Tipos de Facturas y Cómo Hacer Una

Comparte este post con alguien especial...

Muchas empresas han entendido la importancia de hacer uso de un Software de Atención al Cliente que les ayude a agilizar sus relaciones con los compradores ¿Pero cuántas saben la importancia que tiene el empleo de un Software de Facturación para crear distintos tipos de facturas?   

Las facturas dan seguridad al cliente y protegen la negociación hecha por ambas partes. Así, se convierten en una garantía tanto para el comprador como para la compañía.

Por eso, conocer sobre las diversas posibilidades tecnológicas y los distintos formatos y diseños que existen es un requisito fundamental.

Hoy veremos cuáles son los tipos de factura, cómo hacer una factura electrónica, sus elementos y un ejemplo. Este es un post muy útil para los empresarios que se preguntan “cómo puedo facturar”, por lo que deberías leer hasta el final para tener todo claro y asegurarte de cumplir con la normativa fiscal en tu país.

Antes de empezar, recuerda que en ComparaSoftware encontrarás información detallada de 81 proveedores de Software de Mesa de Ayuda para que interactúes con tus clientes 24/7, haciendo más fácil la resolución de problemas técnicos y dudas relacionadas con la emisión de facturas.

¿Qué es un Software de Mesa de Ayuda?

Un sistema Help Desk o Software de Mesa de Ayuda es un programa informático donde puedes gestionar toda la información de tus clientes, unificar canales de atención (como WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram y hasta llamadas telefónicas), y medir la productividad de tus agentes de servicio.
Hay muchos Software de Mesa de Ayuda que puedes probar gratis antes de comenzar un plan de pago. En ComparaSoftware encontrarás una lista completa de opciones y asesoramiento gratuito para elegir la mejor alternativa.

Tipos de facturas

Factura estándar

Es el tipo de factura más flexible y la que más se amolda a los distintos formatos de facturación y a las diversas industrias. También se le conoce como factura ordinaria.

Las empresas pequeñas (PYMES) son las que habitualmente emplean la factura estándar. Los elementos que la componen son:

  • Nombre o razón social de la compañía
  • Datos de contacto de la empresa
  • Nombre del comprador
  • Información de contacto del comprador
  • Número o código de la factura
  • Monto de la compra
  • Modalidad de pago (efectivo, tarjeta, cheque, transferencia, etc.).

Factura electrónica

Es un tipo de factura firmada y certificada digitalmente. Por lo tanto, puede enviarse sin problema por cualquier medio electrónico.

Las facturas electrónicas son amigables con el medio ambiente y resultan más económicas porque no se utiliza ni papel ni tinta.

Las empresas pueden ampliar sus vías de contacto con clientes usando un Software de Chat en Vivo. Así, si existe una compra a distancia, las compañías y clientes podrán aclarar dudas relacionadas con la facturación de productos por medio del módulo de chat.

Factura comercial

Contiene información que se requerirá en aduanas o puestos de control para certificar el ingreso de mercancía al país. Este documento no se modifica y tiene carácter fiscal.

Los elementos que incluye una factura comercial son:

  • Número y descripción de la mercancía.
  • Peso o volumen del producto.
  • Formato de empaque.
  • Valor del producto.
  • Valor pagado por el concepto de envío.

Factura provisional

Es usada para transacciones múltiples con un cliente, según los términos acordados. Sirve para facilitar el flujo de caja cuando la negociación implica largos lapsos.

La empresa, a través de una factura provisional, asume el compromiso de proporcionar al cliente los productos o servicios especificados. Sin embargo, estas facturas no registran en sí un pago total y, desde el punto de vista contable, no tienen validez.

Aun así, los detalles contenidos en una factura provisional se colocan en la factura final. Además, la factura provisional ya informa al cliente del coste que tiene el producto o servicio, por lo que no hay sorpresas cuando llega el momento de pagar lo adeudado.

Factura proforma

Es el tipo de factura que la empresa elabora antes de efectuar una venta o concretar la entrega de un servicio al cliente. En ella se da el precio estimado del artículo o servicio.

Factura simplificada o ticket

Este tipo de factura no contiene todos los datos de una factura tradicional, por eso se le conoce como factura simplificada. Adicionalmente, es emitida en pagos inmediatos.

Contiene los datos de identificación de la empresa, el número de factura, fecha y hora en la que se emitió, descripción del bien que se vende y entrega, modalidad de pago, monto tras la aplicación del IVA, etc.

Factura recurrente

Modalidad de factura que permite a la empresa el cobro frecuente de un monto a un cliente. Las compañías insertas en el contexto de la tecnología de la información utilizan este tipo de factura periódicamente para hacer el cobro, por ejemplo, de suscripciones a servicios.

Un buen ejemplo es la facturación recurrente de Netflix o YouTube Prémium.

Las facturas recurrentes son usadas por las empresas para ofertarle a su clientela productos con pagos fijos mensuales, un sistema de cobranza bastante eficiente. MoonClerk es un software ideal para crear facturas recurrentes, de muy fácil uso y no requiere de codificación.

