Calidad de un proyecto: qué implica la gestión de calidad

Definir la calidad de un proyecto involucra aspectos relacionados con los requisitos, las especificaciones del producto y los procesos de control. En consecuencia, la gestión de calidad permite determinar si estamos cumpliendo con esos requisitos propuestos para el proyecto y la mejora continua del mismo. 

En este artículo, te explicamos a qué se refiere la calidad de un proyecto, qué implica la gestión de calidad y cómo elaborar un plan de calidad a partir de un ejemplo sencillo.

La calidad según la norma ISO 9000

La norma ISO 9000 establece que la calidad es “el grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos”. Por lo tanto, para saber si estamos obteniendo resultados de calidad, debemos comprobar que se están cumpliendo los requisitos.

Bajo el punto de vista de Gestión de Proyectos, la calidad se vincula con los atributos del producto o servicio que resultan del proyecto para satisfacer los requerimientos especificados en el mismo. Los requerimientos no suelen ser solamente técnicos, sino también de uso. 

De esta manera, la calidad se aplica a todos los proyectos, independientemente de la naturaleza de su producto. Sin embargo, las técnicas y medidas a adoptar, relativas a la calidad del producto final, serán específicas para cada producto del proyecto.

En nuestro proyecto, para satisfacer necesidades, debemos definir un producto o servicio con unas ciertas especificaciones. De allí la importancia de la calidad orientada a la correcta definición de ese producto o servicio nuevo.

Gestión de la calidad de un proyecto

La gestión de la calidad de un proyecto es un área de conocimiento que aborda la calidad, tanto de la gestión del proyecto como la de sus resultados. Entender que la calidad debe ser planificada, es el primer paso para prevenir costos generados por la corrección de errores. 

Autores como Phillip Crosby (1979) establecieron el concepto de “coste de no Calidad”, es decir, que los errores o defectos implican un coste mucho mayor al de hacer las cosas mejor de inicio. Promovió entonces la prevención en los procesos, como mejor medida que la inspección o la reparación, junto con el concepto “defectos cero”. El costo de prevenir errores suele ser menor que el de corregirlos cuando son detectados por una inspección o durante el uso.

Por su parte, Feigenbaum (1977) extendió el concepto de calidad a “satisfacción de las expectativas del cliente” de modo que el producto o servicio debe ser útil para el cliente. 

La importancia de que un proyecto cuente con un departamento de gestión de calidad está en realizar un procedimiento adecuado para avalar y garantizar el éxito de un trabajo. Un proyecto llevado a cabo de forma responsable, genera un producto final de agrado para el cliente. 

Un software de gestión de calidad es una gran alternativa al momento de empezar a implementar estos procesos. Algunas opciones como QAD, 1CDRIVE – ROCKET ERP y QualityKick son útiles para un seguimiento minuto a minuto del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

La guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge), publicada por el Project Management Institute (PMI), establece un conjunto de procesos para gestionar adecuadamente la calidad en los proyectos.

Planificar la gestión de la calidad de los proyectos

Aquí se identifican y registran los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y cómo demostrará el cumplimiento de los mismos. Registrar los requisitos también tiene que ver con indicar qué personas o funciones van a realizar su verificación. 

Este proceso va a permitir orientarse sobre cómo se gestionará y verificará la calidad. A su vez, es necesario establecer cómo se abordarán los requisitos de calidad en la documentación de los requisitos del proyecto y del producto. De esta manera, la forma de medir la calidad debe ajustarse a las características específicas del proyecto o producto.

Al tener los criterios previamente establecidos y registrados, se hará más fácil y objetiva la realización de inspecciones y auditorías. Por eso, en esta etapa debe elaborarse el Plan de Gestión de la Calidad, que es parte integrante del Plan de Gestión del Proyecto. 

Según la PMBOK, puede contener los siguientes puntos:

• Normas de calidad
• Objetivos de calidad 
• Funciones y responsabilidades en materia de calidad
• Los productos y procesos del proyecto que se someten a revisión
• Actividades de control y gestión de la calidad previstas 
• Herramientas de calidad
• Procedimientos importantes relacionados, por ejemplo, de mejora continua. 

Gestión de la calidad

En la gestión de calidad se auditan los requisitos de la calidad de un proyecto y los resultados obtenidos a partir de medidas de control de calidad. Esta etapa está relacionada con el cumplimiento de las normas y objetivos definidos en el Plan. Por lo tanto, la gestión de la calidad incluye los aspectos del diseño del producto y las mejoras de procesos. 

