¿Qué es el Análisis Causa Raíz?

En la gestión de mantenimiento, el objetivo principal siempre será evitar el deterioro de los activos, prevenir fallas técnicas y proteger a los trabajadores.

Por desgracia, un programa de mantenimiento no garantiza que las empresas vayan a librarse para siempre de los accidentes o eventos imprevistos en el trabajo, así que una pregunta importante para las organizaciones es: ¿cómo ubicar el origen de lo ocurrido?

Solo sabiendo con certeza la causa de los problemas se puede prevenir que situaciones similares ocurran en el futuro. Es entonces cuando el análisis causa raíz sale a flote como una herramienta confiable para entender fallas, resolverlas y evitar que vuelvan a suceder.

Este artículo examina la utilidad del análisis causa raíz como método para mejorar los protocolos de investigación y evaluación de errores críticos. En el proceso, hablaremos de:

1. Cómo funciona el análisis causa raíz.
2. Tipos de incidentes que deberían investigarse.
3. Pasos para aplicar el método.
4. Cómo disminuir el riesgo de fallas para que no haga falta un análisis causa raíz.

Análisis Causa Raíz

El análisis causa raíz (RCA, por sus siglas en inglés) es un proceso diseñado para identificar el qué, cómo y por qué de un evento, de manera que pueda evitarse su repetición.

Como lo indica su nombre, el método pretende reconocer las «causas raíz» de un problema o falla técnica, en otras palabras:

Causas subyacentes, identificables, que pueden ser controladas por la administración y permiten la generación de recomendaciones.James J. Rooney y Lee N. Vanden Heuvel (Root Cause Analysis For Beginners)

Es muy importante entender esta definición de causa raíz para que la empresa evite derrochar capital en procesos innecesarios.

Como cualquier otra herramienta, el RCA debe ofrecen una relación costo-beneficio coherente, por lo que no tendría sentido investigar por qué se quemó un bombillo la semana pasada, al menos que sea el bombillo número 150.

Si este fuera el caso, conducir un análisis causa raíz sería lo indicado, ya que posiblemente encontraríamos desperfectos en el sistema eléctrico y ese descubrimiento nos permitiría tomar medidas para evitar el daño de activos mucho más valiosos que un bombillo.

Características del Análisis Causa Raíz

• El modelo RCA deja fuera las suposiciones genéricas como «el problema se debió a una mala decisión del operario» o «fue debido a un factor externo». El método se caracteriza por conclusiones específicas y contundentes que permiten a la gerencia saber exactamente qué salió mal.
• Como el propósito de un análisis causa raíz es aportar a la empresa la información que necesita para hacer mejoras, los investigadores deben asegurarse de identificar causas en las que se puede intervenir. Esto deja fuera el clima o altura en una ciudad, por ejemplo, ya que son factores ambientales que no pueden manipularse.
• Las recomendaciones que derivan de un análisis causa raíz deben ser concisas y abordar directamente el problema. No son aceptables las sugerencias vagas como: «Se recomienda mejorar la distribución del trabajo» si no se incluye un instructivo de cómo hacerlo.

Tipos de incidentes que deberían investigarse

Como ya dijimos, el análisis causa raíz tiene que ofrecer una relación costo-beneficio atractiva para la empresa, así que investigar cada incidente diario por pequeño que sea no es la mejor opción.

Esto hace que surja una duda: ¿cómo saber en qué tipo de incidentes vale la pena profundizar?

Te lo explicamos:

1. Consecuencias a gran escala. Los incidentes que derivan en consecuencias a gran escala son tan drásticos que el incidente en sí puede ser «pequeño», pero sus efectos se replican y dañan profundamente a la organización. Un ejemplo son los accidentes laborales que terminan en fallecimiento o los errores que generan caídas en el sistema de la empresa, frenando la actividad productiva por tiempo indefinido.
2. Errores que «casi» producen consecuencias a gran escala. El segundo tipo de incidente que debería analizarse siempre se acerca en gravedad a los incidentes que derivan en consecuencias a gran escala. Podría decirse que, si una pequeña variable se hubiese comportado de forma distinta, este tipo de incidente habría conducido a efectos catastróficos para la empresa. Un ejemplo son los accidentes laborales que «casi» le cuestan la vida a un empleado o que, en otras condiciones, habrían significado grandes pérdidas para la organización.
3. Pequeños incidentes que, juntos, se convierten en un gran incidente. Por último, están los incidentes pequeños, inofensivos a simple vista, que colectivamente resultan tener un gran impacto en la empresa. En esta categoría encaja el ejemplo del bombillo quemado.

