Software para asociaciones: opciones y cómo elegir el mejor

Un software para asociaciones sin ánimo de lucro integra y soluciona operaciones como la administración de donaciones y la gestión de los recursos de la organización. Este tipo de programas te permite crecer, administrar y agilizar eficientemente tu organización con una perspectiva más amplia de las necesidades actuales de este tipo de fundaciones. 

En este artículo te explicamos de qué se trata un software para fundaciones sin ánimo de lucro, que características debes buscar para elegir el más adecuado y varias opciones de software para ONG que te pueden servir de referencia. 

Qué es un software para asociaciones

Un software para fundaciones sin ánimo de lucro, asociaciones u ONG es una herramienta diseñada para este tipo de actividad que incluye una amplia gama de aplicaciones independientes y programas integrales. Estas herramientas resuelven las diversas facetas de la organización como sus funciones administrativas, recaudación de fondos, relaciones con los donantes, seguimiento y presentación de informes. 

De esta manera, cualquier asociación sin ánimo de lucro se beneficia de este tipo de sistemas, no importa su presupuesto o tamaño. De hecho, la mayoría de los software para ONG proponen ofertas básicas similares. 

Características que debe tener un software de asociaciones

A continuación te explicamos las características que puedes ponderar al momento de tener que elegir un software para tu asociación sin fin de lucro. Por ejemplo, si tu asociación se dedica a la recaudación de fondos para diversas causas, un software que integre un sistema de contabilidad para gestionar dichas donaciones será fundamental para tener tus finanzas en orden. 

Software de contabilidad

Este tipo de software te permite controlar los datos financieros críticos para verificar que el dinero donado sea presupuestado, asignado, rastreado y reportado con facilidad. Además, entre sus funciones se incluyen el control del presupuesto, prever gastos futuros, la gestión de subvenciones. También integran el procesamiento de nóminas, la presentación y el análisis de informes.

Recaudación de dinero y administración de donantes

Esta función ayuda a las ONG, fundaciones o asociaciones solicitar, recibir y rastrear de manera segura las donaciones individuales, planificadas, recurrentes o mayores. 

Las características enumeran subastas, diseño y administración de campañas, donaciones a través de Internet, formularios de donación personalizados, generación de recibos e informes.

Gestión de socios

Otro aspecto clave en las fundaciones es la administración de la membresía, que contiene la información de contacto de los socios. A su vez, ayuda a registrar las interacciones, establecer los niveles de membresía, administrar los beneficios, haciendo un seguimiento de las renovaciones y cuotas.

Gestión de voluntarios

En el caso de los voluntariados, un software de asociaciones debe facilitar las interacciones de la misma con sus voluntarios. Aquí se almacena la información de contacto, el historial del colaborador, su disponibilidad y mucho más. 

También proporciona herramientas de extensión para contactar con aquellos que se han ofrecido como voluntarios para próximos eventos, una especie de base de datos. 

Publicidad y promoción

Otra faceta importante para las ONG son la generación de campañas personalizadas de marketing directo, email marketing y online. De esta manera, cada asociación puede promocionar su actividad y lograr una mayor rentabilidad para las actividades sin fines de lucro. 

Entre sus funciones deben estar la administración de los contactos, un trato personalizado, la segmentación del mail, el registro de mensajes y la elaboración de informes detallados.

CRM

Un sistema CRM es fundamental para una organización sin fin de lucro porque centraliza toda la información de todas las personas involucradas en cualquiera de sus proyectos. Incluye voluntarios, socios, ex-participantes de programas y corporaciones. 

Entre sus principales funciones tenemos la administración de campañas/fondos, consultas avanzadas, generación de clientes potenciales, integración de contabilidad, procesamiento y gestión de donaciones, informes y análisis. Es uno de los tipos de software más completos para una ONG. 

Gestión de eventos

Cuando una ONG prepara u organiza eventos y reuniones, la clave del éxito es la organización y la gestión de sus recursos. Un software con este enfoque ofrece la posibilidad de inscribirse online, obtener listados de eventos, notificaciones por correo mail, admisión de pagos, etc.

Gestión de subvenciones

Cuando la ONG entrega cualquier tipo de subvención o concurso público, es fundamental un buen seguimiento. Los software que incluyen esta integración permiten administrar el importe concedido, distribuyendo entre el público objetivo del proyecto. 

También se agregan avisos de estado de solicitud e indicación de la fase en la que se encuentra el proceso.

Recaudación de fondos peer-to-peer

Por último, incluimos la característica en lo que respecta a la recaudación de fondos  peer-to-peer, es decir, que aprovecha a sus seguidores y donantes actuales para recaudar fondos en su propio nombre. Aquí se debe poder crear campañas, gestionar eventos, aceptar donaciones y hacer actualizaciones.

Opciones de software para fundaciones

Una vez que conoces las características que debes considerar para elegir tu software de asociaciones, estás en el momento indicado para comenzar a buscar opciones. A continuación te ofrecemos un listado de cuatro opciones claves con breve descripción de cada software para ONG, sus ventajas y desventajas. 

Bloomerang

El software Bloomerang es una gran opción para organizaciones sin ánimo de lucro centradas en la recaudación de fondos individuales. Este sistema combina las buenas prácticas de participación y retención de donantes para crear una solución de gestión de donantes sencilla y basada en la nube. De esta manera, permite disminuir la pérdida de donantes y aumentar los ingresos.

