Basta con analizar si se han alcanzado los objetivos propuestos, y si se ha registrado un desempeño positivo en los últimos tiempos.

¿Qué formato elegir para la capacitación de personal?

Entonces, ¿qué formato es el mejor para la capacitación de personal? Aunque siempre se recomienda elegir un método que esté disponible de forma permanente para el estudiante en cuanto lo necesite, lo cierto es las realidades empresariales son disímiles. 

Existen varios formatos que pueden ayudarte:

1 | Presencial e impartida por un formador

La capacitación de personal presencial es el método más convencional. De hecho, en pleno auge de las clases en líneas este tipo de enseñanza aún no da señales de desaparecer por completo en el largo plazo. 

Es más, una investigación de la revista Training demostró que el 32% de las empresas continúan utilizando este formato para sus capacitaciones.

• Lo bueno: Lo positivo de las capacitaciones presenciales es que un método conocido por todos, que se puede crear y personalizar fácilmente. Además de ser muy flexible para la implementación de distintos tipos de evaluación. 
• Lo malo: La parte negativa de este tipo es que requerirá de una mayor inversión por estudiante, además de un espacio destinado al proyecto que terminará por limitar la cantidad de participantes por sesión.

2 | Virtual impartida por un formador

La capacitación de personal virtual, también conocida como Virtual Instructor-led classroom training (VILT), es una evolución natural del método anterior. Esta incluye algunas de las ventajas de las herramientas online, permitiendo impartir lecciones, mostrar videos u organizar debates mientras se conserva el formato tradicional. 

• Lo bueno: Al eliminar la necesidad de un espacio físico, hace que su costo sea considerablemente menor para las empresas. En cuanto a los estudiantes, implica una experiencia de aprendizaje similar y mayor flexibilidad para asistir a las clases o para revisar el material impartido.
• Lo malo: En un inicio, los costos de implementación pueden ser altos y exigir un mayor grado de competencia por parte de los formados. En relación con los estudiantes, estos estarán condicionados por una mala conexión de internet o fallos técnicos, aumentando el riesgo de sentirse desconectado del proyecto.

3 | En línea

Desde principios del siglo XXI, hasta la fecha, la educación en línea ha presentado una tendencia de crecimiento del 900%, con expectativas de crecimientos aún mayores para los próximos años. Las empresas suelen utilizar este método por su flexibilidad, y porque no implica un gran trastorno para la vida laboral o doméstica del empleado. 

• Lo bueno: La capacitación de personal en línea es escalable, estandarizada y flexible permitiendo un número ilimitado de participantes. 
• Lo malo: Sin embargo, su puesta a punto puede ser más compleja que los métodos anteriores. 

El auge de la capacitación de personal en línea

Las nuevas generaciones están marcando una clara tendencia: las capacitaciones de empleados serán en línea en un futuro. Pese a que representen una gran inversión inicial, los beneficios y ahorros en tiempo o gastos extra son un gran beneficio. 

• El e-learning incrementa la retención de personal en un 60%, en comparación con su homólogo presencial, que presenta cifras cercanas al 10%.
• La capacitación de personal en línea mejora el compromiso de estos con la empresa en casi un 20%. 
• Se registra un aumento de ventas del 20% por empleado luego de una capacitación en línea. 
• El e-learning reduce el tiempo de capacitación entre un 40 y 60%.

Caso de éxito: La experiencia de Twitter implementando la capacitación de personal

Twitter ya ha implementado la capacitación de personal. Y con excelentes resultados. 

La empresa del pajarito azul ha optado por una visión integral de las capacitaciones a la cual llamó “From Yes to desk”. ¿Qué significa esto? Implica que las capacitaciones comenzarán desde el día cero del empleado en sus oficinas, hasta los puestos más senior dentro de la misma.

Generando un acompañamiento a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado, ocupándose de ofrecer una experiencia grata a los trabajadores. 

En cuanto a temática, el método de Twitter combina el trabajo en habilidades técnicas e interpersonales. 

¿Existen software de capacitación de personal?

La tecnología es un factor fundamental para conocer cuándo y cómo aplicar la capacitación de personal. Hablamos de software de Recursos Humanos, que te ayudarán a identificar las necesidades de la empresa y de su personal.

No todas las herramientas son adecuadas para gestionar los programas de desarrollo de tus empleados, solo programas completos y profesionales como Factorial, ofrecen esta posibilidad.

Factorial es un software de recursos humanos, con funciones para la capacitación de personal, ya que permite cambiar el enfoque que se tiene de los empleados. Con él podrás empezar a cuidar a tu equipo, relegando las tareas tediosas a la automatización y gestionando personalmente los temas más importantes de tu equipo.

Desde la gestión de documentos, hasta la gestión de tiempo y talento, esta solución es una de las más preparadas para enfrentar una jornada del departamento de RRHH a tu lado.

Conclusión 

En este artículo hemos repasado punto por punto cada aspecto de la capacitación de personal. Sin duda, la valorización y cuidado del personal es una tendencia que se mantiene al alza, convirtiéndose en un filtro importante de los trabajadores a la hora de valorar su experiencia en nuestras empresas. Cuidar de ellos será un factor importante para lograr el éxito de nuestros objetivos.