Factura vencida

Tipo de factura se envía al cliente que se atrasa en su pago conforme el tiempo establecido en la factura final. En este documento se especifican los cargos por concepto de interés y mora (si aplica), o bien un recordatorio para instar al cliente a ponerse al día con el pago.

Factura final

Incluye toda la descripción de la compra y se le da al cliente cuando ya ha pagado el monto total. En otras palabras, es una especia de comprobante de pago que atestigua el cumplimiento del compromiso por parte del comprador.

Se utiliza mucho en proyectos largos y sirve para registrar detalles como el método de pago y la fecha de vencimiento de la factura.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Los elementos de una factura, incluyendo la electrónica, pueden variar en función de las leyes tributarias de cada país, así que sugerimos averiguar primero la normativa fiscal vigente en la jurisdicción en la que está registrado tu negocio.

El cómo hacer una factura electrónica también depende del software que la empresa emplee para tal fin. Muchas soluciones vienen con plantillas para la elaboración de facturas proforma, notas de crédito, etc.  

Ahora, hay algunas recomendaciones generales que pueden serte de ayuda:

  • Crea la factura procurando que contenga todos los datos indispensables. Luego, procede a descargarla en formato PDF y guárdala en la nube para tener siempre a mano una copia digital.
  • Si planeas trabajar solo con facturas electrónicas, puede que necesites un certificado electrónico para incluir una firma digital. Dependiendo del país, deberás tramitar esto en una entidad autorizada para, luego, enviar la factura al destinatario con la firma del representante de tu negocio.

La siguiente lista contiene información de algunos softwares con los que se puede crear una factura electrónica:

  • Sage TPV es una excelente solución de facturación que simplifica cualquier operación enormemente. Además, es un aliado muy conveniente para realizar inventarios. 
  • Algunos software como EVORIC-POS son una maravillosa opción, en especial porque se actualizan solos. De esta manera, la información registrada será siempre certera para dejar constancia de cualquier operación comercial.

Elementos de una factura electrónica: ejemplo

Aunque ya dijimos que el formato de una factura puede variar dependiendo de la normativa legal vigente en el país donde esté registrada la compañía, generalmente los elementos de una factura electrónica son:

  • Nombre o razón social de la empresa
  • NIT
  • Número de factura
  • Fecha y datos del cliente (nombre completo, número de identificación, dirección y teléfono).

También se debe describir con detalle el producto o servicio y su precio, especificando el porcentaje del impuesto y la modalidad de pago. Aquí hay un ejemplo:

ejemplo de factura

¿Cómo sacar el IVA de una factura?

El IVA siempre dependerá de las condiciones de cada país.

Por ejemplo, el valor del IVA en Colombia equivale al 19 % del monto de la compra. Esto quiere decir que si vendes un producto que cuesta $30.000 pesos colombianos, debes multiplicar ese monto por 19 y, luego, dividirlo entre 100.

En este caso, el IVA serían $5.700 pesos.

De manera similar, en México el valor del IVA es igual a la multiplicación del monto total por 16 entre 100, ya que el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado es del 16%.

Por lo tanto, si vendes un producto en $30.000 pesos mexicanos, el monto del IVA será de $4.800 pesos mexicanos.  

Conclusiones

  • La emisión de los distintos tipos de facturas está dentro del servicio al cliente que las empresas ofrecen. Es por esto que deben conocerse los elementos de cada factura según el tipo que vaya a emitirse y las leyes tributarias del país en cuestión.
  • Para atender lo más pronto posible las dudas de los clientes en relación con temas de facturación, las empresas pueden utilizar un Software de Chatbot. Así, el tiempo de respuesta disminuye y los clientes pueden hallar respuestas casi de forma automática a consultas de fácil resolución.
  • En ComparaSoftware te brindamos la mejor asesoría para que elijas entre los proveedores de Software de Facturación listados en nuestra plataforma. Tendrás acceso a todos los datos que necesitas para tomar una decisión informada, con la posibilidad de hacer preguntas a un miembro de nuestro equipo si tienes dudas.

¿Buscas un Software de Servicio al Cliente?

Encuentra una lista comparativa de herramientas y asesoría gratuita para elegir el software adecuado en ComparaSoftware.

Referencias:

“Invoice Cheat Sheet: What You Need To Include On Your Invoices | Sage Advice United Kingdom”. 2020. Sage Advice United Kingdom. https://www.sage.com/en-gb/blog/invoice-cheat-sheet/.

“What Are Different Types Of Invoices? | Small Business Invoicing Guide”. 2020. Freshbooks. https://www.freshbooks.com/hub/invoicing/types-of-invoices.

Comparte este post con alguien especial...
Imagen por defecto
Angel Patino
Ángel Patiño es Licenciado en Educación, Magíster en Lingüística y redactor freelancer. Le apasiona escribir sobre Software de Gestión de Mantenimiento.
Artículos: 130

Deja un comentario