Encuentra el software de inventario ideal para tu empresa

Los inventarios son uno de los sectores más críticos dentro de una empresa. Ya que de su correcta interconexión con los demás departamentos depende el éxito del proceso general. Aquí es donde entra el software de inventarios; el cual permite gestionar y controlar eficientemente los productos o materias primas almacenados en tu empresa. Sin embargo, estos apenas son unos de los muchos beneficios de este programa. En este artículo, los revisaremos detalladamente

¿Qué es un software de inventarios?

Antes de sumergirnos en el fascinante mundo del software de inventarios, vamos a establecer una base sólida. ¿Sabes qué es un inventario? Básicamente, se refiere al conjunto de productos o materias primas almacenados en una empresa.

Ahora bien, un software de gestión de inventario es una herramienta informática que permite a las empresas llevar un control exhaustivo de cada producto o materia prima. ¿Qué significa esto? Significa que el sistema registra cada movimiento relacionado con el inventario, como las entradas y salidas de productos, las cantidades disponibles y su distribución.

Pero, ¿por qué es tan importante mantener a nuestro inventario correctamente coordinado? Fácil, gracias a este podrás ofrecer una experiencia al cliente inmejorable.

Por ejemplo, cuando alguien realiza una compra en tu tienda online, el sistema registra que el stock del producto comprado ha disminuido en una unidad. Esto evita que los usuarios pidan productos que en realidad no están disponibles, lo cual podría arruinar su experiencia de compra.

Y eso no es todo, ¡hay más beneficios! Si sincronizas los productos disponibles en línea con los que realmente tienes en el almacén, evitarás gastos de envío adicionales debido a retrasos en los pedidos. ¡Una gestión de inventario sólida es clave para el éxito de tu negocio!

Ahora que tienes una idea clara de lo que es un software de inventarios y cómo puede beneficiar a tu empresa, sigamos adelante para descubrir más detalles interesantes.

Tipos de software de inventario

Existen diferentes tipos de programas de gestión de inventario que se pueden clasificar de varias formas.

Clasificación según los elementos

En primer lugar, podemos clasificarlos según los elementos que se inventarían. Esto incluye inventarios de materias primas, suministros de fabricación, productos en fábrica, productos procesados y mercancías. En resumen, cualquier producto, ya sea de consumo o de producción, puede ser gestionado mediante un software de inventario.

Clasificación según su función

Además, los inventarios se pueden diferenciar según su función, como inventariado en tránsito, de ciclo, de seguridad, de previsión y de desacoplamiento. Dependiendo de la función que necesites en tu empresa, deberás elegir el tipo de software de inventario adecuado.

Clasificación según su periodicidad

Otra forma de clasificar los inventarios es según su periodicidad, dividiéndolos en intermitentes y perpetuos. 

Funciones que deben incluir los software de inventario

Ahora que hemos visto los diferentes programas de gestión de inventario, es el momento de establecer los criterios para elegir el más adecuado. Presta atención, porque estas son las características clave que debe tener una herramienta de gestión de inventario:

• Trazabilidad completa de cada producto.
• Alertas de stock para mantenerte informado.
• Posibilidad de establecer diferentes tarifas para un mismo producto y realizar promociones.
• Almacenamiento en la nube para acceder a la información desde cualquier lugar.
• Capacidad para manejar múltiples usuarios y costos asociados.
• Generación de informes personalizados, intuitivos y detallados.
• Cumplimiento de la legislación vigente en tu país.
• Posibilidad de importar datos previos y compatibilidad con otros programas que utilices en tu negocio.

Además, se recomienda que el software de inventario esté vinculado a un ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) para automatizar y centralizar todos los procesos. ¡Imagina llevar el inventario y enviar un correo electrónico al cliente desde la misma plataforma! La agilidad en los procesos de tu negocio se disparará.

No podemos olvidar la importancia de la creación y envío de facturas vinculadas al stock, así como la actualización de la contabilidad. Estas funciones ahorrarán tiempo y evitarán incidencias o desviaciones económicas en tu empresa. 

¿Cómo elegir el software de inventario adecuado?

Es momento de tomar una decisión. Pero espera, no elijas un software de inventario a la ligera. Aquí tienes nueve puntos clave para que puedas elegir el software que mejor se adapte a tus necesidades:

