4 Tipos de planeación que puedes aplicar en tus proyectos

Los tipos de planeación son un pilar esencial en el manejo eficiente de cualquier proyecto, ya sea a nivel corporativo, gubernamental, educativo o individual. De hecho, la planeación administrativa es vital en el proceso de administración de proyectos. 

Al establecer objetivos claros, trazar un plan de acción, optimizar el uso de recursos, adaptarse a los cambios y promover la toma de decisiones informada, la planeación administrativa puede incrementar significativamente la eficacia y eficiencia de cualquier proyecto.

En este artículo, nos adentraremos en los tipos planeación para proyectos, desglosando sus características y enfoques que se pueden adoptar en su aplicación. Al final, ilustraremos estos conceptos con un ejemplo práctico de una empresa de construcción, destacando cómo estos principios de planeación se traducen en acción en un proyecto real. 

Acompáñanos en este recorrido para entender los mecanismos que rigen la planeación y descubrir cómo pueden ser utilizados para mejorar la ejecución de tus propios proyectos.

Características de la planeación administrativa en proyectos

La planeación administrativa es un componente esencial en el proceso administrativo de cualquier proyecto. De hecho, su valor en la administración de proyectos es tan importante que se considera la primera fase en el proceso. 

Pero, ¿por qué es tan crucial? Para responder a esta pregunta, es necesario comprender las características de la planeación y cómo estas impactan en el éxito de cualquier proyecto.

En primer lugar, la planeación administrativa ayuda a establecer una dirección clara para el proyecto. Con ella, se definen los objetivos propuestos y las metas que se esperan alcanzar. Esta claridad es esencial para mantener a todos los involucrados en el proyecto en la misma página, evitando malentendidos y garantizando que todos los esfuerzos estén orientados hacia los mismos fines.

Además, dentro de la planeación administrativa se trazan las políticas y procedimientos que guiarán las actividades futuras del proyecto. Esta es la fase en la que se genera el plan de acción, un conjunto de reglas y guías que ayudan a navegar por el curso del proyecto. 

Importancia de los tipos de planeación en proyectos

Teniendo en cuenta las características mencionadas, también debemos apelar a la importancia de los tipos de planeación en la administración de proyectos. De hecho, la creación de estos planes permite al equipo del proyecto anticipar posibles contingencias, cambios y riesgos. De esta manera, pueden prepararse adecuadamente y tomar las medidas necesarias para enfrentarlos de la forma más eficaz y eficiente posible.

Otro aspecto clave, es la capacidad para optimizar el uso de los recursos disponibles. Ya sean financieros, materiales o recursos humanos, la planeación administrativa permite aprovechar estos recursos de la mejor manera posible. Esto se logra al permitir un enfoque estratégico de los esfuerzos del equipo, orientándolos de manera que maximicen el impacto y la eficiencia.

El proceso de planeación también puede adaptarse a los cambios y evoluciones que pueden presentarse en el curso del proyecto. La planeación estratégica, en particular, puede proporcionar una visión a corto, mediano y largo plazo que permite al equipo del proyecto anticiparse a los cambios y ajustar su plan de acción en consecuencia. Este enfoque adaptable es vital en un mundo empresarial que está en constante cambio.

Por último, pero no menos importante, la planeación administrativa en proyectos promueve una toma de decisiones más informada. Al prever las posibles contingencias y tener una idea clara de los objetivos y recursos, los administradores de proyectos pueden tomar decisiones basadas en datos y hechos, mejorando la probabilidad de éxito del proyecto.

¿Cuáles son los tipos de planeación para proyectos?

Una vez entendida la importancia de la planeación en la administración de proyectos, es esencial conocer la clasificación de planeación y cómo cada tipo puede beneficiar de manera única el desarrollo de un proyecto. 

Aquí se presentan cuatro tipos principales de planeación que son clave en el marco de la administración de proyectos: planeación estratégica, operativa, táctica y normativa.

1. Planeación estratégica

Anteriormente, ya hemos abordado la planeación estratégica y sus beneficios en el logro de objetivos. Este tipo de planeación se caracteriza por su enfoque a largo plazo. Ubicada en el nivel más alto del sistema de planificación de un proyecto, la planeación estratégica implica decisiones cruciales que a menudo son tomadas por los niveles más altos de dirección. 

Estas decisiones, a menudo, determinan la dirección global del proyecto y los objetivos estratégicos a alcanzar. Un ejemplo podría ser la elección de expandirse a nuevos mercados o el desarrollo de una nueva línea de productos.

2. Planeación operativa

En segundo lugar, la planeación operativa se enfoca en el corto plazo, generalmente en un lapso de un año. Esta es la planeación que guía las actividades diarias de la administración del proyecto, y es detallada y específica, alineada a los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales). 

Podría tratar, por ejemplo, la gestión diaria de recursos, las estrategias de marketing a corto plazo, o la administración de los recursos humanos.