Esta etapa funciona entonces como un filtro de desempeño en el desarrollo. Elimina actividades o comportamientos que no representan beneficios, aumentando la eficiencia del personal y los equipos de trabajo. Permite validar que los entregables y el trabajo del proyecto están cumpliendo los requisitos documentados. 

Este proceso se lleva a cabo durante todo el proyecto. De esta forma, la gestión de la calidad de los proyectos puede traducirse en garantizar que los procesos se desarrollen con eficacia. Por este motivo, la etapa de gestión de calidad contribuye a generar mejores productos. 

Además, la gestión de la calidad debe ser responsabilidad de todos los implicados, desde los patrocinadores hasta el cliente. En consecuencia, este proceso da lugar a informes de calidad que registran los resultados de pruebas y auditorías.

Control de calidad

Aquí se monitorean y registran los resultados de la ejecución de la gestión de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios. Si bien se plantea como una tercera etapa, en realidad se lleva a cabo durante todo el proyecto.

El control de la calidad en los proyectos consiste en supervisar y registrar las actividades de gestión de la calidad. Aquí puedes comprobar si se cumplen las normas establecidas. Es durante este proceso donde se miden los niveles de calidad y se determina si son aceptables o no. 

Al detectar problemas, lo recomendable es tomar medidas lo antes posible. Incluso, se pueden llegar a abrir solicitudes de cambio en el proyecto. 

Por último, podemos mencionar que los niveles de exigencia y el esfuerzo por controlar la calidad pueden variar. Según el tipo de producto o servicio y el sector, las exigencias son diferentes.

Ejemplo de gestión de la calidad de un proyecto

La implementación de un plan de calidad implica algunas etapas básicas que todo proyecto debe implementar. Para ello te ofrecemos un ejemplo. Nuestro proyecto será una textil que busca posicionarse en el mercado. 

1. Identificar la necesidad

Lo primero es analizar si realmente es necesario un documento de estas características. El dueño de la textil debe decidir si su intención es verificar si se cumplen las normas de calidad o, en cambio, si desea mostrar a terceros que su empresa cumple con los estándares básicos de calidad. Esta última opción le dará prestigio.

2. Definir los requisitos

En nuestra textil, cuyo principal problema es el bajo número de ventas, le interesan las dos cosas. En consecuencia, deberá definir los requisitos que no debe perder de vista para llevar a cabo su plan da calidad. Aquí va a tener que revisar aspectos como la legislación vigente, los requerimientos de los clientes, el rol de los proveedores, la capacitación de los empleados, los recursos del proyecto, entre otros.

3. Establecer el alcance del plan

¿Qué busca realmente nuestra textil con la implementación de un plan de calidad? Su objetivo es el mejoramiento de sus productos, pero ello involucra un primer nivel de acción. Esta decisión será la vía para otras posibilidades, como ampliar el negocio, abrir nuevos mercados, fabricar otros productos, entre otras.

4. Preparación del plan

Si bien el dueño de nuestra textil parece conocer muy bien su nicho, en la elaboración de un plan de calidad es recomendable que recurra a un experto en el tema. O en otro caso, a un equipo de trabajo en el que delegue responsabilidades. Esta persona o equipo se encargarán de recopilar toda la información necesaria para el plan.

5.  Contenido del plan de calidad

Ahora, nuestro dueño deberá sentarse con su equipo de colaboradores para plasmar en el papel el trabajo realizado hasta ahora. Su estrategia será mejorar sus productos con el fin de aumentar su prestigio en el mercado. Aquí, tal vez le sería útil implementar la manufactura ágil, que tiene varios casos exitosos en la industria. 

6. Revisión e implementación

Finalmente, se deberá revisar por última vez el plan de calidad antes de ejecutarlo. Nuestro empresario debe ponderar si cada una de las acciones allí contempladas le ayudará a mejorar la calidad de sus prendas. Una vez que esté aprobado, el plan entra en etapa de implementación.

Conclusión

Ahora que te hemos explicado los puntos básicos relacionados con la calidad de un proyecto, debes recordar la importancia de este aspecto para un buen desempeño y la prevención de errores o fallas en tus procesos. 

Conocer cómo se gestiona la calidad de un proyecto te permitirá aplicar correctamente sus etapas y mejorar en gran medida los resultados finales obtenidos. Recuerda que la mejora continua es fundamental para seguir avanzando y alcanzar la eficiencia.