Lo que debes saber sobre la reducción de inventario | 9 técnicas para hacerlo

Uno de los problemas que pueden aparecer en las empresas que manejan inventarios y almacenes considerables es su gestión deficiente, donde vuelve necesario realizar una reducción de inventario. 

Aquí pueden ocurrir numerosas cuestiones que es importante evaluar para poder sortearlas mejor en el futuro y corregir aquellos errores comunes que pueden afectar las operaciones diarias.

En este artículo vamos a explicarte cuándo es necesario realizar este proceso, por qué ocurre y cómo reducir diferencias de inventario a través de nueve técnicas comunes pero efectivas. ¿Comenzamos?

¿Por qué se produce el exceso de inventario? 5 causas comunes

La reducción de inventarios es una estrategia esencial para mantener la eficiencia operativa y la salud financiera de cualquier empresa manufacturera. Sin embargo, el exceso de inventario es un problema común que puede surgir por diversas razones, cada una de las cuales tiene implicaciones significativas para la gestión de tu almacén y tus costos operativos.

Mala previsión de la demanda

Una de las causas más frecuentes del exceso de inventario es la mala previsión de la demanda. Cuando sobreestimas la cantidad de productos que esperas vender, puedes terminar con un inventario mayor al necesario.

Este error se debe a un exceso de optimismo sobre las ventas futuras, lo que resulta en una acumulación innecesaria de productos. 

Una planificación de la demanda precisa y basada en datos reales puede ayudar a evitar este problema, asegurando que el nivel de inventario se alinee con la demanda real del mercado.

Decisiones de compra especulativas

Las decisiones de compra especulativas también contribuyen al exceso de inventario. Cuando realizas compras de existencias sin una base sólida en datos de ventas históricos y tendencias de mercado, corres el riesgo de adquirir más de lo necesario. 

Esto no solo aumenta los costos de almacenamiento, sino que también puede llevar a problemas de obsolescencia de productos. Utilizar un sistema de gestión que proporcione datos precisos puede minimizar este riesgo y ayudarte a tomar decisiones de compra más informadas.

Cambios en el mercado

El cambio en el mercado es otro factor que puede llevar a tener que realizar una reducción de inventario. Las fluctuaciones en la demanda del sector pueden ser impredecibles y, a veces, una reducción en las ventas generales del mercado puede dejarte con más inventario del que puedes vender. 

Mantenerse al tanto de las tendencias del mercado y ajustar tus niveles de inventario, es crucial para mitigar este riesgo.

Adquisición de mercancías errónea

La adquisición de mercancías errónea se refiere a la compra de productos que no cumplen con los estándares de calidad o que no son populares entre los consumidores. 

Estos productos pueden ocupar espacio valioso en tu almacén y resultar difíciles de vender. Es fundamental realizar un análisis exhaustivo de los productos antes de adquirirlos y asegurarse de que cumplen con las expectativas del mercado.

Realidad objetiva del sector

Finalmente, en algunos sectores, el exceso de inventario puede ser una realidad inevitable. Por ejemplo, en la industria de la moda, es común adquirir grandes cantidades de productos para evitar la falta de stock, aunque esto resulte en un exceso de inventario al final de la temporada. 

Comprender las particularidades de tu sector y planificar en consecuencia la reducción de inventario de manera más organizada puede ayudarte a gestionar mejor estos inevitables excesos

La implementación de un sistema de control de inventarios robusto y la adaptación a las realidades de tu sector son estrategias clave para lograr este objetivo.

Problemas ocasionados por el exceso de inventario

• Problemas del exceso de inventario: El exceso de inventario es un problema común en las empresas manufactureras y puede tener diversos efectos negativos en la operación y las finanzas de tu negocio. Tener productos acumulados en el almacén durante meses o incluso años refleja una gestión ineficaz de inventarios, lo que puede traer consecuencias significativas:
• Costes de mantenimiento elevados: Uno de los problemas más evidentes es el incremento en los costes de mantenimiento. Mantener productos almacenados implica gastos constantes en electricidad, agua y otros servicios necesarios para conservar las condiciones óptimas del almacén.
• Coste de oportunidad: Al tener espacio en tu almacén ocupado por productos que no se venden, estás limitando tu capacidad para almacenar mercancías que sí podrían tener una rotación más rápida. 
• Pérdida de activos: Esto es especialmente relevante en el caso de productos perecederos o aquellos con una vida útil limitada. El exceso de inventario de estos artículos puede resultar en la caducidad y deterioro de los productos, llevando a una pérdida total de la inversión realizada en estos bienes.

Beneficios de la reducción de inventario

Aplicar técnicas de reducción de inventario puede mejorar significativamente varios aspectos de tu negocio, desde la eficiencia operativa hasta la salud financiera. 

A continuación, se detallan algunos de los principales beneficios:

• Reducción de costos: Reducir el inventario excesivo ayuda a disminuir los costos operativos. Con menos productos en el almacén, los costos de almacenamiento, seguros y mantenimiento se reducen notablemente. También se requiere menos mano de obra para gestionar un inventario más pequeño, lo que se traduce en ahorros adicionales.
• Mejora en la calidad: Cuando se implementan mejoras en los productos, no es necesario vender grandes cantidades de stock antiguo y obsoleto. Además, si se detecta un defecto en el diseño de un producto, tener menos inventario significa que no habrá grandes cantidades de productos defectuosos acumulados.
• Mayor flexibilidad: Un inventario reducido permite a las empresas ser más ágiles y adaptarse rápidamente a las fluctuaciones del mercado. Esto es especialmente importante en industrias donde la demanda puede cambiar rápidamente y se requiere una respuesta rápida para mantener la competitividad.