• Integración con plataformas de comercio electrónico: asegúrate de que el software se integre sin problemas con tu tienda en línea.
• Conexión con otras herramientas: busca un programa que pueda integrarse con pasarelas de pago, correo electrónico y otras herramientas que utilizas habitualmente.
• Accesibilidad en cualquier momento: elige un software de inventario que sea accesible desde cualquier lugar a través de la nube. ¡No te limites a una ubicación física!
• Conexión con tecnología de big data: para aprovechar al máximo tu negocio en línea, debe poder utilizar el big data para proporcionarte información valiosa sobre tus productos y clientes.
• Interpretación de datos: asegúrate de que sea capaz de convertir los datos almacenados en información relevante, como gráficas y análisis.
• Interfaz sencilla e intuitiva: busca un software para inventarios que sea visualmente atractivo y fácil de usar. No querrás perder tiempo aprendiendo a emplearlo.
• Usabilidad: debe ser comprensible, atractivo y facilitar el trabajo del usuario en lugar de complicarlo.
• Seguridad: la protección de datos es crucial, especialmente cuando trabajas con información sensible de tus clientes. Verifica que el programa cumpla con las regulaciones y almacene la información en servidores seguros.
• Adaptabilidad al crecimiento de tu empresa: piensa en el futuro. Elige un software que pueda adaptarse a medida que tu negocio crezca y tus necesidades cambien.

Mejores software de inventario

1 | Easy WMS

Easy WMS es un sistema de gestión de almacenes (SGA) poderoso y versátil. Ofrece una solución completa para controlar y optimizar los procesos en tu almacén, multiplicando su eficiencia y rentabilidad. ¿Qué puede aportar Easy WMS a tu empresa?

• Control total: Con Easy WMS, sabrás en todo momento cuál es tu stock, de dónde viene, dónde está ubicado y hacia dónde va, gracias a un inventario en tiempo real.
• Gestión fluida: Este software de inventario garantiza la fluidez en los flujos de productos y de información, optimizando los procesos en tu almacén.
• Integración con cualquier ERP: Easy WMS se integra fácilmente con cualquier sistema de planificación empresarial (ERP), facilitando la coordinación entre los procesos desde la producción hasta la entrega final al cliente.
• Incremento de la capacidad de almacenaje: Puede aumentar la capacidad de almacenaje hasta un 40%, permitiéndote optimizar el espacio disponible.
• Reducción de costes y errores: Podrás disminuir hasta un 30% las operaciones de manipulación y alcanzar una eliminación de errores de hasta un 99%.
• Rentabilidad y rápido retorno de la inversión: Ofrece beneficios inmediatos y un rápido retorno de la inversión gracias a su eficiencia y optimización de recursos.
• Alta precisión y velocidad: Easy WMS mejora los tiempos de picking, aumentando la precisión y reduciendo drásticamente los errores.
• Adaptabilidad a nuevas tendencias: El software se adapta a las últimas tendencias del mercado, como la estrategia omnicanal y el comercio electrónico, facilitando acciones como la preparación de pedidos por olas y el cross-docking.

Precio de EasyWMS

En cuanto al precio de Easy WMS, Mecalux adopta un enfoque personalizado y no comparte los precios de manera pública. La razón detrás de esta decisión es que la empresa prefiere realizar un proceso de auditoría detallado para ofrecer a cada cliente un presupuesto completamente adaptado a sus necesidades específicas.

Esta estrategia tiene como objetivo garantizar que cada empresa obtenga un producto que se ajuste perfectamente a sus requerimientos y que maximice su eficiencia y rentabilidad en la gestión de inventario. Al efectuar una auditoría exhaustiva, Mecalux puede evaluar diversos factores, como el tamaño del almacén, la complejidad de las operaciones y las necesidades tecnológicas, entre otros aspectos relevantes.

2 | Square: Software de inventarios

Square ofrece un software de inventarios confiable y gratuito que te permite administrar tu almacen de manera eficiente y desde cualquier lugar. ¿Cuáles son los beneficios de elegir Square?

• Administración sencilla: Puedes acceder al Panel de Datos Square desde cualquier computadora y administrar tu inventario sin compromisos ni sorpresas.
• Ahorro de tiempo: Inventario Square está diseñado para ayudarte a pasar menos tiempo frente a la pantalla y más tiempo atendiendo a tus clientes.
• Gestión masiva del inventario: Puedes descargar informes y actualizar las cantidades de manera masiva, especialmente útil al agregar nuevos productos.
• Evita agotamientos: El software de inventarios te envía alertas diarias por correo electrónico sobre artículos con pocas unidades o agotados, para que siempre estés al tanto de tu disponibilidad.
• Informes descargables: Puedes exportar los niveles de existencia de inventario en hojas de cálculo imprimibles cuando los necesites.
• Alertas de artículos: Recibirás correos electrónicos diarios sobre existencias bajas o agotadas.
• Edición sencilla: Puedes administrar nombres, cantidades y precios de tus artículos de forma rápida y sencilla desde el Panel de Datos Square o la aplicación Punto de Venta Square.
• Herramientas avanzadas: Square para Tiendas ofrece funciones adicionales, como administración de inventario en múltiples ubicaciones, informes de costos de productos vendidos y órdenes de compra.