Los 4 pasos del Análisis Causa Raíz

La aplicación del modelo RCA puede resumirse en cuatro pasos:

1. Recolección de datos
2. Representación gráfica de factores causales
3. Identificación de causas raíz
4. Recomendaciones generales e implementación

Veamos en qué consiste cada etapa del proceso y qué actividades o recursos intervienen.

1. Recolección de datos

Durante la recolección de datos, el investigador hace preguntas y registra testimonios para ubicar evidencia de:

• Alteración del procedimiento industrial (ir en contra de los manuales o estándares)
• Incumplimiento en el uso de equipos de seguridad
• Falta de entrenamiento o cualificación
• Etc.

La entrevista es uno de los métodos más usados en esta fase.

2. Representación gráfica de factores causales

Mapa mental que provee una estructura ordenada a los investigadores para organizar la información y extraer un análisis limpio de los eventos.

Además, una representación visual permite identificar «lagunas» o datos inconexos, ya que plantea una relación lógica entre los hechos que debería conducir al desenlace conocido de forma natural.

Muchos investigadores prefieren dirigir toda su atención a los factores causales más evidentes, sin embargo, casi siempre hay más de uno, ya que los problemas son el resultado de la suma de muchos factores.

Lo recomendable siempre será tomar en cuenta todos los factores causales identificados para no correr el riesgo de emitir un análisis causa raíz incompleto o superficial.

Otro punto importante es no confundir los factores causales con las causas raíz, ya que no son lo mismo. Un factor causal es una condición superficial que puede deberse a una o más causas raíz (como mencionamos antes, las causas raíz son subyacentes).

3. Identificación de causas raíz

Cuando todos los factores causales han sido identificados, los investigadores pueden comenzar a rastrear la causa raíz del problema.

Este paso incluye el uso de un Mapa Causa Raíz, que funciona como una herramienta de razonamiento dirigido. Así, los investigadores pueden resolver problemas durante el proceso de análisis y agilizar la identificación de causas raíz.

4. Recomendaciones generales e implementación

El último paso es la emisión de recomendaciones con base en las causas raíz identificadas. Los autores del reporte deberán informar a la empresa:

• La causa raíz de cada factor causal identificado
• Sugerencias alcanzables y medibles para evitar que el problema vuelva a suceder

A menudo, los encargados del análisis causa raíz son personas externas a la empresa. Puede tratarse de un servicio de consultoría, por ejemplo, de modo que la aplicación y monitoreo de recomendaciones pasa a ser exclusivamente responsabilidad de la empresa.

En cuanto a esto, las organizaciones deben saber que no aplicar las sugerencias provistas hará que la inversión hecha en el análisis pase a ser un desperdicio. Además, lo más probable es que los problemas detectados sigan ocurriendo.

¿Cómo disminuir el riesgo de fallas en una empresa?

El análisis causa raíz es una herramienta valiosa y precisa que aporta recomendaciones concretas para la mejora continua, pero también es un método costoso.

Si una empresa puede tomar medidas preventivas para escapar a los costos de fallas técnicas, lo más inteligente es hacerlo. Una buena gestión de mantenimiento puede evitar muchos de los factores asociados a incidentes que derivan en consecuencias a gran escala, como:

• Accidentes por maquinaria en mal estado
• Cortocircuitos
• Incendios
• Apagones

Esta es la razón por la cual las grandes empresas invierten en Software de Mantenimiento para monitorear constantemente parámetros de funcionamiento y programar tareas de mantención periódicamente.

Con ayuda de un software, las organizaciones pueden:

• Registrar órdenes de trabajo
• Llevar un historial del feedback entregado por los técnicos de mantenimiento en el pasado
• Revisar el estado en tiempo real de niveles de fluidos o variaciones en el consumo energético

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