Corte de inventario vs. reducción de inventario

Es importante diferenciar entre el corte de inventario y la reducción de inventario, ya que aunque ambos procesos están relacionados con la gestión de inventarios, tienen objetivos y procedimientos diferentes.

Como hemos visto en otro artículo, el corte de inventario es un proceso de auditoría que implica realizar un recuento exhaustivo y detallado de todos los productos físicos en stock de una empresa. La finalidad es comparar la cantidad de artículos físicamente presentes con los registros mantenidos en los sistemas de inventario. 

El proceso en sí permite identificar y corregir cualquier discrepancia que pueda existir, asegurando la exactitud y la integridad de los registros de inventario. Por lo tanto, es esencial para mantener un control riguroso sobre las existencias y tomar decisiones informadas y precisas en la gestión de la cadena de suministro.

Por otro lado, la reducción de inventario se refiere a las técnicas y estrategias implementadas para disminuir la cantidad de inventario mantenido en el almacén. Este proceso tiene como objetivo optimizar el nivel de inventarios para minimizar los costos y maximizar la eficiencia operativa.

9 estrategias para reducir el inventario que puedes aplicar en tu empresa

Como ya vimos algunos apartados atrás, reducir el inventario excesivo no solo sirve para disminuir costos, sino también para optimizar la eficiencia operativa de una empresa manufacturera. 

A continuación, exploramos algunas de las mejores técnicas para lograr una reducción efectiva de inventarios:

1. Negociar conociendo el costo del inventario

Antes de aceptar ofertas por volumen en productos de baja rotación, es fundamental comprender cuánto cuesta mantener ese inventario. Si consideras alquilar parte de tu almacén, piensa en cuál sería el precio por palé y día. Este costo existe y lo estás asumiendo tú, aunque no lo cuantifiques explícitamente. Por lo tanto, compara siempre el ahorro en la compra con el costo de mantener esos productos en tu almacén.

2. Aplicación del principio de Pareto y Dropshipping

El principio de Pareto indica que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. En términos de inventario, esto significa que una pequeña porción de tus productos genera la mayor parte de tus ingresos.

Para ello, mantén una gama amplia para complementar tus productos de mayor rotación, pero considera el dropshipping para aquellos productos de menor movimiento. Este modelo permite ofrecer una amplia gama sin necesidad de mantener altos niveles de stock, ya que los productos se envían directamente desde el proveedor al cliente.

3. Responsabilidades del proveedor

Es crucial que cada parte de la cadena de suministro cumpla con sus responsabilidades. Si tus proveedores son poco fiables y te obligan a acumular inventario para cubrir sus fallos, estás cargando con un costo innecesario. 

Es importante evaluar y seleccionar proveedores que garanticen entregas puntuales y precisas. Negocia con ellos para resolver problemas de entrega y cantidad, de modo que no tengas que asumir sus ineficiencias.

4. Proveedores cercanos, plazos cortos y lotes mínimos

Reducir el tamaño de los lotes de compra es fundamental para minimizar el inventario. Trabaja con proveedores cercanos geográficamente para realizar pedidos más pequeños y frecuentes. 

Esta práctica reduce las acumulaciones innecesarias y permite mantener el inventario en niveles óptimos. La planificación de la demanda es clave aquí, ya que te permite alinear las compras con las necesidades reales de producción y consumo.

5. Just-In-Time (JIT)

El sistema Just-In-Time (JIT) es una técnica ampliamente utilizada para reducir inventarios. Este sistema coordina la producción con las entradas de inventario, asegurando que los niveles de inventario se mantengan cerca de un nivel mínimo. 

Implementar JIT requiere una planificación precisa y una comunicación constante con los proveedores para garantizar que los materiales lleguen justo cuando se necesitan, evitando excesos de inventario.

6. Acelerar el ritmo de entradas

Acelerar el ritmo de entradas se deriva de las medidas anteriores. La planificación de la producción debe ajustarse en tiempo real según el inventario disponible. Utilizar un software para inventarios apoyado por tecnologías de planificación de la demanda permite coordinar eficientemente la producción y las entradas de inventario, manteniendo un nivel de servicio excelente.

7. Sincronización de la información

Mantener un flujo de información abierto y bidireccional con clientes y proveedores es esencial para reducir la incertidumbre y, por ende, el nivel de inventario. Conocer las demandas exactas de tus clientes y las capacidades de suministro de tus proveedores te permite ajustar tus niveles de inventario de manera precisa. Esto reduce los excesos y mejora la eficiencia de toda la cadena de suministro.

8. Organización del almacén

Un almacén organizado es fundamental para la gestión eficiente del inventario. Utilizar un sistema SGA (Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos) asegura que todas las referencias estén localizadas y organizadas. 

Esto evita recompras innecesarias y pérdidas por deslocalización. Un almacén bien gestionado reduce la acumulación de stock innecesario y mejora la eficiencia operativa.

9. Automatización del proceso de compras

La automatización mediante sistemas avanzados de gestión como MRP (Material Requirements Planning) o MRP II, sincronizados con tu software de inventarios, optimiza la gestión del inventario. 

Además, implementar un sistema VMI (Vendor Managed Inventory) permite que el proveedor gestione el stock a niveles mínimos, reduciendo la carga de trabajo y el costo de mantener inventarios altos.

Conclusión

Llevar a cabo una reducción de inventario va más allá de implementar técnicas aisladas. Es cuestión de adoptar un enfoque integral que abarque desde la negociación con proveedores hasta la automatización y organización del almacén. 

De modo que la planificación juega un papel clave en cada uno de estos pasos, permitiendo a tu empresa mantener niveles de inventario óptimos, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa. 

Finalmente, utilizar y aprovechar herramientas de software para gestionar tu inventario, te facilitará esta tarea y te ahorrará unos cuantos dolores de cabeza por problemas de organización o pérdida de registros.