3. Planeación táctica

La planeación táctica ocupa un lugar intermedio entre la estratégica y la operativa, con un horizonte de tiempo de medio plazo, generalmente de uno a cinco años. Es menos detallada que la planeación operativa, pero proporciona una guía más específica que la estratégica. 

Un gerente de proyecto podría usar la planeación táctica para definir metas como el desarrollo de nuevos grupos de productos o la implementación de nuevas estrategias de ventas.

4. Planeación normativa

Finalmente, la planeación normativa establece un conjunto de reglas y parámetros específicos que guían la estrategia del proyecto. Este tipo de planeación tiene una proyección distinta, ya que define responsabilidades, condiciones, y parámetros que regulan el proyecto. 

Un ejemplo de planeación normativa podría ser un conjunto de estándares de calidad que deben cumplirse en todas las etapas del proyecto, o una política de igualdad de oportunidades en la contratación de personal.

El éxito de cualquier proyecto depende en gran medida de la elección correcta y la implementación efectiva de estos tipos de planeación en administración. La elección entre estos tipos depende de varios factores, como los objetivos del proyecto, los recursos disponibles, y la naturaleza de las actividades del proyecto. 

Al seleccionar y utilizar de manera efectiva estos tipos de planeación, los gestores de proyectos pueden asegurar un camino más claro hacia el alcanzar los objetivos propuestos y un mejor desempeño general del proyecto.

Ejemplo de tipos de planeación para proyectos: construcción de un centro cultural

Para entender cómo se aplican los tipos de planeación en la práctica, consideremos un ejemplo: una empresa de construcción ha sido contratada para completar un centro cultural en un plazo de cinco meses. Cada tipo de planeación juega un papel crucial en este proyecto, con implicaciones prácticas tanto para el equipo de construcción como para los futuros usuarios del edificio.

Planeación estratégica en la toma de decisiones

Para comenzar, la planeación estratégica se refiere a las decisiones de alto nivel que guían el proyecto. En este caso, la estrategia puede involucrar la elección de materiales de construcción sostenibles o la decisión de cumplir con ciertos estándares de eficiencia energética. 

Incluso, puede abordar la definición de un diseño arquitectónico que se integre armoniosamente con el entorno circundante. Estas decisiones orientan el enfoque general del proyecto y determinan su orientación a largo plazo.

Planeación operativa de las actividades diarias

A continuación, la planeación operativa se encarga de las actividades cotidianas de administración del proyecto. En este caso, eso podría implicar la asignación de tareas específicas a los miembros del equipo de construcción y la gestión del flujo de recursos disponibles (incluyendo tanto materiales de construcción como recursos humanos).

Como así también la coordinación con proveedores y subcontratistas para asegurar la entrega oportuna de los insumos necesarios. Esta planeación a corto plazo se realiza en un horizonte temporal de menos de un año, y es crucial para mantener el proyecto en marcha día a día.

Planeación táctica de objetivos y acciones

Luego, la planeación táctica se refiere a los objetivos y planes de acción a medio plazo. En este caso, la planeación táctica podría implicar la identificación de hitos del proyecto (como la finalización de la estructura básica del edificio, la instalación de sistemas eléctricos y de plomería, o la finalización de los acabados interiores).

Al mismo tiempo, también puede involucrar la planificación de los recursos necesarios para alcanzar estos hitos. La planeación táctica también podría implicar la gestión de imprevistos, como retrasos en la entrega de materiales o cambios en las regulaciones de construcción.

Planeación normativa de procedimientos a cumplir

Finalmente, la planeación normativa establece las reglas y procedimientos que deben seguirse en el proyecto. 

En el caso de nuestro centro cultural, esto podría incluir normas de seguridad para los trabajadores de la construcción y estándares de calidad para los materiales de construcción y los acabados. A su vez, podemos incluir las regulaciones sobre el horario de trabajo y el ruido permitido en el sitio de construcción.

Al entender y aplicar efectivamente estos diferentes tipos de planeación, los gestores de proyectos pueden aumentar enormemente sus posibilidades de éxito, asegurando al mismo tiempo que cumplen con los objetivos propuestos y responden de manera efectiva a los desafíos y oportunidades que surgen durante el proceso de planeación.

Conclusión

La comprensión de los diferentes tipos de planeación en administración de proyectos es más que un mero ejercicio académico; representa un medio vital para alcanzar los objetivos propuestos con la eficacia y eficiencia que cualquier proyecto requiere. 

Desde la planeación estratégica hasta la normativa, cada enfoque tiene su papel y su importancia en el proceso de planificación y puede ser adaptado para satisfacer las necesidades específicas del proyecto en cuestión.

Sin lugar a dudas, la planeación es un componente indispensable en el ciclo de vida de cualquier proyecto y su dominio puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Por lo tanto, vale la pena invertir tiempo y recursos, como la implementación de un software de gestión de proyectos, para alcanzar el máximo nivel.