Precios de Square

Este software de mantenimiento ofrece dos planes generales de precios:

• Si buscas acceder a funciones avanzadas puedes optar por el plan Plus. Este plan tiene un costo a partir de $29 al mes, además de los cargos de procesamiento correspondientes. 
• Para empresas con operaciones más complejas y que requieren un plan personalizado, Square ofrece el plan Premium. Este plan te permite crear un plan adaptado a la complejidad de tus operaciones. Es posible que haya tasas de transacción personalizadas disponibles, sujeto a elegibilidad. 

Para obtener más información sobre las opciones de precios y las tasas de transacción personalizadas, te recomendamos ponerte en contacto con el equipo de ventas de Square

3 | Sage X3

Sage X3 es un programa de inventario que te permite gestionar tu negocio de forma más sencilla y eficiente a través de su plataforma ERP. El programa ofrece soluciones adaptadas a diferentes sectores, como distribución, fabricación y construcción, para abordar los retos específicos de cada entorno operativo.

Pero, ¿Qué beneficios específicos obtendrás al elegir Sage X3?

• Disminución de excedentes: Controlar el inventario te ayuda a liberar el efectivo inmovilizado en artículos sin vender y a evitar excesos de inventario que generan pérdidas de tiempo y dinero.
• Reducción del riesgo de quedarte sin stock: Sage X3 te ayuda a minimizar las posibilidades de quedarte sin existencias y a aumentar las ventas al evitar productos agotados y la pérdida de clientes.
• Agilidad en los pedidos: Puedes simplificar y automatizar el proceso de pedido, ahorrando tiempo y esfuerzo en la gestión repetitiva.
• Mejora en las tasas de abastecimiento: Sage X3 analiza en tiempo real los datos de inventario y ventas, generando previsiones fiables que te ayudarán en tu gestión empresarial.

Precios de Sage X3

Sage X3 es un poderoso software de inventario diseñado para ayudarte a gestionar tu negocio de manera más sencilla y eficiente. Sin embargo, cuando se trata de los precios de Sage X3, la compañía no comparte información específica.

Debido a que Sage se enfoca en brindar soluciones personalizadas y adaptadas a las necesidades individuales de cada empresa. Esto significa que los precios son determinados a través de un proceso de evaluación y auditoría, con el objetivo de ofrecerte un presupuesto totalmente personalizado.

4 | Defontana

El software de inventario y control de stock del ERP Defontana es una solución integral que permite el control en línea del inventario en múltiples bodegas o almacenes. Al elegir Defontana, obtendrás los siguientes beneficios:

• Aplicación on-line y multiusuario: Defontana ofrece una aplicación en línea con manejo de múltiples bodegas y/o sucursales.
• Actualización de stock y cálculo de costos en línea: El software mantiene actualizado el costo de los ítems de inventario y proporciona información valiosa para su reposición.
• Seguimiento detallado: Permite el seguimiento de artículos por lotes con vencimiento y por series, y facilita la ubicación de los artículos en la bodega.
• Procesos eficientes: Podrás realizar correcciones monetarias, contabilizar en línea los movimientos de inventario y administrar los artículos de manera sencilla.
• Informes y análisis: Defontana ofrece informes y consultas que te permiten obtener una visión completa de tu inventario y ejecutar reposiciones de forma eficiente.

Precios de Defontana

Defontana ofrece un software para inventario que se adapta a las necesidades de diferentes tipos de empresas. Por ello, sus precios están estructurados en diferentes planes que varían según el tamaño y las capacidades requeridas. 

• Plan PYME:Con un costo de $2,5 USD al mes, este plan incluye la licencia para un usuario. Además, Defontana ofrece una prueba gratuita para que puedas experimentar con el software.
• Plan Empresas Medianas: Con un precio de $4,9 USD mensuales, este plan incluye la licencia para tres usuarios, lo que te permite compartir el acceso y colaborar de manera eficiente. 
• Plan Grandes Empresas: Por $10 USD al mes, este plan incluye la licencia para hasta seis usuarios, lo que te brinda mayor capacidad de trabajo en equipo y control de inventario a gran escala. 

Conclusión

Un software de inventarios es una herramienta esencial para gestionar eficientemente el control y seguimiento de los productos o materias primas almacenados en una empresa. Proporciona beneficios significativos, como optimizar los procesos, aumentar el control y la eficiencia, reducir errores y mejorar la rentabilidad y la experiencia del cliente.

Al elegir un software de inventarios, es importante considerar funciones clave como la trazabilidad completa de productos, alertas de stock, generación de informes personalizados y cumplimiento de la legislación vigente. Además, la integración con otras herramientas y la accesibilidad en la nube son características deseables.

Entre los mejores software de inventarios disponibles se encuentran Kardex, Easy WMS, Square, Sage X3 y Defontana, cada uno ofreciendo características y beneficios específicos para adaptarse a las necesidades de diferentes tipos de empresas.