Entre sus principales funciones incluye:

• Base de datos de donantes 
• Sistema central de gestión de relaciones (CRM)
• Informes personalizados y métricas de compromiso
• Herramientas de marketing por correo electrónico
• Análisis de datos
• Formularios de donación en línea integrados ilimitados y páginas de eventos.

Ventajas

El punto fuerte de Bloomerang es su panel intuitivo: resulta muy fácil de usar para quienes no están tan familiarizados con la tecnología de este tipo. Además, te permite crear formularios incrustados en tu página web, lo que aumenta su visibilidad. 

Por último, las integraciones de correo electrónico evitan al usuario tener que comprar otra aplicación adicional que resuelva esa necesidad. 

Desventajas

Si tu organización realiza muchos eventos, tal vez sea un poco complicado de utilizar. Esto se debe a que solo hay un nivel de acceso, lo que puede causar confusiones entre los diferentes encargados de cada evento. 

El plan Bloomerang Standard, incluye varias funciones como usuarios ilimitados, correo electrónico gratuito y soporte de chat, formularios de donación en línea ilimitados, divulgación de activos y apps móviles, entre otras por $119 al mes. 

Neon CRM

NeonCRM es una de las soluciones de recaudación de fondos integrada más potentes del mercado. Por lo tanto, permite administrar, agilizar y automatizar las necesidades de recaudación de fondos y/o membresía. Se trata entonces de un sistema basado en la nube con herramientas de comunicación incorporadas y formularios de donación.

Por este motivo, es utilizada por organizaciones sin fines de lucro de todos los tamaños, desde pequeños grupos comunitarios locales hasta grandes organizaciones nacionales. Si bien no es un tipo de software para asociaciones gratis, ofrece una prueba gratuita con la que podrás decidir si estás conforme con el programa u optar por otra opción. 

También cuenta con un módulo especial dedicado al marketing por correo electrónico, con el que podremos organizar las newsletters y toda clase de contenido. Además, el software para ONG de Neon CRM dispone de una integración completa en redes sociales.

Entre sus funciones integra las siguientes soluciones:

• Base de datos de miembros
•  Donación recurrente
•  Gestión de campañas
•  Gestión de comités
•  Gestión de donantes
•  Gestión de eventos
•  Gestión de la recaudación de fondos
•  Gestión de membresías
•  Gestión de voluntariado
•  Procesamiento de pagos
•  Contabilidad de fondos
•  Gestión de calendario

Ventajas

Entre las mejores cualidades de Neon CRM están su gran integración con terceros (como el contacto por SMS) y su interfaz visual es una gran ayuda al momento de personalizar tu organización. Además, la agrupación de hogares para que un hogar no se registrara como que había caducado, incluso con diferentes miembros del hogar que estaban donando, es una característica clave que muchos CRM no tienen.

Desventajas

La identificación inteligente del donante (para cuando alguien, ya sea un usuario o un donante, ingrese información incorrectamente) necesita algo de mejoras, no es tan sólida como en otros programas. En el caso de los reportes, si bien la interfaz visual es excelente, tal vez necesites unos tutoriales para terminar de comprender como elaborarlos. 

Wild Apricot

Si tu fundación sin ánimos de lucro está en su fase inicial o mantiene un número reducido de asociados, entonces Wild Apricot es para ti. Se trata de un software web para pequeñas asociaciones y ONG que ayuda a administrar bases de miembros, sitios web, eventos y otras actividades. Es potente, fácil de usar y asequible.

Cuenta con un back-end fácil de usar, para evitar contratiempos y confusiones al momento de administrar tu fundación. Además, tendrás acceso a una comunidad de compañeros y expertos que comparten conocimientos y mejores prácticas. Puedes optar por empezar con la prueba gratuita, si te convence, el siguiente paso es contactarte para consultar el modelo de precios. 

Sus funciones más importantes se enlistan de la siguiente manera:

• Administración completa de la base de datos de membresía
• Creador de sitios web de arrastrar y soltar de aspecto profesional
• Capacidad de recopilar, automatizar pagos y renovaciones en línea
• Registros de eventos en línea
• Correos electrónicos y boletines automatizados

Ventajas

Es muy fácil de usar, como dijimos anteriormente, y tiene capacidad para personalizar fácilmente la base de datos de miembros y el sistema de gestión de contenido integrado para un sitio web profesional.

También cuenta con una aplicación para administradores que es muy conveniente cuando intentas procesar facturas o estás fuera de la oficina.

Desventajas

Puede ocurrir que el software no permita determinar la identificación de membresía dentro del sistema. Si tienes un esquema de número de miembros., tal vez sea algo complicado de resolver. 

Por último, en caso de que se duplique una orden, el sistema no tiene un informe que lo reporte, por lo que debes buscarlo manualmente. 

Conclusión

Contar con un software para asociaciones es la clave de toda fundación para lograr un óptimo desarrollo y tener en orden todo lo relativo a su administración. Este tipo de programas facilitan las tareas y permiten agilizar procesos que normalmente en este tipo de ONG resultan algo complicados de realizar.