¿Cómo hacer un Análisis de Brechas en Ventas?

Un análisis de brechas (en inglés, GAP Analysis) es una herramienta fundamental para poder monitorear al departamento de ventas.

Este método permite evaluar las diferencias en el desempeño que se espera y el real. Al final, las cifras te llevarán a tomar decisiones clave para tu empresa y el departamento de ventas con base en:

  • ¿Qué agentes se desempeñan mejor?
  • ¿El nuevo guion de ventas surtió efecto?
  • ¿Mejoraron los cierres con la contratación de un nuevo software de ventas?

Todas estas interrogantes y muchas más pueden evaluarse con un modelo de análisis GAP. En este artículo conoceremos de qué se trata y cómo implementarlo.

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¿Qué es un análisis de brechas (GAP Analysis)?

Un análisis de brechas establecerá qué tan grande es la brecha entre el desempeño actual de tu equipo y el desempeño deseado.

Se trata de ese espacio entre “dónde estamos” (el momento presente) y “dónde queremos estar” (el destino.) Es decir, qué objetivos de ventas teníamos para un período de tiempo dado y cuáles fueron los resultados.

Una vez identificada esta brecha, puedes trabajar para cerrarla y mejorar continuamente el negocio. Este método permite definir los pasos que deben tomarse para garantizar que los objetivos de ventas se cumplan exitosamente.

Importancia del análisis de brechas

El análisis de brechas es un método imprescindible para los departamentos de ventas, es una forma de ampliar la perspectiva, de monitorear el desempeño de tus agentes, tus protocolos y procesos.

Esta son algunas de las principales razones para hacer este tipo de análisis:

  • Permite averiguar con mayor claridad cómo asignar recursos.
  • Un análisis de brechas sirve para comparar lo que exigen ciertas regulaciones con lo que se está haciendo actualmente para cumplirlas.
  • Es posible obtener datos concernientes a percepciones y expectativas.
  • Permite establecer prioridades de mejora.
  • Ayuda a ejecutar planes de mejora para proyectos de ventas.
  • Otorga una instantánea de donde estás parado, y qué tan lejos te encuentras del lugar ideal.

Paso a paso para hacer un análisis de brechas

Veamos el paso a paso del análisis GAP para que, luego, puedas aplicarlo en función de tus necesidades. Te recomendamos que al momento de hacerlo utilices un Software de Ventas.

Con un software profesional de ventas puedes acceder a informes para revisar el desempeño de tu equipo, consultar cuántas ventas se han cerrado en cada etapa del funnel y otros datos importantes para mejorar el logro de metas.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de cómo sería el módulo de análisis GAP en Monday usando una plantilla predefinida.

Plantilla de análisis GAP disponible en Monday.

No tienes que hacer nada más que fijar objetivos iniciales y, luego, irlos comparando con los resultados, que se actualizan constantemente. Además, puedes exportar toda esta información en un reporte de ventas periódico y en tiempo real.

Para comenzar el proceso, debes seguir los siguientes 5 pasos del GAP.

1. Estado actual

Un análisis de brechas debe empezar con el “estado actual”, que es una descripción de los procesos actuales que serán puestos en evaluación.

Es importante decidir qué medir y por qué, ya que existen procesos que quizás no necesitan de un análisis exhaustivo en el momento.

Debes saber en qué concentrarte, ya sea el aspecto financiero, la calidad del producto, marketing, etc., y elegir el área problemática específica en la que necesitas profundizar.

2. Definición de objetivos

Una vez que tengas definida el área en la que vas a concentrarte, es hora de definir los objetivos de ventas o metas que definirán a dónde quieres llegar.

Los objetivos deben ser alcanzables, es decir, realistas, medibles y enmarcados en cierto límite de tiempo. Además, deben estar alineados con tus objetivos generales.

Estos objetivos te ayudarán a definir el estado futuro durante el desarrollo del análisis GAP. Es imprescindible que se puedan medir, para que el análisis pueda arrojar resultados efectivos.

3. Determinar el estado actual de las cosas

En este paso descubrirás el estado actual de las cosas. Al buscar informes o documentación de procesos, realizar entrevistas, intercambiar ideas, etc., recopilarás la mayor cantidad de datos posibles sobre las ventas para aclarar cómo se están desempeñando en el momento presente.

4. Define cuáles son los parámetros del estado ideal de tu negocio

El “estado futuro” es el estado ideal que se busca alcanzar, y que será el segundo parámetro para comparar. Esta sección, al igual que la columna del estado actual, debe redactarse en términos concretos y cuantificables.

Un ejemplo podría ser: “Aumentar en un 20% los clientes calificados dentro de un período de tiempo específico”.

5. Identificar las brechas entre los dos estados

Una vez que consigas los dos factores a comparar, la brecha será evidente. Pero la idea es identificar las razones de las diferencias entre las dos valores, es decir: entre el estado actual y el que se espera.

Después de identificar estas brechas, es importante analizar las razones que las que se han provocado. Por ejemplo, si se trata de una disminución en las ventas, es posible rastrear quién fue el vendedor que bajó su desempeño, y qué región o departamento debe ser analizado.

Una vez identificadas estas causas de forma más detallada, es momento de que propongas los pasos que se deben seguir para solucionarlas. Esta columna enumera las razones en términos objetivos, claros y específicos.

Es posible acceder a informes de análisis de brechas en los que el software de ventas realiza los cálculos de forma automática. A partir de estos datos, deberás enumerar todas las posibles soluciones que se pueden implementar para cerrar la brecha entre los estados actuales y futuros.

Luego, se enumerarán las soluciones concretas. Algunos ejemplos podrían ser:

  • La contratación de un cierto número de empleados adicionales para atender las llamadas de los clientes.
  • Instituir un sistema de informes de volumen de llamadas para garantizar suficientes empleados.
  • El lanzamiento de un nuevo guion más efectivo para cerrar ventas.

Conclusiones

  • El análisis de brechas es imprescindible para un departamento de ventas organizado.
  • Contar con un software de ventas facilitará el análisis de cualquier área que quieras evaluar.
  • Las opciones de herramientas digitales es tan variada que es recomendable que visites plataformas de comparación, como ComparaSoftware, para conocer en detalle cada solución.

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Referencias:

“What Is A Gap Analysis? – Definition From Whatis.Com”. 2020. Searchcio. https://searchcio.techtarget.com/definition/gap-analysis.

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Gabriel Mancuzo
Gabriel Mancuzo es Licenciado en Comunicación Social por la Universidad Nacional de Cuyo (Argentina) y tiene amplia experiencia en atención al usuario. La programación y los software son campos que lo apasionan. Actualmente, redacta artículos para el blog de ComparaSoftware en las áreas de Gestión de Proyectos, Atención al Cliente, Marketing y Ventas.
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